ProFaktura · versie 1.0, geldig vanaf 10 augustus 2026 · Poolse versie
Dit privacybeleid legt uit welke persoonsgegevens wij verwerken wanneer je het factuurprogramma ProFaktura (profaktura.nl, profaktura.app - hierna „de Dienst") gebruikt, met welk doel, op welke grondslag en welke rechten je hebt. Opgesteld conform de AVG (EU-verordening 2016/679).
Look Arts Vision, handelend onder de handelsnaam ProFaktura.nl
Akelei 76, 4102 JM Culemborg, Nederland
KVK: 81661851 · Btw: NL003588201B86
Contact: info@profaktura.nl
E-mailadres, gebruikersnaam, wachtwoord (uitsluitend als onomkeerbare hash - wij kennen jouw wachtwoord niet) en, als je inlogt met Google of Apple, de identificatie van die dienst plus e-mailadres (ook een doorstuuradres zoals @privaterelay.appleid.com).
Gegevens van jouw onderneming die op documenten komen: naam, adres, postcode, plaats, land, KVK-nummer, btw-nummer, IBAN, telefoon, e-mail, logo en een optionele betaallink.
Facturen, creditnota's en offertes (nummer, datums, regels, bedragen, btw-tarieven, opmerkingen), klantenbestand, urenregistratie, kosten inclusief bonfoto's, rittenregistratie (datums, start-, tussen- en eindadressen, afstand, voertuig) en - bij gebruik van de migratiewizard - bestanden die je zelf uit je vorige programma uploadt (XML/UBL, PDF).
Van elk uitgegeven document bewaren wij een onveranderlijke PDF met controlesom (SHA-256), zodat de integriteit van je digitale administratie aantoonbaar is.
Betalingen verlopen via Mollie B.V. Kaart- of bankgegevens voer je direct bij Mollie in - wij bewaren geen kaartgegevens. Wij ontvangen het betalings-id, bedrag, valuta, status en het mandaat-id voor de doorlopende incasso. Voor elk abonnement sturen wij je een factuur, die wij fiscaal bewaren.
Voor beveiliging en goede werking legt de server het IP-adres en basale technische gebeurtenissen vast (bijvoorbeeld bij misbruikbeperking en inloggen). Daarnaast houden wij een auditlog van de administratie bij: wie wanneer een document heeft uitgegeven, verzonden, gecorrigeerd of verwijderd (met IP-adres). Dat beschermt de integriteit van jouw administratie.
| Doel | Grondslag (AVG) |
|---|---|
| Account en levering van de Dienst (documenten opstellen en bewaren) | art. 6 lid 1 sub b - uitvoering overeenkomst |
| Betalingen en facturatie van het abonnement | art. 6 lid 1 sub b en c - overeenkomst en wettelijke plicht |
| Bewaren van administratie gedurende de fiscale bewaarplicht | art. 6 lid 1 sub c - wettelijke plicht |
| Beveiliging, misbruikpreventie, auditlog, back-ups | art. 6 lid 1 sub f - gerechtvaardigd belang |
| Uitlezen van een bonfoto of ritbeschrijving door een taalmodel (optionele functies) | art. 6 lid 1 sub b - uitvoering op jouw verzoek |
| Behandelen van vragen per e-mail | art. 6 lid 1 sub f - gerechtvaardigd belang |
Wij werken met betrouwbare leveranciers die uitsluitend in onze opdracht verwerken, op basis van verwerkersovereenkomsten:
| Leverancier | Waarvoor | Locatie |
|---|---|---|
| TransIP B.V. | hosting en opslag | Nederland (EU) |
| Mollie B.V. | abonnementsbetalingen | Nederland (EU) |
| Brevo (Sendinblue SAS) | e-mailverzending: facturen naar jouw klanten, meldingen, herinneringen | Frankrijk (EU) |
| Geoapify GmbH | adressen omzetten naar coördinaten en routes berekenen in de rittenregistratie (alleen bij gebruik) | Duitsland (EU) |
| OpenAI | uitlezen van bonfoto's en ritbeschrijvingen - alleen als je die functie zelf start | VS - zie punt 5 |
Verder verstrekken wij gegevens uitsluitend wanneer de wet dat vereist (bijvoorbeeld aan een bevoegde autoriteit). Wij verkopen geen gegevens en verstrekken ze niet voor marketingdoeleinden.
Jouw gegevens blijven standaard binnen de Europese Unie (servers in Nederland). Uitzondering zijn de optionele functies met een taalmodel: de bonscanner en het uitlezen van ritten uit tekst. Die start je bewust met een knop; de betreffende foto of tekst gaat dan naar OpenAI (VS) om de gegevens uit te lezen. De doorgifte vindt plaats op basis van standaardcontractbepalingen (SCC). Wil je geen documenten buiten de EER laten verwerken - gebruik deze twee functies dan niet; de rest van het programma (facturen, offertes, klanten, handmatige kosten, rittenregistratie op adressen, exports) werkt zonder.
Je hebt recht op inzage, rectificatie, verwijdering, beperking van de verwerking, bezwaar en dataportabiliteit. In het programma kun je zelf en op elk moment:
Je kunt ons ook mailen: info@profaktura.nl. Wij reageren uiterlijk binnen één maand. Je hebt daarnaast het recht een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens (autoriteitpersoonsgegevens.nl).
Concreet: de inlogsessie loopt via een beveiligde cookie (HttpOnly, Secure, SameSite) die niet toegankelijk is voor scripts. In de lokale opslag van je browser bewaren wij kleine instellingen: taalkeuze, actieve onderneming (bij meerdere administraties), sorteervoorkeuren en - in de geïnstalleerde app - gegevens die nodig zijn om offline te werken. Voor noodzakelijke cookies is geen toestemming vereist; daarom tonen wij geen cookiebanner.
Mocht er ondanks alles een datalek optreden, dan handelen wij conform art. 33-34 AVG: melding bij de toezichthouder en, bij hoog risico, ook aan jou.
De Dienst is bedoeld voor ondernemers. Zij richt zich niet op personen onder de 16 jaar en wij verzamelen bewust geen gegevens van hen.
Wij kunnen dit beleid bijwerken (bijvoorbeeld bij een nieuwe functie of andere leverancier). Bij wezenlijke wijzigingen informeren wij je ten minste 14 dagen vooraf in het programma of per e-mail. De actuele versie staat altijd op profaktura.nl/privacy-nl.html.
Privacyvragen: info@profaktura.nl
Look Arts Vision h/o ProFaktura.nl, Akelei 76, 4102 JM Culemborg, Nederland.