ProFaktura · versie 1.6, geldig vanaf 2 oktober 2026 (aanvulling met diensten die we al gebruiken: punt 2.9 pushmeldingen via Google en Apple, punt 2.10 koppeling met Exact Online, punt 2.11 controle van het btw-nummer in VIES, punt 4 en 5 - Google, Apple en versleutelde back-ups, punt 6 - bewaartermijn van het logboek en niet-bevestigde ritten; versie 1.5 van 28-09: punt 2.8 aanbevelingsprogramma; versie 1.4 van 23-09: punt 2.7 - toegang van je boekhouder tot je administratie op uitnodiging; versie 1.3 van 22-09: bezoekersmeting op de informatieve website met Umami zonder cookies) · Poolse versie
Dit privacybeleid legt uit welke persoonsgegevens wij verwerken wanneer je het factuurprogramma ProFaktura (profaktura.nl, profaktura.app - hierna „de Dienst") gebruikt, met welk doel, op welke grondslag en welke rechten je hebt. Opgesteld conform de AVG (EU-verordening 2016/679).
Look Arts Vision, handelend onder de handelsnaam ProFaktura.nl
Culemborg, Nederland (volledig postadres: algemene voorwaarden)
KVK: 81661851 · Btw: NL003588201B86
Contact: info@profaktura.nl
E-mailadres, gebruikersnaam, wachtwoord (uitsluitend als onomkeerbare hash - wij kennen jouw wachtwoord niet) en, als je inlogt met Google of Apple, de identificatie van die dienst plus e-mailadres (ook een doorstuuradres zoals @privaterelay.appleid.com).
Gegevens van jouw onderneming die op documenten komen: naam, adres, postcode, plaats, land, KVK-nummer, btw-nummer, IBAN, telefoon, e-mail, logo en een optionele betaallink.
Facturen, creditnota's en offertes (nummer, datums, regels, bedragen, btw-tarieven, opmerkingen), klantenbestand, urenregistratie, kosten inclusief bonfoto's, rittenregistratie (datums, start-, tussen- en eindadressen, afstand, voertuig) en - bij gebruik van de migratiewizard - bestanden die je zelf uit je vorige programma uploadt (XML/UBL, PDF).
Van elk uitgegeven document bewaren wij een onveranderlijke PDF met controlesom (SHA-256), zodat de integriteit van je digitale administratie aantoonbaar is.
Betalingen verlopen via Mollie B.V. Kaart- of bankgegevens voer je direct bij Mollie in - wij bewaren geen kaartgegevens. Wij ontvangen het betalings-id, bedrag, valuta, status en het mandaat-id voor de doorlopende incasso. Voor elk abonnement sturen wij je een factuur, die wij fiscaal bewaren.
Voor beveiliging en goede werking legt de server het IP-adres en basale technische gebeurtenissen vast (bijvoorbeeld bij misbruikbeperking en inloggen). Daarnaast houden wij een auditlog van de administratie bij: wie wanneer een document heeft uitgegeven, verzonden, gecorrigeerd of verwijderd (met IP-adres). Dat beschermt de integriteit van jouw administratie.
Gebruik je de gps-rittenregistratie, dan legt de app routepunten vast (coördinaten, tijd, nauwkeurigheid, snelheid) - uitsluitend vanaf het moment dat je op Start drukt tot je op Stop drukt. In de mobiele app werkt de registratie ook op de achtergrond en met het scherm uit; een vaste systeemmelding maakt dit zichtbaar en de registratie stopt pas wanneer jij zelf op Stop drukt. Wij starten de registratie nooit automatisch.
De routepunten worden alleen gebruikt om de dag in ritten te verdelen en de kilometers voor jouw rittenregistratie te berekenen. Na het bevestigen of verwijderen van een rit worden de ruwe locatiepunten gewist - in de administratie blijven ritten met begin- en eindadres over. Een rit die je 30 dagen niet bevestigt of verwijdert, wissen we automatisch, samen met de punten. Adressen bepalen we via Geoapify (servers in de EU), die uitsluitend coördinaten ontvangt, zonder accountgegevens. Locatiegegevens gebruiken we niet voor advertenties of profilering en delen we niet met derden.
Schakel je de functie „Abonnementen" in, dan koppel je je eigen Mollie-account aan ProFaktura via Mollie Connect (OAuth). Je logt daarbij rechtstreeks bij Mollie in en keurt zelf de toegang goed - wij zien of bewaren jouw Mollie-wachtwoord nooit. Wij ontvangen van Mollie een toegangstoken, dat wij versleuteld bewaren (de sleutel staat buiten de database), plus de naam van je organisatie en profiel en de koppeldatum. Onze toegang is beperkt tot het aanmaken van klanten, betalingen en abonnementen op jouw account en het lezen van machtigingen en betaalstatussen - zonder recht op terugbetalingen, uitbetalingen of saldo-inzage. Loskoppelen kan met één klik in het programma of in het Mollie-dashboard; het token wordt dan ingetrokken en overschreven.
