Una fattura olandese non è complicata, ma contiene alcuni campi che la Belastingdienst (il fisco olandese) considera non negoziabili: un numero progressivo senza buchi, due date, il tuo btw-id e la dicitura giusta quando non applichi la BTW, cioè l’IVA olandese. Questa guida passa in rassegna i requisiti della fattura (factuureisen) uno per uno, mostra un esempio completo e chiude con gli errori che costano di più a chi lavora in proprio.
Fatture e note di credito gratis e senza limiti. Niente carta di credito, nessun conto alla rovescia: la registrazione richiede due minuti.
In Olanda la «partita IVA» non si chiama così. Ti iscrivi al KVK (Kamer van Koophandel, il registro delle imprese olandese), di solito come eenmanszaak (ditta individuale), e la Belastingdienst ti assegna un btw-id, il numero BTW. Se lavori da solo, senza dipendenti, sei uno zzp’er. Da quel momento ogni fattura che invii a un’altra impresa deve rispettare i factuureisen, i requisiti di legge per la fattura. Vale per lo zzp’er, per l’eenmanszaak e anche per una B.V.
Alle regole non interessa se fatturi in olandese o in inglese, su carta o in PDF: conta cosa c’è scritto sul documento. Se in Italia avevi già una partita IVA, lascia a casa le vecchie abitudini: qui valgono le regole olandesi. Solo un gruppo ha una versione più leggera: le piccole imprese nella KOR (kleineondernemersregeling, il regime per piccoli imprenditori), che fatturano senza BTW. Ne parliamo più sotto.
Ogni fattura deve contenere gli elementi seguenti. Controlla il tuo modello su questo elenco una volta sola e non dovrai più pensarci:
Per importi fino a 100 € è ammessa una fattura semplificata, con meno dati. Con un programma, però, la fattura completa richiede lo stesso tempo.
Il numero è il punto da cui partono quasi tutte le discussioni con la Belastingdienst. I numeri di fattura devono essere progressivi e senza buchi all’interno di una serie. Puoi usare un prefisso con l’anno (2026/0001, 2026/0002) o un semplice contatore, ma non puoi saltare un numero, riutilizzarlo o rinumerare a posteriori. Un numero mancante è la prima cosa che chiede un ispettore, perché sembra una vendita cancellata.
Servono due date: la data della fattura e la data di consegna o della prestazione. Sono obbligatorie entrambe, anche quando distano un solo giorno: insieme mostrano quando è avvenuta la vendita e se hai fatturato in tempo.
La fattura va inviata entro il 15 del mese successivo alla consegna o alla prestazione. Un lavoro finito il 28 agosto va fatturato entro il 15 settembre. Aspettare che sia il cliente a chiederla è una violazione delle regole, non solo un problema di liquidità.
Conserva ogni fattura emessa per 7 anni (10 anni per tutto ciò che riguarda gli immobili). L’obbligo è tuo, non del programma che usi: assicurati di poter sempre esportare il tuo archivio.
La BTW è l’IVA olandese. L’aliquota ordinaria è il 21%. L’aliquota ridotta del 9% vale, tra l’altro, per alimenti, libri, parrucchieri e riparazioni di biciclette. Lo 0% si applica all’export e alle forniture di beni a imprese di altri paesi UE. Ogni aliquota usata in fattura ha una riga propria con imponibile, aliquota e importo BTW.
Ci sono poi due situazioni in cui in fattura non compare nessuna BTW olandese:
Con il btw verlegd non addebiti la BTW: la dichiara il cliente, nella sua dichiarazione. In fattura metti l’imponibile, la dicitura btw verlegd e il btw-id del cliente, senza importo BTW. Si applica a:
Anche i clienti fuori dall’UE ricevono di solito una fattura senza BTW olandese, ma le regole dipendono dal tipo di servizio: parlane con il tuo commercialista prima della prima fattura. Tutte le varianti con esempi sono nella guida sul reverse charge IVA in Olanda (btw verlegd).
