Algemene voorwaarden

ProFaktura · versie 1.5, geldig vanaf 2 oktober 2026 (art. 4: klantenbestand in Pro - zoals het programma werkt; art. 5: verificatiebetaling € 0,01 zonder factuur; art. 3: verkoop buiten de EU; art. 5b: aanbevelingsprogramma - sinds versie 1.4; art. 9: bewaren van documenten en ZIP-archief - sinds versie 1.3; art. 5: proefperiode - sinds versie 1.2) · Poolse versie

1. Wie levert de dienst

De dienst wordt geleverd door Look Arts Vision, handelend onder de handelsnaam ProFaktura.nl, Akelei 76, 4102 JM Culemborg, Nederland, KVK 81661851, btw NL003588201B86, e-mail info@profaktura.nl (hierna „wij", „Leverancier"). Deze voorwaarden gelden voor het gebruik van ProFaktura via profaktura.nl en profaktura.app en via de mobiele apps (hierna „de Dienst"). Door een account aan te maken accepteer je deze voorwaarden.

2. Voor wie is de Dienst

1. De Dienst is bedoeld voor ondernemers: zzp'ers en eenmanszaken, vennootschappen en andere ondernemingen, en voor personen die een onderneming gaan starten.
2. Een account wordt aangemaakt door iemand van 18 jaar of ouder die bevoegd is de onderneming te vertegenwoordigen.
3. Eén account is voor één persoon; inloggegevens worden niet met derden gedeeld.
4. Ben je consument in de zin van de wet, dan behoud je alle consumentenrechten - waaronder die in artikel 6.

3. Wat de Dienst omvat

Met ProFaktura kun je onder meer: facturen, creditnota's en offertes opstellen (inclusief btw verlegd, KOR, intracommunautaire leveringen en uitvoer en diensten aan bedrijven buiten de EU), een klantenbestand bijhouden, uren en kosten registreren, een rittenregistratie voeren, btw per kwartaal samenvatten, documenten per e-mail versturen, exporteren naar CSV en e-facturen als UBL/XML, en je historie uit een ander programma overzetten.

4. Gratis plan en abonnementen

1. Prijzen zijn in euro exclusief btw; daarbij komt 21% Nederlandse btw (bedragen incl. staan in de tabel). Het bedrag inclusief btw is altijd zichtbaar vóór bevestiging.
2. Wij kunnen de plannen uitbreiden. Als een functie die vandaag in jouw plan zit beperkt zou worden, melden wij dat ten minste 30 dagen vooraf.
3. Het gratis plan is onbeperkt geldig en vereist geen betaalkaart.

5. Betaling, verlenging en opzeggen

1. Betalingen verlopen via Mollie B.V. Betaalgegevens voer je direct bij Mollie in; wij bewaren ze niet.
2. Proefperiode: 30 dagen gratis. Je kunt Pro of Multi 30 dagen uitproberen zonder abonnementskosten. Bij de start doe je een eenmalige verificatiebetaling van € 0,01 - die dient uitsluitend om je rekening te bevestigen en de machtiging voor toekomstige incasso's vast te leggen; zonder die machtiging kan de betaaldienstverlener het abonnement niet starten. Na 30 dagen start het abonnement automatisch en incasseren wij het volledige bedrag van het gekozen pakket, tenzij je vóór die datum opzegt. De exacte incassodatum en het bedrag tonen wij op het bevestigingsscherm vóór de start van de proefperiode; daarnaast herinneren wij je per e-mail 7 en 2 dagen van tevoren. Opzeggen tijdens de proefperiode is gratis en leidt tot geen enkele incasso. Eén proefperiode per account.
3. Het abonnement is maandelijks en wordt automatisch verlengd zolang je niet opzegt.
4. Opzeggen doe je met één knop in het programma (account → abonnement → „Abonnement opzeggen"), zonder opgaaf van reden en zonder opzegtermijn. Je kunt ook mailen naar info@profaktura.nl. Na opzegging gebruik je de betaalde functies tot het einde van de betaalde periode; daarna gaat het account terug naar Gratis - je gegevens en documenten blijven en je kunt ze blijven downloaden en exporteren.
5. Wij werken niet met looptijdcontracten en rekenen geen opzegkosten.
6. Een prijswijziging melden wij ten minste 30 dagen vóór de volgende incasso. De nieuwe prijs geldt vanaf de volgende periode; accepteer je die niet, dan kun je vóór de ingangsdatum opzeggen.
7. Voor elke abonnementsbetaling ontvang je een factuur met de gegevens van jouw onderneming - in het programma en per e-mail. Uitzondering is de verificatiebetaling van € 0,01 bij de start van de proefperiode: die bevestigt je account en de machtiging voor toekomstige afschrijvingen en is geen betaling voor de dienst. Daarvoor sturen we geen factuur en dit bedrag wordt niet terugbetaald.
8. Bij een mislukte incasso proberen wij het opnieuw; slaagt de betaling niet, dan schakelen de betaalde functies uit en gaat het account terug naar Gratis. Wij verwijderen geen gegevens.