Het geld van jouw klanten komt rechtstreeks op jouw Mollie-account. ProFaktura houdt geen gelden aan, is geen partij bij de betaling en rekent geen transactiekosten - alleen de tarieven uit jouw overeenkomst met Mollie gelden.
Om een abonnement te starten geven wij - in jouw opdracht - de gegevens van de klant door die voor de incasso nodig zijn: naam, e-mailadres, omschrijving en bedrag van het abonnement en taal. Mollie verwerkt die als betaaldienstverlener volgens haar eigen beleid (privacybeleid van Mollie); kaart- of bankgegevens voert de klant rechtstreeks bij Mollie in. Wij bewaren de door Mollie toegekende id's (klant, machtiging, abonnement, betaling), de status van elke incasso en de bijbehorende facturen. De klant autoriseert het abonnement op een pagina met bedrag, frequentie, datum van de eerste incasso en de manier van opzeggen; in elke factuurmail staat een opzeglink. Bezoeken aan die pagina (IP-adres) leggen wij alleen vast tegen misbruik; autorisatie, opzegging en elke incasso komen in het auditlog van jouw administratie.
Je kunt je boekhouder of administratiekantoor rechtstreeks inzage geven in een gekozen administratie. Dat doe je zelf, in je Profiel, door het e-mailadres van de boekhouder in te vullen en een niveau te kiezen: inzien (lezen en downloaden), beheren (daarnaast kosten, ritten, betalingen en conceptfacturen die jij goedkeurt) of volledig (facturen uitgeven in jouw naam). Bij een account met meerdere bedrijven kun je al je administraties onder één uitnodiging brengen. Grondslag is de uitvoering van de overeenkomst met jou (art. 6 lid 1 sub b AVG) - de boekhouder handelt in jouw opdracht en namens jou.
De uitnodiging is een eenmalige link die 7 dagen geldig is en alleen werkt op het ProFaktura-account met het door jou opgegeven adres. De boekhouder logt in op zijn eigen account - je wachtwoord krijgt hij nooit te zien. Hij ziet niet je abonnement en betalingen voor de Dienst, je Mollie-koppeling of andere bedrijven buiten de uitnodiging, en hij kan je account niet verwijderen. Elke handeling (inloggen, downloaden, wijzigen) leggen we vast in het logboek van je administratie op zijn naam; de laatste login zie je in je Profiel. Je trekt de toegang op elk moment met één klik in - de boekhouder kan er ook zelf van afzien.
Voor deze functie verwerken we: het e-mailadres en de accountnaam van de boekhouder, het niveau en de data van de toegang, de inhoud van verzoeken om documenten die de boekhouder aan jou richt (zichtbaar op je dashboard en verstuurd per e-mail en melding) en wie een conceptdocument heeft voorbereid. Aan een boekhouder met toegang tot je administratie kunnen we wekelijks een samenvatting van de activiteit sturen (aantallen documenten en achterstanden, zonder factuurinhoud); hij kan dit uitzetten via de link onderaan dat bericht. Gegevens die de boekhouder downloadt (bijv. het kwartaalarchief) verwerkt hij verder zelf als afzonderlijke verwerkingsverantwoordelijke of als verwerker op grond van zijn overeenkomst met jou.
Maak je een account aan via een aanbevelingslink of vul je een aanbevelingscode in, dan leggen we vast wie jou heeft aanbevolen (het account van de aanbeveler), de code en de datum van koppeling. De code uit de link bewaren we vóór de registratie in de opslag van je browser (sleutel pf_ref, maximaal 30 dagen). In je Profiel zie je wie jou heeft aanbevolen en kun je de aanbeveling ontkoppelen zolang die niet is bevestigd.
Wat de aanbeveler ziet: je e-mailadres in gemaskeerde vorm (eerste letter; de domeinnaam alleen bij bekende mailboxen zoals gmail.com - een zakelijk adres zie je als j***@***.nl), de datum van koppeling en je voortgang als „voldaan / niet voldaan": bevestigd e-mailadres, bedrijf met KVK-nummer, betaald abonnement, of er al 3 facturen zijn opgemaakt (zonder aantal en inhoud) en hoeveel dagen er nog resten tot de bevestiging. De aanbeveler ziet geen bedrijfsgegevens, klanten, documenten, bedragen of betaaldetails.