Con un fatturato annuo fino a 20.000 € puoi aderire alla KOR. Allora non applichi la BTW, non detrai la BTW sulle spese e non presenti la dichiarazione BTW. Le tue fatture non riportano né aliquota né importo BTW. Ti iscrivi presso la Belastingdienst almeno quattro settimane prima del trimestre in cui vuoi iniziare e, una volta dentro, ci resti almeno tre anni, a meno che tu non superi la soglia. Se ti conviene lo spiega la guida KOR: esenzione IVA in Olanda.
Il termine di pagamento standard in Olanda è di 30 giorni. Tra imprese puoi concordare fino a 60 giorni; per un termine più lungo serve un accordo esplicito. Scrivi il termine in fattura con parole semplici («da pagare entro 30 giorni») e aggiungi il tuo IBAN. Un cliente non può essere in ritardo rispetto a un termine che non è scritto da nessuna parte.
Fattura 2026/0007 · data fattura 3 settembre 2026 · data della prestazione 28 agosto 2026
Da: Giulia Rossi Design, Akerstraat 12, 1012 AB Amsterdam · KVK 12345678 · btw-id NL001234567B01
A: Bouwbedrijf Jansen B.V., Industrieweg 4, 3542 AD Utrecht
Web design, 16 ore × 55,00 € = 880,00 € imponibile
BTW 21% su 880,00 € = 184,80 €
Totale da pagare: 1.064,80 € · entro 30 giorni · IBAN NL00 BANK 0123 4567 89
Stesso lavoro per un’agenzia di Milano? Le righe diventano: 880,00 € imponibile, «btw verlegd», la partita IVA italiana del cliente, totale 880,00 €. E la vendita va nella tua ICP-opgave.
Una fattura emessa non si cancella e non si modifica mai. Se l’importo, il cliente o il trattamento BTW erano sbagliati, emetti una creditnota (nota di credito): una fattura negativa con il numero successivo della stessa serie, che richiama il numero della fattura originale. La BTW si corregge nella dichiarazione del periodo della nota di credito e, se serve, emetti una nuova fattura corretta. Passo per passo: nota di credito in Olanda, come emetterla.
Inserisci i dati della tua attività una volta sola. Poi scegli il cliente, scrivi le righe e confermi l’emissione: il programma assegna il numero successivo e lo blocca, pretende entrambe le date, aggiunge KVK e btw-id, calcola la BTW per aliquota e applica btw verlegd, KOR o il regime intra-UE quando li scegli. Una fattura emessa non si può modificare, solo stornare con una nota di credito. La invii per e-mail direttamente dal programma, in olandese, inglese, polacco, ucraino o francese, mentre l’app resta tutta in italiano. Tutto questo è nel piano gratuito, senza limiti sul numero di fatture.
La legge olandese non impone una lingua per la fattura, ma la Belastingdienst può chiedere una traduzione se non riesce a leggere un documento. Per i clienti in Olanda la scelta sicura è l’olandese o l’inglese. In ProFaktura l’app è in italiano e la stessa fattura esce in olandese, inglese, polacco, ucraino o francese.
Ti iscrivi al KVK, di solito come eenmanszaak (ditta individuale), e la Belastingdienst ti manda per posta il btw-id, il numero BTW, di solito entro 2 settimane dall’iscrizione. Sono questi due numeri, KVK e btw-id, che vanno su ogni fattura.
È l’inversione contabile (reverse charge): non addebiti la BTW, la dichiara il cliente. In fattura scrivi btw verlegd, aggiungi il btw-id del cliente e ometti l’importo BTW. Si applica a subappalto e messa a disposizione di personale in edilizia, pulizie e cantieristica navale, e ai servizi B2B per un’impresa di un altro paese UE.
No. Una fattura emessa non si cancella e non si modifica. La correggi con una nota di credito (creditnota): una fattura negativa con il numero successivo della stessa serie, che richiama il numero della fattura da correggere. In ProFaktura le note di credito sono gratuite.
Di regola 7 anni, 10 per i documenti che riguardano immobili. L’obbligo è tuo come imprenditore, quindi tieni un tuo archivio anche se usi un programma online. ProFaktura ti permette di scaricare tutta l’amministrazione in un file ZIP.
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