Regulamin

ProFaktura · wersja 1.3, obowiązuje od 19 września 2026 (par. 9: przechowywanie dokumentów i archiwum ZIP; par. 5: okres próbny - od wersji 1.2) · Nederlandse versie

1. Kto świadczy usługę

Usługę świadczy Look Arts Vision, działający pod nazwą handlową ProFaktura.nl, Akelei 76, 4102 JM Culemborg, Holandia, KVK 81661851, BTW NL003588201B86, e-mail info@profaktura.nl (dalej „my", „Operator"). Regulamin dotyczy korzystania z programu ProFaktura dostępnego na profaktura.nl i profaktura.app oraz w aplikacjach mobilnych (dalej „Usługa"). Zakładając konto, akceptujesz ten regulamin.

2. Dla kogo jest Usługa

1. Usługa jest przeznaczona dla przedsiębiorców: osób prowadzących jednoosobową działalność (ZZP/eenmanszaak), spółek i innych podmiotów gospodarczych, a także osób, które zamierzają taką działalność rozpocząć.
2. Konto zakłada osoba, która ukończyła 18 lat i jest upoważniona do reprezentowania firmy.
3. Jedno konto prowadzi jedna osoba; danych do logowania nie udostępnia się osobom trzecim.
4. Jeżeli jesteś konsumentem w rozumieniu przepisów, przysługują Ci wszystkie prawa konsumenckie - także te wskazane w par. 6.

3. Co obejmuje Usługa

ProFaktura umożliwia m.in.: wystawianie faktur, kredytnot i ofert (w tym BTW verlegd, KOR i dostawy wewnątrzunijne), prowadzenie bazy klientów, ewidencję godzin i kosztów, ewidencję przebiegu pojazdu (kilometrówka), podsumowanie BTW za kwartał, wysyłkę dokumentów mailem, eksport do CSV oraz e-faktury w formacie UBL/XML, a także przeniesienie historii z innego programu.

4. Plan darmowy i abonamenty

1. Ceny podajemy w euro netto; do zapłaty dochodzi holenderski BTW 21% (kwoty brutto wskazane w tabeli). Cena brutto jest zawsze widoczna przed potwierdzeniem zakupu.
2. Zakres planów możemy rozwijać. Jeżeli funkcja dostępna dziś w Twoim planie miałaby zostać ograniczona, poinformujemy o tym co najmniej 30 dni wcześniej.
3. Plan darmowy jest bezterminowy. Nie wymaga karty płatniczej.

5. Płatności, odnawianie i rezygnacja

1. Płatności obsługuje Mollie B.V. Dane płatnicze wprowadzasz bezpośrednio u Mollie; my ich nie przechowujemy.
2. Okres próbny: 30 dni za darmo. Pakiet Pro albo Multi możesz wypróbować przez 30 dni bez opłaty za abonament. Rozpoczynając okres próbny, wykonujesz jednorazową płatność weryfikacyjną 0,01 EUR - służy ona wyłącznie potwierdzeniu konta i ustanowieniu zgody na przyszłe pobrania, bez niej dostawca płatności nie może uruchomić abonamentu. Po 30 dniach abonament rozpoczyna się automatycznie i pobieramy pełną kwotę wybranego pakietu, chyba że anulujesz go przed upływem tego terminu. Dokładną datę pierwszego pobrania i kwotę pokazujemy na ekranie potwierdzenia przed rozpoczęciem okresu próbnego, a dodatkowo przypominamy o nich mailem 7 i 2 dni wcześniej. Anulowanie w trakcie okresu próbnego jest bezpłatne i nie powoduje żadnego pobrania. Okres próbny przysługuje raz na konto.
3. Abonament jest miesięczny i odnawia się automatycznie na kolejny miesiąc, dopóki go nie anulujesz.
4. Rezygnujesz jednym przyciskiem w programie (konto → abonament → „Anuluj abonament"), bez podawania przyczyny i bez okresu wypowiedzenia. Rezygnację możesz też wysłać na info@profaktura.nl. Po anulowaniu korzystasz z płatnych funkcji do końca opłaconego okresu, a potem konto wraca do planu Gratis - Twoje dane i dokumenty zostają i nadal je pobierzesz oraz wyeksportujesz.
5. Nie stosujemy umów na czas określony ani opłat za rezygnację.
6. O zmianie ceny abonamentu poinformujemy co najmniej 30 dni przed kolejnym obciążeniem. Nowa cena obowiązuje od następnego okresu rozliczeniowego; jeśli jej nie akceptujesz, możesz anulować abonament przed jej wejściem w życie.
7. Za każdą płatność wystawiamy fakturę z danymi Twojej firmy - znajdziesz ją w programie i w mailu.
8. W razie nieudanego obciążenia (np. brak środków) ponawiamy próbę; jeżeli płatność nie dojdzie do skutku, płatne funkcje wyłączają się, a konto wraca do planu Gratis. Danych nie usuwamy.

