ProFaktura · wersja 1.6, obowiązuje od 2 października 2026 (uzupełnienie o usługi, z których już korzystamy: pkt 2.9 powiadomienia push przez Google i Apple, pkt 2.10 połączenie z Exact Online, pkt 2.11 sprawdzanie numeru BTW w VIES, pkt 4 i 5 - Google, Apple i zaszyfrowane kopie zapasowe, pkt 6 - czas przechowywania dziennika i niezatwierdzonych tras; wersja 1.5 z 28.09: pkt 2.8 program poleceń; wersja 1.4 z 23.09: pkt 2.7 - dostęp księgowego do administracji na zaproszenie; wersja 1.3 z 22.09: pomiar odwiedzin strony informacyjnej narzędziem Umami bez cookies) · Nederlandse versie
Ta polityka opisuje, jakie dane osobowe przetwarzamy w związku z korzystaniem z programu do fakturowania ProFaktura (profaktura.nl, profaktura.app - dalej „Usługa"), w jakim celu, na jakiej podstawie prawnej i jakie masz prawa. Dokument przygotowano zgodnie z RODO (rozporządzenie UE 2016/679; w Holandii: AVG).
Look Arts Vision, działający pod nazwą handlową ProFaktura.nl
Culemborg, Holandia (pełny adres korespondencyjny: regulamin)
KVK: 81661851 · BTW: NL003588201B86
Kontakt: info@profaktura.nl
Adres e-mail, nazwa użytkownika, hasło (przechowywane wyłącznie w postaci nieodwracalnego skrótu - nie znamy Twojego hasła) oraz - jeśli logujesz się przez Google lub Apple - identyfikator z tej usługi i adres e-mail (także adres przekierowujący typu @privaterelay.appleid.com).
Dane Twojej firmy, które wpisujesz w profilu i które trafiają na dokumenty: nazwa, adres, kod pocztowy, miejscowość, kraj, numer KVK, numer BTW, IBAN, telefon, e-mail, logo, opcjonalny link do płatności.
Faktury, kredytnoty i oferty (numer, daty, pozycje, kwoty, stawki BTW, uwagi), baza klientów, ewidencja godzin, koszty wraz ze zdjęciami paragonów, ewidencja przebiegu pojazdu (kilometrówka: daty, adresy początkowe/docelowe i przystanki, dystans, pojazd) oraz - jeśli korzystasz z kreatora migracji - pliki wgrane przez Ciebie z poprzedniego programu (XML/UBL, PDF).
Do każdego wystawionego dokumentu zapisujemy jego niezmienną wersję PDF wraz z sumą kontrolną (SHA-256), aby zagwarantować integralność dokumentu wymaganą przy cyfrowej administracji.
Płatności obsługuje Mollie B.V. Dane karty lub przelewu wprowadzasz bezpośrednio u Mollie - nie przechowujemy danych kart płatniczych. Otrzymujemy identyfikator płatności, kwotę, walutę, status oraz identyfikator zgody (mandatu) na obciążenia cykliczne. Do abonamentu wystawiamy Ci fakturę, którą przechowujemy zgodnie z przepisami podatkowymi.
Dla bezpieczeństwa i poprawnego działania serwer rejestruje adres IP oraz podstawowe zdarzenia techniczne (np. przy ograniczaniu nadużyć i logowaniu). Prowadzimy również dziennik zdarzeń księgowych: kto i kiedy wystawił, wysłał, skorygował lub usunął dokument (z adresem IP) - jest to zabezpieczenie integralności Twojej administracji.
Jeśli korzystasz z kilometrówki GPS, aplikacja zapisuje punkty Twojej trasy (współrzędne, czas, dokładność, prędkość) wyłącznie od naciśnięcia Start do naciśnięcia Stop. W aplikacji mobilnej zapis działa także w tle i przy zgaszonym ekranie - informuje o tym stałe powiadomienie systemowe, a zapis kończy się dopiero, gdy sam naciśniesz Stop. Zapisu nigdy nie uruchamiamy automatycznie.
Punkty trasy służą wyłącznie do podziału dnia na przejazdy i wyliczenia kilometrów do Twojej ewidencji (rittenregistratie). Po zatwierdzeniu lub odrzuceniu trasy surowe punkty lokalizacji są usuwane - w ewidencji zostają przejazdy z adresem początku i końca. Trasę, której nie zatwierdzisz ani nie odrzucisz przez 30 dni, usuwamy automatycznie razem z punktami. Adresy wyznaczamy przez usługę Geoapify (serwery w UE), której przekazujemy wyłącznie współrzędne, bez danych konta. Danych lokalizacji nie wykorzystujemy do reklam, profilowania ani nie przekazujemy ich innym podmiotom.
