ProFaktura · versie 1.4, geldig vanaf 23 september 2026 (nieuw punt 2.7: toegang van je boekhouder tot je administratie op uitnodiging; versie 1.3 van 22-09: bezoekersmeting op de informatieve website met Umami zonder cookies) · Poolse versie
Dit privacybeleid legt uit welke persoonsgegevens wij verwerken wanneer je het factuurprogramma ProFaktura (profaktura.nl, profaktura.app - hierna „de Dienst") gebruikt, met welk doel, op welke grondslag en welke rechten je hebt. Opgesteld conform de AVG (EU-verordening 2016/679).
Look Arts Vision, handelend onder de handelsnaam ProFaktura.nl
Akelei 76, 4102 JM Culemborg, Nederland
KVK: 81661851 · Btw: NL003588201B86
Contact: info@profaktura.nl
E-mailadres, gebruikersnaam, wachtwoord (uitsluitend als onomkeerbare hash - wij kennen jouw wachtwoord niet) en, als je inlogt met Google of Apple, de identificatie van die dienst plus e-mailadres (ook een doorstuuradres zoals @privaterelay.appleid.com).
Gegevens van jouw onderneming die op documenten komen: naam, adres, postcode, plaats, land, KVK-nummer, btw-nummer, IBAN, telefoon, e-mail, logo en een optionele betaallink.
Facturen, creditnota's en offertes (nummer, datums, regels, bedragen, btw-tarieven, opmerkingen), klantenbestand, urenregistratie, kosten inclusief bonfoto's, rittenregistratie (datums, start-, tussen- en eindadressen, afstand, voertuig) en - bij gebruik van de migratiewizard - bestanden die je zelf uit je vorige programma uploadt (XML/UBL, PDF).
Van elk uitgegeven document bewaren wij een onveranderlijke PDF met controlesom (SHA-256), zodat de integriteit van je digitale administratie aantoonbaar is.
Betalingen verlopen via Mollie B.V. Kaart- of bankgegevens voer je direct bij Mollie in - wij bewaren geen kaartgegevens. Wij ontvangen het betalings-id, bedrag, valuta, status en het mandaat-id voor de doorlopende incasso. Voor elk abonnement sturen wij je een factuur, die wij fiscaal bewaren.
Voor beveiliging en goede werking legt de server het IP-adres en basale technische gebeurtenissen vast (bijvoorbeeld bij misbruikbeperking en inloggen). Daarnaast houden wij een auditlog van de administratie bij: wie wanneer een document heeft uitgegeven, verzonden, gecorrigeerd of verwijderd (met IP-adres). Dat beschermt de integriteit van jouw administratie.
Gebruik je de gps-rittenregistratie, dan legt de app routepunten vast (coördinaten, tijd, nauwkeurigheid, snelheid) - uitsluitend vanaf het moment dat je op Start drukt tot je op Stop drukt. In de mobiele app werkt de registratie ook op de achtergrond en met het scherm uit; een vaste systeemmelding maakt dit zichtbaar en de registratie stopt pas wanneer jij zelf op Stop drukt. Wij starten de registratie nooit automatisch.
De routepunten worden alleen gebruikt om de dag in ritten te verdelen en de kilometers voor jouw rittenregistratie te berekenen. Na het bevestigen of verwijderen van een rit worden de ruwe locatiepunten gewist - in de administratie blijven ritten met begin- en eindadres over. Adressen bepalen we via Geoapify (servers in de EU), die uitsluitend coördinaten ontvangt, zonder accountgegevens. Locatiegegevens gebruiken we niet voor advertenties of profilering en delen we niet met derden.
Schakel je de functie „Abonnementen" in, dan koppel je je eigen Mollie-account aan ProFaktura via Mollie Connect (OAuth). Je logt daarbij rechtstreeks bij Mollie in en keurt zelf de toegang goed - wij zien of bewaren jouw Mollie-wachtwoord nooit. Wij ontvangen van Mollie een toegangstoken, dat wij versleuteld bewaren (de sleutel staat buiten de database), plus de naam van je organisatie en profiel en de koppeldatum. Onze toegang is beperkt tot het aanmaken van klanten, betalingen en abonnementen op jouw account en het lezen van machtigingen en betaalstatussen - zonder recht op terugbetalingen, uitbetalingen of saldo-inzage. Loskoppelen kan met één klik in het programma of in het Mollie-dashboard; het token wordt dan ingetrokken en overschreven.