De voorwaarden van het programma controleren we met gegevens die we voor de Dienst toch al verwerken (bevestiging van het e-mailadres, KVK-nummer vergeleken met nummers op andere accounts, abonnementsbetalingen, aantal opgemaakte facturen). Voordat we een beloning toekennen, controleert de beheerder van ProFaktura de aanbevelingen, inclusief betalergegevens en betaalmethode uit Mollie (bijvoorbeeld of meerdere aanbevolen bedrijven van dezelfde rekening betalen) - uitsluitend om misbruik te voorkomen. De programmagegevens verwijderen we samen met het account van de aanbeveler; na verwijdering van het account van de aanbevolen gebruiker blijft bij de aanbeveler alleen het gemaskeerde adres en de status van de aanbeveling staan.
Als je meldingen zelf aanzet (in je profiel of op het dashboard), bewaren we de meldingscode van je apparaat of browser (token) en het soort app. De melding wordt bezorgd door de dienst van de systeemmaker: Firebase Cloud Messaging (Google) op Android en in de browser, en Apple Push Notification service op iPhone en iPad. De melding kan een factuurnummer, klantnaam en bedrag bevatten (bijvoorbeeld een herinnering aan een te late factuur). Je zet meldingen op elk moment uit in het programma of in de instellingen van je telefoon; het token verwijderen we samen met je account.
Als jij of je boekhouder de administratie koppelt aan Exact Online, log je rechtstreeks in bij Exact in - je Exact-wachtwoord zien we nooit. We bewaren versleutelde toegangstokens, de naam van de Exact-login, het nummer en de naam van de gekozen administratie en de boekingsinstellingen. In jouw opdracht (automatisch of met een knop) sturen we factuurgegevens naar die administratie: de afnemer met adres, KVK- en btw-nummer, de regels, bedragen, btw-tarieven en de pdf. Exact Online (Exact Group B.V., Nederland) verwerkt die verder als leverancier van je boekhouder of van jou - op basis van de overeenkomst met Exact. Je ontkoppelt met één klik; de tokens verwijderen we dan uit onze database (je kunt de toestemming ook intrekken in Exact Online).
Bij een intracommunautaire factuur (ICP, 0%) kunnen we het btw-nummer van de afnemer controleren in het VIES-systeem van de Europese Commissie, om te bevestigen dat het 0%-tarief een basis heeft. We sturen dan alleen het btw-nummer van de afnemer en bewaren de uitkomst bij de factuur.
| Doel | Grondslag (AVG) |
|---|---|
| Account en levering van de Dienst (documenten opstellen en bewaren) | art. 6 lid 1 sub b - uitvoering overeenkomst |
| Betalingen en facturatie van het abonnement | art. 6 lid 1 sub b en c - overeenkomst en wettelijke plicht |
| Bewaren van onze eigen administratie (facturen voor jouw abonnement) gedurende de fiscale bewaarplicht | art. 6 lid 1 sub c - wettelijke plicht |
| Beveiliging, misbruikpreventie, auditlog, back-ups | art. 6 lid 1 sub f - gerechtvaardigd belang |
| Uitlezen van een bonfoto of ritbeschrijving door een taalmodel (optionele functies) | art. 6 lid 1 sub b - uitvoering op jouw verzoek |
| Behandelen van vragen per e-mail | art. 6 lid 1 sub f - gerechtvaardigd belang |
| Koppeling met jouw Mollie-account en abonnementen van jouw klanten (functie die je zelf inschakelt) | art. 6 lid 1 sub b - uitvoering op jouw verzoek; gegevens van jouw klanten - als verwerker in jouw opdracht |
| Pushmeldingen (punt 2.9) en koppeling met Exact Online (punt 2.10) - functies die je zelf aanzet | art. 6 lid 1 sub b - uitvoering van de overeenkomst op jouw verzoek |
| Controle van het btw-nummer van de afnemer in VIES bij een ICP-factuur (punt 2.11) | art. 6 lid 1 sub f - gerechtvaardigd belang (juistheid van de 0%-factuur) |
| Aanbevelingsprogramma: koppeling aan de aanbeveler, voortgang bijhouden, beloning toekennen (punt 2.8) | art. 6 lid 1 sub b - uitvoering overeenkomst (voorwaarden, art. 5b); controle vóór toekenning van een beloning - art. 6 lid 1 sub f - gerechtvaardigd belang (misbruikpreventie) |
Wij werken met betrouwbare leveranciers die uitsluitend in onze opdracht verwerken, op basis van verwerkersovereenkomsten:
| Leverancier | Waarvoor | Locatie |
|---|---|---|
| TransIP B.V. | hosting en opslag | Nederland (EU) |