Jeżeli włączysz funkcję „Abonamenty klientów", podłączasz do ProFaktury własne konto Mollie przez Mollie Connect (OAuth). Logujesz się wtedy bezpośrednio u Mollie i sam zatwierdzasz zakres dostępu - nigdy nie widzimy ani nie przechowujemy Twojego hasła do Mollie. Otrzymujemy od Mollie token dostępu, który przechowujemy zaszyfrowany (klucz szyfrujący znajduje się poza bazą danych), oraz nazwę organizacji i profilu Mollie i datę podłączenia. Nasz dostęp jest ograniczony do: tworzenia klientów, płatności i subskrypcji na Twoim koncie oraz odczytu mandatów i statusów płatności - bez prawa do zwrotów, wypłat i wglądu w saldo. Odłączyć konto możesz jednym kliknięciem w programie albo w panelu Mollie; wtedy token unieważniamy i nadpisujemy.
Pieniądze Twoich klientów wpływają bezpośrednio na Twoje konto Mollie. ProFaktura nie przechowuje żadnych środków, nie jest stroną płatności i nie pobiera prowizji od transakcji - obowiązują wyłącznie stawki z Twojej umowy z Mollie.
Aby uruchomić abonament, przekazujemy do Mollie - na Twoje polecenie - dane klienta niezbędne do pobrania: nazwę, adres e-mail, opis i kwotę abonamentu oraz język. Mollie przetwarza te dane jako dostawca usług płatniczych na podstawie własnych zasad (polityka prywatności Mollie); dane karty lub konta bankowego klient wprowadza bezpośrednio u Mollie. U nas zapisujemy identyfikatory nadane przez Mollie (klienta, mandatu, subskrypcji, płatności), status każdego pobrania oraz wystawione do niego faktury. Klient końcowy autoryzuje abonament na stronie z informacją o kwocie, częstotliwości, dacie pierwszego pobrania i sposobie rezygnacji; w każdym mailu z fakturą dostaje link do rezygnacji. Wejścia na tę stronę (adres IP) rejestrujemy wyłącznie w celu ochrony przed nadużyciami, a autoryzację, rezygnację i każde pobranie zapisujemy w dzienniku zdarzeń Twojej administracji.
Możesz dać swojemu księgowemu lub biuru rachunkowemu bezpośredni wgląd w wybraną administrację. Robisz to sam, w Profilu, podając adres e-mail księgowego i wybierając zakres: podgląd (odczyt i pobieranie), prowadzenie (dodatkowo koszty, przejazdy, zapłaty i szkice faktur, które Ty zatwierdzasz) albo pełny (wystawianie faktur w Twoim imieniu). Przy koncie z kilkoma firmami możesz objąć zaproszeniem wszystkie swoje administracje. Podstawą przetwarzania jest wykonanie umowy z Tobą (art. 6 ust. 1 lit. b RODO) - księgowy działa na Twoje polecenie i w Twoim imieniu.
Zaproszenie to jednorazowy link ważny 7 dni, który działa wyłącznie na koncie ProFaktura z podanym przez Ciebie adresem. Księgowy loguje się na własne konto - nigdy nie poznaje Twojego hasła. Nie widzi Twojego abonamentu i płatności za Usługę, połączenia z Mollie, innych Twoich firm poza objętymi zaproszeniem, ani nie może usunąć Twojego konta. Każde jego działanie (wejście, pobranie, zmiana) zapisujemy w dzienniku Twojej administracji z jego nazwiskiem; ostatnie wejście widzisz w Profilu. Dostęp odbierzesz w każdej chwili jednym kliknięciem - księgowy może też sam z niego zrezygnować.
W ramach tej funkcji przetwarzamy: adres e-mail i nazwę konta księgowego, zakres i daty dostępu, treść próśb o dokumenty, które księgowy kieruje do Ciebie (widoczne na Twoim pulpicie i wysyłane mailem oraz powiadomieniem), oraz informację, kto przygotował szkic dokumentu. Księgowemu, który ma dostęp do Twojej administracji, możemy raz w tygodniu wysłać podsumowanie aktywności (liczby dokumentów i zaległości, bez treści faktur); może je wyłączyć linkiem w stopce tej wiadomości. Dane pobrane przez księgowego (np. archiwum kwartału) przetwarza dalej on sam jako odrębny administrator albo podmiot przetwarzający na podstawie umowy z Tobą.
Jeśli zakładasz konto z linku polecającego albo wpisujesz kod polecający, zapisujemy, kto Cię polecił (konto polecającego), kod i datę przypisania. Kod z linku zapisujemy przed rejestracją w pamięci Twojej przeglądarki (klucz pf_ref, najwyżej 30 dni). W Profilu widzisz, kto Cię polecił, i możesz odłączyć polecenie, dopóki nie zostanie potwierdzone.