Het geld van jouw klanten komt rechtstreeks op jouw Mollie-account. ProFaktura houdt geen gelden aan, is geen partij bij de betaling en rekent geen transactiekosten - alleen de tarieven uit jouw overeenkomst met Mollie gelden.
Om een abonnement te starten geven wij - in jouw opdracht - de gegevens van de klant door die voor de incasso nodig zijn: naam, e-mailadres, omschrijving en bedrag van het abonnement en taal. Mollie verwerkt die als betaaldienstverlener volgens haar eigen beleid (privacybeleid van Mollie); kaart- of bankgegevens voert de klant rechtstreeks bij Mollie in. Wij bewaren de door Mollie toegekende id's (klant, machtiging, abonnement, betaling), de status van elke incasso en de bijbehorende facturen. De klant autoriseert het abonnement op een pagina met bedrag, frequentie, datum van de eerste incasso en de manier van opzeggen; in elke factuurmail staat een opzeglink. Bezoeken aan die pagina (IP-adres) leggen wij alleen vast tegen misbruik; autorisatie, opzegging en elke incasso komen in het auditlog van jouw administratie.
Je kunt je boekhouder of administratiekantoor rechtstreeks inzage geven in een gekozen administratie. Dat doe je zelf, in je Profiel, door het e-mailadres van de boekhouder in te vullen en een niveau te kiezen: inzien (lezen en downloaden), beheren (daarnaast kosten, ritten, betalingen en conceptfacturen die jij goedkeurt) of volledig (facturen uitgeven in jouw naam). Bij een account met meerdere bedrijven kun je al je administraties onder één uitnodiging brengen. Grondslag is de uitvoering van de overeenkomst met jou (art. 6 lid 1 sub b AVG) - de boekhouder handelt in jouw opdracht en namens jou.
De uitnodiging is een eenmalige link die 7 dagen geldig is en alleen werkt op het ProFaktura-account met het door jou opgegeven adres. De boekhouder logt in op zijn eigen account - je wachtwoord krijgt hij nooit te zien. Hij ziet niet je abonnement en betalingen voor de Dienst, je Mollie-koppeling of andere bedrijven buiten de uitnodiging, en hij kan je account niet verwijderen. Elke handeling (inloggen, downloaden, wijzigen) leggen we vast in het logboek van je administratie op zijn naam; de laatste login zie je in je Profiel. Je trekt de toegang op elk moment met één klik in - de boekhouder kan er ook zelf van afzien.
Voor deze functie verwerken we: het e-mailadres en de accountnaam van de boekhouder, het niveau en de data van de toegang, de inhoud van verzoeken om documenten die de boekhouder aan jou richt (zichtbaar op je dashboard en verstuurd per e-mail en melding) en wie een conceptdocument heeft voorbereid. Aan een boekhouder met toegang tot je administratie kunnen we wekelijks een samenvatting van de activiteit sturen (aantallen documenten en achterstanden, zonder factuurinhoud); hij kan dit uitzetten in zijn instellingen. Gegevens die de boekhouder downloadt (bijv. het kwartaalarchief) verwerkt hij verder zelf als afzonderlijke verwerkingsverantwoordelijke of als verwerker op grond van zijn overeenkomst met jou.
