Esempio fattura olandese: 3 modelli spiegati

Una fattura olandese corretta contiene i dati di entrambe le parti, il tuo numero KVK e il btw-id, un numero progressivo senza buchi, la data della fattura e della prestazione, descrizione, imponibile, BTW per aliquota e totale. Qui sotto trovi tre esempi completi: BTW al 21% per un cliente olandese, btw verlegd (reverse charge) senza importo BTW e una fattura in regime KOR senza BTW, con ogni campo spiegato.

I campi di una fattura olandese, in breve

I requisiti di legge della fattura si chiamano factuureisen. Prima degli esempi, ecco l’elenco che ritroverai in ognuno:

• I tuoi dati: nome dell’attività e indirizzo, numero KVK (il registro delle imprese) e btw-id (il numero BTW, formato NL123456789B01).
• I dati del cliente: nome e indirizzo; con btw verlegd o vendite intra-UE anche il suo btw-id.
• Numero di fattura: unico, progressivo, senza buchi.
• Data della fattura e data della consegna o prestazione (o il periodo).
• Descrizione e quantità.
• Imponibile, aliquota e importo BTW per ogni aliquota (21%, 9% o 0%) e il totale.

Le aliquote: 21% ordinaria, 9% per esempio per alimenti, libri, parrucchieri e riparazioni di biciclette, 0% per export e forniture di beni B2B in altri paesi UE. Per importi fino a 100 € è ammessa una fattura semplificata. Le spiegazioni complete sono nella guida sulla fattura in Olanda.

Esempio 1: fattura con BTW al 21% per un cliente olandese

Cosa notare:

• Due date: la data della fattura (2 novembre) e quella della prestazione (28 ottobre). Servono entrambe anche quando sono vicine.
• La fattura parte entro il 15 novembre, cioè entro il 15 del mese dopo la prestazione.
• La data della fattura decide di regola il periodo BTW: questa vendita va nella btw-aangifte del quarto trimestre, anche se il lavoro è di ottobre. Vedi la dichiarazione IVA in Olanda.
• Il cliente olandese non ha bisogno del suo btw-id in fattura: basta nome e indirizzo.
• Il termine di pagamento è scritto in chiaro: 30 giorni è lo standard.

Esempio 2: fattura con btw verlegd (reverse charge)

Con il btw verlegd (inversione contabile) non addebiti la BTW: la dichiara il cliente. Succede in tre casi: subappalto e messa a disposizione di personale nell’edilizia, nelle pulizie e nella cantieristica navale; servizi B2B a imprese di un altro paese UE; forniture di beni B2B in un altro paese UE, allo 0%. Questo esempio è un subappalto edile in Olanda.

• La dicitura “btw verlegd” è obbligatoria: senza, la fattura sembra semplicemente sbagliata.
• Il btw-id del cliente deve comparire in fattura. Prima di emetterla, controlla che sia valido in VIES.
• Nessun importo BTW: il totale coincide con l’imponibile.
• Per un cliente di un altro paese UE la struttura è la stessa, con il suo btw-id; la vendita va anche nella ICP-opgave, l’elenco delle operazioni intra-UE.

Tutte le varianti sono nella guida sul reverse charge IVA in Olanda. Per clienti fuori dall’UE le regole dipendono dal servizio: chiedi al commercialista prima della prima fattura.

Esempio 3: fattura senza BTW in regime KOR

Con la KOR (kleineondernemersregeling, il regime per fatturati fino a 20.000 € l’anno) non applichi la BTW: la fattura non ha né aliquota né importo BTW. Tutti gli altri campi restano.

• Nessuna aliquota, nessun importo BTW: scrivere “BTW 0%” sarebbe sbagliato, perché lo 0% è un’aliquota.
• Una breve menzione della KOR spiega al cliente perché manca la BTW.
• Numero KVK, btw-id, numero progressivo e due date restano obbligatori come sempre.
• Il termine di pagamento qui è di 14 giorni, concordato con il cliente: è più breve dei 30 standard.

Quando la KOR conviene e quando no: KOR: esenzione IVA in Olanda.

Errori tipici in una fattura olandese

• Buchi o doppioni nella numerazione: un numero mancante sembra una vendita cancellata ed è la prima cosa che chiede un controllo.
• Omzetbelastingnummer al posto del btw-id: contiene il tuo BSN e non supera VIES. Vedi la guida sulla partita IVA olandese.
• Una sola data quando la prestazione è in un giorno diverso dalla fattura.
• “Btw verlegd” senza il btw-id del cliente, o con un importo BTW comunque calcolato.
• Aliquote mescolate in un’unica riga BTW: con 21% e 9% nella stessa fattura, ogni aliquota ha la sua riga.
• Fattura modificata dopo l’invio: una fattura emessa non si cambia e non si cancella. Si corregge con una nota di credito.

Perché un modello Word o Excel è rischioso

Un modello scaricato sembra la soluzione più rapida. Il problema non è l’aspetto, ma ciò che il file non controlla:

• La numerazione è a mano: duplichi la fattura del mese scorso, dimentichi di cambiare il numero e hai un doppione; ne cancelli una e hai un buco.
• I totali BTW sono a mano: una formula rotta o un arrotondamento sbagliato finisce dritto nella dichiarazione IVA.
• I campi variano da cliente a cliente: btw-id del cliente, dicitura btw verlegd, menzione KOR. Un modello unico non ti avvisa quando manca qualcosa.
• L’archivio è sparso: le fatture vanno conservate 7 anni e ritrovate quando servono.

Le stesse fatture in ProFaktura

In ProFaktura scegli il cliente e il tipo di vendita (21%, 9%, btw verlegd, intra-UE o KOR) e il programma compila i campi giusti: il btw-id del cliente dove serve, la dicitura btw verlegd, nessuna BTW in regime KOR. La numerazione continua la tiene il programma, quindi niente buchi e niente doppioni. Fatture e note di credito sono gratis e senza limiti, in olandese, inglese, polacco, ucraino o francese, e per ogni fattura puoi scaricare anche la fattura elettronica UBL (XML). Con Pro (9,99 € + BTW al mese, 30 giorni gratis) aggiungi anagrafica clienti, preventivi che diventano fattura con un clic e fatture ricorrenti automatiche ogni mese.

Domande frequenti

Fatture corrette senza modello da copiare

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