Co widzi osoba, która Cię poleciła: Twój adres e-mail w formie zamaskowanej (pierwsza litera; nazwę domeny pokazujemy tylko przy popularnych skrzynkach, np. gmail.com - adres firmowy widać jako j***@***.nl), datę przypisania oraz postęp w formie „spełnione / niespełnione": potwierdzony e-mail, firma z numerem KVK, opłacony abonament, czy są już 3 wystawione faktury (bez ich liczby i treści) i ile dni zostało do potwierdzenia. Nie widzi danych Twojej firmy, klientów, dokumentów, kwot ani szczegółów płatności.
Warunki programu sprawdzamy na danych, które i tak przetwarzamy w Usłudze (potwierdzenie e-maila, numer KVK porównywany z numerami na innych kontach, płatności za abonament, liczba wystawionych faktur). Przed przyznaniem nagrody administrator ProFaktury sprawdza polecenia polecającego, w tym dane płatnika i metodę płatności z Mollie (np. czy kilka poleconych firm płaci z tego samego konta) - wyłącznie w celu zapobiegania nadużyciom. Dane programu usuwamy razem z kontem polecającego; po usunięciu konta osoby poleconej zostaje u polecającego wyłącznie zamaskowany adres i status polecenia.
Jeśli sam włączysz powiadomienia (w Profilu albo na pulpicie), zapisujemy identyfikator Twojego urządzenia lub przeglądarki (token powiadomień) i rodzaj aplikacji. Powiadomienie dostarcza usługa producenta systemu: Firebase Cloud Messaging (Google) na Androidzie i w przeglądarce oraz Apple Push Notification service na iPhonie i iPadzie. Treść powiadomienia może zawierać numer faktury, nazwę klienta i kwotę (np. przypomnienie o fakturze po terminie). Powiadomienia wyłączysz w każdej chwili w programie albo w ustawieniach telefonu; token usuwamy razem z kontem.
Jeżeli Ty albo Twój księgowy połączycie administrację z programem Exact Online (koppeling), logowanie odbywa się bezpośrednio w Exact - nigdy nie poznajemy hasła do Exact. Zapisujemy zaszyfrowane tokeny dostępu, nazwę loginu Exact, numer i nazwę wybranej administracji oraz ustawienia księgowania. Na Twoje polecenie (automatycznie albo przyciskiem) przekazujemy do tej administracji dane faktury: nabywcę z adresem, numerem KVK i BTW, pozycje, kwoty, stawki BTW i plik PDF. Exact Online (Exact Group B.V., Holandia) przetwarza je dalej jako dostawca Twojego księgowego albo Twój - na podstawie umowy z Exact. Połączenie odłączysz jednym kliknięciem; tokeny usuwamy wtedy z naszej bazy (zgodę możesz też cofnąć w Exact Online).
Przy fakturze wewnątrzunijnej (ICP, 0%) możemy sprawdzić numer BTW nabywcy w systemie VIES Komisji Europejskiej, żeby potwierdzić, że stawka 0% ma podstawę. Przekazujemy wtedy wyłącznie numer BTW nabywcy i zapisujemy wynik sprawdzenia przy fakturze.
| Cel | Podstawa prawna (RODO) |
|---|---|
| Prowadzenie konta i świadczenie Usługi (wystawianie i przechowywanie dokumentów) | art. 6 ust. 1 lit. b - wykonanie umowy |
| Obsługa płatności i wystawianie faktur za abonament | art. 6 ust. 1 lit. b i c - umowa oraz obowiązek prawny |
| Przechowywanie naszej dokumentacji rozliczeniowej (faktury za Twój abonament) przez okres wymagany prawem podatkowym | art. 6 ust. 1 lit. c - obowiązek prawny |
| Bezpieczeństwo, zapobieganie nadużyciom, dziennik zdarzeń, kopie zapasowe | art. 6 ust. 1 lit. f - uzasadniony interes |
| Skanowanie paragonu lub opisu przejazdu przez model językowy (funkcje opcjonalne) | art. 6 ust. 1 lit. b - wykonanie umowy na Twoje żądanie |
| Obsługa zapytań kierowanych do nas mailem | art. 6 ust. 1 lit. f - uzasadniony interes |
| Połączenie z Twoim kontem Mollie i obsługa abonamentów Twoich klientów (funkcja, którą włączasz sam) | art. 6 ust. 1 lit. b - wykonanie umowy na Twoje żądanie; dane Twoich klientów - jako podmiot przetwarzający na Twoje polecenie |
| Powiadomienia push (pkt 2.9) i połączenie z Exact Online (pkt 2.10) - funkcje, które włączasz sam | art. 6 ust. 1 lit. b - wykonanie umowy na Twoje żądanie |