5a. Abonnementen van jouw klanten (automatische incasso via jouw Mollie-account)

1. In de plannen Pro en Multi kun je een klant een abonnement geven (bedrag en frequentie) dat na eenmalige autorisatie door de klant automatisch wordt geïncasseerd. Daarvoor is je eigen Mollie-account nodig, gekoppeld via Mollie Connect. De overeenkomst voor betaaldiensten sluit je rechtstreeks met Mollie B.V. en haar tarieven gelden; ProFaktura is geen partij bij de betaling, houdt geen gelden aan en rekent geen transactiekosten.
2. Het geld komt rechtstreeks op jouw Mollie-account. Jij bent de schuldeiser van je klant: je bent verantwoordelijk voor de grondslag van de incasso (overeenkomst met de klant), omschrijving, bedrag en btw-tarief, en voor klachten, terugbetalingen en terugboekingen (chargebacks). Het programma initieert betalingen uitsluitend technisch, maakt facturen aan en verstuurt ze in jouw opdracht.
3. Je klant autoriseert het abonnement op een pagina die bedrag, frequentie, datum van de eerste en volgende incasso's en de manier van opzeggen duidelijk vermeldt; in elke factuurmail staat een opzeglink. Je respecteert een opzegging van de klant en wijzigt het bedrag niet zonder aankondiging - het programma past een nieuw bedrag pas toe vanaf de incasso die minstens 14 dagen na de wijziging valt en informeert de klant.
4. Mislukte incasso's, opschorting van de machtiging en terugboekingen worden door Mollie en de bank van de klant afgehandeld; het programma informeert je en markeert de factuur. Wij zijn niet aansprakelijk voor de gevolgen van een terugboeking door de klant of voor beslissingen van Mollie over jouw account.
5. Loskoppelen van je Mollie-account doe je met één klik; met lopende abonnementen betekent loskoppelen dat ze in Mollie worden geannuleerd (klanten krijgen bericht). De beschikbaarheid hangt af van Mollie - bij een storing lopen in Mollie geplande incasso's door en stuurt het programma de facturen na herstel alsnog.