| Mollie B.V. | abonnementsbetalingen van ProFaktura; en als je abonnementen inschakelt - betalingen van jouw klanten op jouw eigen Mollie-account (punt 2.6) | Nederland (EU) |
| Brevo (Sendinblue SAS) | e-mailverzending: facturen naar jouw klanten, meldingen, herinneringen | Frankrijk (EU) |
| Geoapify GmbH | adressen omzetten naar coördinaten en routes berekenen in de rittenregistratie (alleen bij gebruik) | Duitsland (EU) |
| OpenAI | uitlezen van bonfoto's en ritbeschrijvingen - alleen als je die functie zelf start | VS - zie punt 5 |
| Google Ireland Ltd. / Google LLC | inloggen met een Google-account (als je dat kiest); pushmeldingen op Android en in de browser (punt 2.9); opslag van back-ups op Google Drive - we versleutelen ze vóór verzending (AES-256) met een sleutel die Google niet heeft | EU / VS - zie punt 5 |
| Apple Distribution International Ltd. / Apple Inc. | inloggen met Apple (als je dat kiest); pushmeldingen op iPhone en iPad (punt 2.9) | Ierland / VS - zie punt 5 |
Ontvangers in jouw opdracht (gegevens gaan erheen omdat jij dat zo beslist): Exact Online (punt 2.10), mailboxen van boekhoudprogramma's waarvan je het adres opgeeft, je boekhouder met toegang tot je administratie (punt 2.7), je klanten naar wie je documenten stuurt en het VIES-systeem van de Europese Commissie (punt 2.11).
Verder verstrekken wij gegevens uitsluitend wanneer de wet dat vereist (bijvoorbeeld aan een bevoegde autoriteit). Wij verkopen geen gegevens en verstrekken ze niet voor marketingdoeleinden.
Jouw gegevens blijven standaard binnen de Europese Unie (servers in Nederland). Uitzonderingen:
Doorgifte naar de VS gebeurt op basis van het adequaatheidsbesluit van de Europese Commissie (EU-US Data Privacy Framework) voor leveranciers die daaronder vallen, of op basis van standaardcontractbepalingen (SCC). Wil je niet dat je gegevens in leesbare vorm de EER verlaten, gebruik deze functies dan niet - inloggen met e-mail en wachtwoord en de rest van het programma (facturen, offertes, klanten, handmatig ingevoerde kosten, rittenregistratie op adres, exports) werken zonder.
Je hebt recht op inzage, rectificatie, verwijdering, beperking van de verwerking, bezwaar en dataportabiliteit. In het programma kun je zelf en op elk moment:
Je kunt ons ook mailen: info@profaktura.nl. Wij reageren uiterlijk binnen één maand. Je hebt daarnaast het recht een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens (autoriteitpersoonsgegevens.nl).
In de app zelf (profaktura.nl/app) meten wij niets. Op de informatieve website (profaktura.nl en subpagina's) tellen wij bezoeken met onze eigen Umami op onze server in Nederland: zonder cookies, zonder herkenning in je browser en zonder profilering. Wij bewaren alleen geaggregeerde gegevens - bezochte pagina, verwijzende pagina, land, regio en plaats (bij benadering, afgeleid van het IP-adres dat wij zelf niet bewaren), apparaat, besturingssysteem en browser. Wij maken hier geen profiel van, koppelen het niet aan je account en delen het niet met derden. Omdat wij niets in je browser opslaan, is toestemming niet vereist; daarom tonen wij geen cookiebanner.
Concreet: de inlogsessie loopt via een beveiligde cookie (HttpOnly, Secure, SameSite) die niet toegankelijk is voor scripts. In de lokale opslag van je browser bewaren wij kleine instellingen: taalkeuze, actieve onderneming (bij meerdere administraties), sorteervoorkeuren, de aanbevelingscode uit een link (maximaal 30 dagen, punt 2.8) en - in de geïnstalleerde app - gegevens die nodig zijn om offline te werken. Voor noodzakelijke cookies is geen toestemming vereist; daarom tonen wij geen cookiebanner.
Mocht er ondanks alles een datalek optreden, dan handelen wij conform art. 33-34 AVG: melding bij de toezichthouder en, bij hoog risico, ook aan jou.
De Dienst is bedoeld voor ondernemers. Zij richt zich niet op personen onder de 16 jaar en wij verzamelen bewust geen gegevens van hen.
Wij kunnen dit beleid bijwerken (bijvoorbeeld bij een nieuwe functie of andere leverancier). Bij wezenlijke wijzigingen informeren wij je ten minste 14 dagen vooraf in het programma of per e-mail. De actuele versie staat altijd op profaktura.nl/privacy-nl.html.
Privacyvragen: info@profaktura.nl
Look Arts Vision h/o ProFaktura.nl, Culemborg, Nederland, KVK 81661851.