| Doel | Grondslag (AVG) |
|---|---|
| Account en levering van de Dienst (documenten opstellen en bewaren) | art. 6 lid 1 sub b - uitvoering overeenkomst |
| Betalingen en facturatie van het abonnement | art. 6 lid 1 sub b en c - overeenkomst en wettelijke plicht |
| Bewaren van onze eigen administratie (facturen voor jouw abonnement) gedurende de fiscale bewaarplicht | art. 6 lid 1 sub c - wettelijke plicht |
| Beveiliging, misbruikpreventie, auditlog, back-ups | art. 6 lid 1 sub f - gerechtvaardigd belang |
| Uitlezen van een bonfoto of ritbeschrijving door een taalmodel (optionele functies) | art. 6 lid 1 sub b - uitvoering op jouw verzoek |
| Behandelen van vragen per e-mail | art. 6 lid 1 sub f - gerechtvaardigd belang |
| Koppeling met jouw Mollie-account en abonnementen van jouw klanten (functie die je zelf inschakelt) | art. 6 lid 1 sub b - uitvoering op jouw verzoek; gegevens van jouw klanten - als verwerker in jouw opdracht |
Wij werken met betrouwbare leveranciers die uitsluitend in onze opdracht verwerken, op basis van verwerkersovereenkomsten:
| Leverancier | Waarvoor | Locatie |
|---|---|---|
| TransIP B.V. | hosting en opslag | Nederland (EU) |
| Mollie B.V. | abonnementsbetalingen van ProFaktura; en als je abonnementen inschakelt - betalingen van jouw klanten op jouw eigen Mollie-account (punt 2.6) | Nederland (EU) |
| Brevo (Sendinblue SAS) | e-mailverzending: facturen naar jouw klanten, meldingen, herinneringen | Frankrijk (EU) |
| Geoapify GmbH | adressen omzetten naar coördinaten en routes berekenen in de rittenregistratie (alleen bij gebruik) | Duitsland (EU) |
| OpenAI | uitlezen van bonfoto's en ritbeschrijvingen - alleen als je die functie zelf start | VS - zie punt 5 |
Verder verstrekken wij gegevens uitsluitend wanneer de wet dat vereist (bijvoorbeeld aan een bevoegde autoriteit). Wij verkopen geen gegevens en verstrekken ze niet voor marketingdoeleinden.
Jouw gegevens blijven standaard binnen de Europese Unie (servers in Nederland). Uitzondering zijn de optionele functies met een taalmodel: de bonscanner en het uitlezen van ritten uit tekst. Die start je bewust met een knop; de betreffende foto of tekst gaat dan naar OpenAI (VS) om de gegevens uit te lezen. De doorgifte vindt plaats op basis van standaardcontractbepalingen (SCC). Wil je geen documenten buiten de EER laten verwerken - gebruik deze twee functies dan niet; de rest van het programma (facturen, offertes, klanten, handmatige kosten, rittenregistratie op adressen, exports) werkt zonder.
Je hebt recht op inzage, rectificatie, verwijdering, beperking van de verwerking, bezwaar en dataportabiliteit. In het programma kun je zelf en op elk moment:
Je kunt ons ook mailen: info@profaktura.nl. Wij reageren uiterlijk binnen één maand. Je hebt daarnaast het recht een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens (autoriteitpersoonsgegevens.nl).
In de app zelf (profaktura.nl/app) meten wij niets. Op de informatieve website (profaktura.nl en subpagina's) tellen wij bezoeken met onze eigen Umami op onze server in Nederland: zonder cookies, zonder herkenning in je browser en zonder profilering. Wij bewaren alleen geaggregeerde gegevens - bezochte pagina, verwijzende pagina, land, regio en plaats (bij benadering, afgeleid van het IP-adres dat wij zelf niet bewaren), apparaat, besturingssysteem en browser. Wij maken hier geen profiel van, koppelen het niet aan je account en delen het niet met derden. Omdat wij niets in je browser opslaan, is toestemming niet vereist; daarom tonen wij geen cookiebanner.
Concreet: de inlogsessie loopt via een beveiligde cookie (HttpOnly, Secure, SameSite) die niet toegankelijk is voor scripts. In de lokale opslag van je browser bewaren wij kleine instellingen: taalkeuze, actieve onderneming (bij meerdere administraties), sorteervoorkeuren en - in de geïnstalleerde app - gegevens die nodig zijn om offline te werken. Voor noodzakelijke cookies is geen toestemming vereist; daarom tonen wij geen cookiebanner.
Mocht er ondanks alles een datalek optreden, dan handelen wij conform art. 33-34 AVG: melding bij de toezichthouder en, bij hoog risico, ook aan jou.
De Dienst is bedoeld voor ondernemers. Zij richt zich niet op personen onder de 16 jaar en wij verzamelen bewust geen gegevens van hen.
Wij kunnen dit beleid bijwerken (bijvoorbeeld bij een nieuwe functie of andere leverancier). Bij wezenlijke wijzigingen informeren wij je ten minste 14 dagen vooraf in het programma of per e-mail. De actuele versie staat altijd op profaktura.nl/privacy-nl.html.
Privacyvragen: info@profaktura.nl
Look Arts Vision h/o ProFaktura.nl, Akelei 76, 4102 JM Culemborg, Nederland.