5b. Aanbevelingsprogramma

1. Elke gebruiker heeft in het programma (Profiel → „Beveel ProFaktura aan") een eigen aanbevelingslink en code. Een nieuwe gebruiker wordt aan de aanbeveler gekoppeld als hij een account aanmaakt via die link of de code uiterlijk 14 dagen na het aanmaken van het account invult. Een account kan maar één keer worden gekoppeld; je eigen code gebruiken kan niet. De uitgenodigde gebruiker ziet in zijn Profiel wie hem heeft aanbevolen en kan de aanbeveling ontkoppelen zolang die niet is bevestigd.
2. Een aanbeveling is bevestigd als de uitgenodigde gebruiker tegelijk: (a) zijn e-mailadres heeft bevestigd, (b) in het programma een eigen bedrijf voert met een KVK-nummer dat geen ander ProFaktura-account heeft (ook niet dat van de aanbeveler; we vergelijken alleen de cijfers van het nummer), (c) een Pro- of Multi-abonnement heeft betaald - de verificatiebetaling van € 0,01 bij de proefperiode telt niet mee, (d) minstens 3 facturen heeft opgemaakt (met factuurnummer) en (e) er 8 weken zijn verstreken sinds zijn eerste abonnementsbetaling (zo lang kan een SEPA-incasso onvoorwaardelijk worden teruggeboekt). Een teruggestorte of gestorneerde betaling telt niet mee - de 8 weken tellen vanaf de eerste betaling die niet is teruggestort of gestorneerd. Een bevestigde aanbeveling trekken we niet in.
3. Bij 10 bevestigde aanbevelingen kiest de aanbeveler één beloning: het Pro-pakket zonder kosten, voor onbepaalde tijd - bij deze keuze zeggen we zijn betaalde ProFaktura-abonnement op - of het Multi-pakket voor de prijs van het Pro-pakket (een huidig of toekomstig Multi-abonnement wordt geïnd voor het Pro-bedrag). De keuze is eenmalig. We kennen de beloning toe na controle van de aanbevelingen - meestal binnen 2 werkdagen na de keuze - en laten dat per e-mail weten; het betaalde abonnement zeggen we pas dan op (of passen we het bedrag aan). De beloning kan niet in geld worden uitbetaald en is niet overdraagbaar.
4. „Voor onbepaalde tijd" betekent: zolang het account actief is en zolang wij de Dienst leveren. Met het verwijderen van het account vervalt de beloning. De uitgenodigde gebruiker krijgt de gewone voorwaarden voor nieuwe gebruikers (30 dagen proefperiode) - het programma geeft hem geen extra korting.
5. Nepaccounts aanmaken, jezelf of je eigen bedrijven aanbevelen, de voorwaarden omzeilen of andermans abonnementen betalen om een beloning te krijgen is niet toegestaan. Bij misbruik kunnen we aanbevelingen niet erkennen of een toegekende beloning intrekken. We kunnen het programma wijzigen of beëindigen met een aankondiging van minstens 30 dagen; al toegekende beloningen blijven staan.

6. Herroepingsrecht (14 dagen)

1. Ben je consument, dan mag je de overeenkomst binnen 14 dagen zonder opgaaf van reden herroepen - een bericht aan info@profaktura.nl is voldoende.
2. Door het abonnement te activeren verzoek je om onmiddellijke levering. Herroep je tijdens een periode waarin je de betaalde functies al gebruikte, dan mogen wij een bedrag naar rato van het gebruikte deel inhouden; het restant betalen wij binnen 14 dagen terug.
3. Het herroepingsrecht beperkt niet je mogelijkheid om op elk moment op te zeggen volgens artikel 5.

7. Jouw verplichtingen en verantwoordelijkheid voor de inhoud

1. Je bent verantwoordelijk voor de juistheid en volledigheid van de gegevens die je invoert - in het bijzonder je eigen bedrijfsgegevens, afnemersgegevens, omschrijvingen, bedragen en btw-tarieven.
2. Het programma helpt de formele eisen te bewaken (doorlopende nummering zonder gaten, verplichte velden, geen wijziging van een uitgegeven factuur, correctie alleen via creditnota), maar jij blijft verantwoordelijk voor de juistheid van je aangiften richting de Belastingdienst en andere instanties.
3. Je bent ook verantwoordelijk voor de fiscale bewaarplicht. Wij maken dat eenvoudig: documenten blijven bewaard en exporteerbaar (artikel 9).
4. Gebruik van de Dienst voor onwettige doeleinden is verboden, in het bijzonder het opstellen van valse documenten, evenals het omzeilen van beveiliging, het overbelasten van het systeem of doorverkoop van de Dienst zonder onze instemming.
5. Bij een ernstige schending kunnen wij het account blokkeren; wij informeren je daarover en bieden - tenzij de wet dat verbiedt - gelegenheid je gegevens te exporteren.