5a. Abonamenty Twoich klientów (automatyczne pobieranie przez Twoje konto Mollie)

1. W planach Pro i Multi możesz przypiąć swojemu klientowi abonament (kwota i cykl), który po jednorazowej autoryzacji klienta jest pobierany automatycznie. Wymaga to Twojego własnego konta Mollie, podłączonego do programu przez Mollie Connect. Umowę o usługi płatnicze zawierasz bezpośrednio z Mollie B.V. i obowiązuje Cię jej cennik; ProFaktura nie jest stroną płatności, nie przechowuje środków i nie pobiera prowizji od transakcji.
2. Pieniądze wpływają bezpośrednio na Twoje konto Mollie. To Ty jesteś wierzycielem wobec swojego klienta: odpowiadasz za podstawę pobrania (umowa z klientem), treść, kwotę i stawkę BTW abonamentu, a także za obsługę reklamacji, zwrotów i cofnięć (chargeback). Program wyłącznie technicznie inicjuje płatności, wystawia faktury i wysyła je na Twoje polecenie.
3. Twój klient autoryzuje abonament na stronie, która wprost podaje kwotę, częstotliwość, termin pierwszego i kolejnych pobrań oraz sposób rezygnacji; w każdym mailu z fakturą dostaje link do rezygnacji. Zobowiązujesz się respektować rezygnację klienta oraz nie zmieniać kwoty bez zapowiedzi - program stosuje nową kwotę dopiero od pobrania przypadającego co najmniej 14 dni po zmianie i informuje o tym klienta.
4. Nieudane pobrania, wstrzymania mandatu i cofnięcia rozstrzyga Mollie i bank klienta; program informuje Cię o nich i oznacza fakturę. Nie odpowiadamy za skutki cofnięcia płatności przez klienta ani za decyzje Mollie dotyczące Twojego konta.
5. Konto Mollie odłączasz jednym kliknięciem; z aktywnymi abonamentami odłączenie oznacza ich anulowanie w Mollie (klienci otrzymują wiadomość). Dostępność funkcji zależy od działania Mollie - w razie przerwy pobrania zaplanowane w Mollie wykonują się dalej, a program dosyła faktury po przywróceniu połączenia.

6. Prawo odstąpienia (14 dni)

1. Jeżeli jesteś konsumentem, masz prawo odstąpić od umowy w ciągu 14 dni bez podania przyczyny - wystarczy wiadomość na info@profaktura.nl.
2. Aktywując abonament, prosisz o natychmiastowe rozpoczęcie świadczenia usługi. Jeżeli odstąpisz w trakcie okresu, w którym korzystałeś już z płatnych funkcji, możemy zatrzymać kwotę proporcjonalną do wykorzystanego okresu; pozostałą część zwracamy w ciągu 14 dni.
3. Prawo odstąpienia nie ogranicza możliwości anulowania abonamentu w każdej chwili zgodnie z par. 5.

7. Twoje obowiązki i odpowiedzialność za treść dokumentów

1. Odpowiadasz za prawdziwość i kompletność danych, które wprowadzasz - w szczególności danych swojej firmy, danych nabywcy, opisów, kwot i stawek BTW.
2. Program pomaga zachować wymogi formalne (kolejna numeracja bez luk, wymagane pola, blokada edycji wystawionej faktury, korekta wyłącznie kredytnotą), ale to Ty odpowiadasz za prawidłowość rozliczeń wobec Belastingdienst i innych organów.
3. Odpowiadasz również za przestrzeganie obowiązku przechowywania dokumentacji. Ułatwiamy to: dokumenty przechowujemy i udostępniamy do eksportu (par. 9).
4. Nie wolno korzystać z Usługi w celu niezgodnym z prawem, w szczególności do wystawiania dokumentów poświadczających nieprawdę, ani obchodzić zabezpieczeń, przeciążać systemu czy odsprzedawać Usługi bez naszej zgody.
5. Konto może zostać zablokowane w razie istotnego naruszenia regulaminu; poinformujemy Cię o tym i - o ile prawo nie zabrania - umożliwimy eksport danych.