8. Gegevens in jouw administratie

1. De gegevens die je invoert (documenten, klanten, kosten, ritten) zijn van jou. Wij gebruiken ze niet voor eigen commerciële doeleinden en verstrekken ze niet aan derden anders dan om de Dienst te leveren.
2. Klantgegevens op jouw documenten verwerken wij als verwerker, in jouw opdracht - zie de verwerkersovereenkomst, die onderdeel is van deze voorwaarden.
3. Hoe wij jouw gegevens verwerken staat in het privacybeleid.

9. Beschikbaarheid, bewaren en export

1. Wij streven naar continuïteit en maken dagelijkse back-ups buiten de productieserver, maar garanderen geen ononderbroken beschikbaarheid. Onderhoud plannen wij zoveel mogelijk buiten kantooruren.
2. Uitgegeven documenten bewaren wij ongewijzigd (PDF met controlesom) en houden wij zonder tijdslimiet voor je beschikbaar zolang je account bestaat - ook na afloop van je abonnement (inzien, downloaden en exporteren zijn gratis). Als je je account verwijdert, verwijderen we ook je documenten en houden wij daarvan geen kopie; download daarom eerst je archief (Profiel → „Archief downloaden").
3. Je kunt je gegevens altijd exporteren: PDF van documenten, CSV van facturen, kosten en ritten, en e-facturen als UBL/XML - los of alles in één ZIP-archief. Wij hanteren geen exportblokkade of kosten voor gegevensverstrekking.
4. Zouden wij de Dienst beëindigen, dan melden wij dat ten minste 3 maanden vooraf, zodat je tijd hebt om te exporteren en je administratie over te zetten.

10. Beperking van aansprakelijkheid

1. De Dienst is hulpmiddel. Wij zijn niet aansprakelijk voor gevolgen van beslissingen op basis van documenten of overzichten uit het programma, noch voor fouten die voortkomen uit door jou ingevoerde gegevens.
2. Onze aansprakelijkheid tegenover ondernemers is beperkt tot de bedragen die je in de 12 maanden vóór het voorval hebt betaald, en bij het gratis plan tot € 100. Deze beperking geldt niet bij opzet of grove schuld, noch waar de wet beperking niet toestaat (waaronder consumentenrechten).
3. Functies met een taalmodel (bonscanner, ritten uit tekst) kunnen onnauwkeurige gegevens teruggeven - controleer ze altijd vóór opslaan. Het programma toont de uitgelezen waarden eerst ter bevestiging.

11. Klachten en geschillen

Klachten stuur je naar info@profaktura.nl - wij reageren doorgaans binnen 14 dagen. Op deze voorwaarden is Nederlands recht van toepassing, met inachtneming van de dwingende consumentenregels van het woonland van de gebruiker. Geschillen worden beslecht door de bevoegde Nederlandse rechter, tenzij de wet een andere rechter aanwijst.

12. Wijziging van de voorwaarden

Wij kunnen deze voorwaarden wijzigen om gegronde redenen (bijvoorbeeld doorontwikkeling van de Dienst of gewijzigde regelgeving). Bij wezenlijke wijzigingen informeren wij je ten minste 14 dagen vooraf in het programma of per e-mail. Accepteer je de wijziging niet, dan kun je opzeggen en - desgewenst - je account verwijderen nadat je je gegevens hebt geëxporteerd.

13. Taalversies

Deze voorwaarden zijn beschikbaar in het Nederlands en het Pools. Bij verschil in uitleg is deze Nederlandse versie bindend.