8. Dane w Twojej administracji

1. Dane, które wprowadzasz (dokumenty, klienci, koszty, przejazdy), należą do Ciebie. Nie wykorzystujemy ich do własnych celów handlowych i nie udostępniamy osobom trzecim inaczej niż w celu świadczenia Usługi.
2. Dane klientów, które wpisujesz na dokumentach, przetwarzamy jako podmiot przetwarzający, na Twoje polecenie - zasady określa Umowa powierzenia przetwarzania danych, stanowiąca integralną część tego regulaminu.
3. Zasady przetwarzania Twoich danych opisuje Polityka prywatności.

9. Dostępność, przechowywanie i eksport

1. Dbamy o ciągłość działania, wykonujemy codzienne kopie zapasowe poza serwerem produkcyjnym, ale nie gwarantujemy nieprzerwanej dostępności. Prace konserwacyjne planujemy w miarę możliwości poza godzinami pracy.
2. Wystawione dokumenty przechowujemy w niezmienionej formie (PDF wraz z sumą kontrolną) i udostępniamy Ci bez limitu czasu przez cały czas trwania konta - także po zakończeniu abonamentu (podgląd, pobieranie i eksport są bezpłatne). Usunięcie konta usuwa także dokumenty i nie zatrzymujemy ich kopii, dlatego przed usunięciem pobierz archiwum (Profil → „Pobierz archiwum").
3. W każdej chwili wyeksportujesz swoje dane: PDF dokumentów, CSV faktur, kosztów i kilometrówki oraz e-faktury UBL/XML - pojedynczo albo całość jednym archiwum ZIP. Nie stosujemy blokady eksportu ani opłat za wydanie danych.
4. Gdybyśmy mieli zakończyć świadczenie Usługi, poinformujemy o tym co najmniej 3 miesiące wcześniej, aby dać czas na eksport i przeniesienie administracji.

10. Ograniczenie odpowiedzialności

1. Usługa jest narzędziem pomocniczym. Nie odpowiadamy za skutki decyzji podjętych na podstawie treści dokumentów lub podsumowań wygenerowanych w programie, ani za błędy wynikające z danych wprowadzonych przez Ciebie.
2. Nasza odpowiedzialność wobec przedsiębiorców jest ograniczona do kwoty opłat wniesionych przez Ciebie w 12 miesiącach poprzedzających zdarzenie, a w przypadku planu darmowego - do 100 €. Ograniczenie nie dotyczy szkody wyrządzonej umyślnie ani rażącego niedbalstwa, ani przypadków, w których prawo nie dopuszcza takiego ograniczenia (w tym praw konsumenta).
3. Funkcje wykorzystujące model językowy (skaner paragonów, odczyt przejazdów z opisu) mogą zwrócić dane niedokładne - zawsze sprawdź je przed zapisaniem. Program zawsze pokazuje odczytane wartości do zatwierdzenia.

11. Reklamacje i spory

Reklamacje zgłaszaj na info@profaktura.nl - odpowiadamy zwykle w ciągu 14 dni. W sprawach nieuregulowanych stosuje się prawo holenderskie, z poszanowaniem bezwzględnie obowiązujących przepisów ochrony konsumentów kraju zamieszkania użytkownika. Spory rozpoznaje sąd właściwy w Holandii, o ile przepisy nie wskazują innego sądu.

12. Zmiany regulaminu

Regulamin możemy zmienić z ważnych przyczyn (np. rozwój Usługi, zmiana przepisów). O istotnych zmianach poinformujemy w programie lub mailem co najmniej 14 dni przed wejściem w życie. Jeżeli nie akceptujesz zmian, możesz anulować abonament i - jeśli chcesz - usunąć konto po wyeksportowaniu danych.

13. Wersje językowe

Regulamin udostępniamy po polsku i po niderlandzku. W razie rozbieżności interpretacyjnych wiążąca jest wersja niderlandzka.