| Sprawdzenie numeru BTW nabywcy w VIES przy fakturze ICP (pkt 2.11) | art. 6 ust. 1 lit. f - uzasadniony interes (poprawność faktury 0%) |
| Program poleceń: przypisanie do polecającego, liczenie postępu, przyznanie nagrody (pkt 2.8) | art. 6 ust. 1 lit. b - wykonanie umowy (regulamin, par. 5b); sprawdzenie przed przyznaniem nagrody - art. 6 ust. 1 lit. f - uzasadniony interes (zapobieganie nadużyciom) |
Korzystamy z zaufanych dostawców, którzy przetwarzają dane wyłącznie na nasze polecenie i na podstawie umów powierzenia:
| Dostawca | Po co | Gdzie |
|---|---|---|
| TransIP B.V. | hosting serwera i przechowywanie danych | Holandia (UE) |
| Mollie B.V. | obsługa płatności za abonament ProFaktury; a gdy włączysz abonamenty klientów - płatności Twoich klientów na Twoim własnym koncie Mollie (pkt 2.6) | Holandia (UE) |
| Brevo (Sendinblue SAS) | wysyłka wiadomości: faktury do Twoich klientów, powiadomienia, przypomnienia | Francja (UE) |
| Geoapify GmbH | zamiana adresów na współrzędne i obliczanie tras w kilometrówce (tylko gdy korzystasz z tej funkcji) | Niemcy (UE) |
| OpenAI | odczyt paragonu ze zdjęcia oraz odczyt przejazdów z opisu - wyłącznie gdy sam uruchomisz tę funkcję | USA - patrz pkt 5 |
| Google Ireland Ltd. / Google LLC | logowanie przez konto Google (jeśli je wybierzesz); powiadomienia push na Androidzie i w przeglądarce (pkt 2.9); przechowywanie kopii zapasowych na Dysku Google - kopie szyfrujemy przed wysłaniem (AES-256) kluczem, którego Google nie posiada | UE / USA - patrz pkt 5 |
| Apple Distribution International Ltd. / Apple Inc. | logowanie przez Apple (jeśli je wybierzesz); powiadomienia push na iPhonie i iPadzie (pkt 2.9) | Irlandia / USA - patrz pkt 5 |
Odbiorcy na Twoje polecenie (dane trafiają do nich, bo sam tak postanawiasz): Exact Online (pkt 2.10), skrzynki programów księgowych, których adres podasz, Twój księgowy z dostępem do administracji (pkt 2.7), Twoi klienci, do których wysyłasz dokumenty, oraz system VIES Komisji Europejskiej (pkt 2.11).
Poza tym dane mogą zostać udostępnione wyłącznie wtedy, gdy wymaga tego prawo (np. na żądanie uprawnionego organu). Nie sprzedajemy danych i nie udostępniamy ich w celach marketingowych.
Standardowo Twoje dane pozostają w Unii Europejskiej (serwery w Holandii). Wyjątki:
Przekazanie do USA odbywa się na podstawie decyzji Komisji Europejskiej o odpowiednim stopniu ochrony (EU-US Data Privacy Framework) w przypadku dostawców nią objętych albo standardowych klauzul umownych (SCC). Jeśli nie chcesz, żeby Twoje dane w postaci jawnej opuszczały EOG, nie korzystaj z tych funkcji - logowanie e-mailem i hasłem oraz cała reszta programu (faktury, oferty, klienci, koszty wpisywane ręcznie, kilometrówka z adresów, eksporty) działają bez nich.
Masz prawo do: dostępu do danych, ich sprostowania, usunięcia, ograniczenia przetwarzania, sprzeciwu wobec przetwarzania oraz przenoszenia danych. W programie samodzielnie i w każdej chwili:
Możesz też napisać do nas na info@profaktura.nl. Odpowiadamy najpóźniej w ciągu miesiąca. Masz również prawo wniesienia skargi do holenderskiego organu nadzorczego - Autoriteit Persoonsgegevens (autoriteitpersoonsgegevens.nl).
W samej aplikacji (profaktura.nl/app) nie mierzymy niczego. Na stronie informacyjnej (profaktura.nl i podstrony) liczymy odwiedziny własnym narzędziem Umami, które działa na naszym serwerze w Holandii: bez plików cookie, bez identyfikatorów w przeglądarce i bez profilowania. Zapisujemy wyłącznie dane zbiorcze - adres odwiedzonej podstrony, stronę odsyłającą, kraj, region i miasto (przybliżone, z adresu IP, którego samego nie zapisujemy), rodzaj urządzenia, system i przeglądarkę. Nie tworzymy z tego profilu ani nie łączymy tego z Twoim kontem, a dane nie są przekazywane stronom trzecim. Ponieważ nie zapisujemy niczego w Twojej przeglądarce, zgoda nie jest wymagana, dlatego nie pokazujemy banera cookie.
Konkretnie: sesję logowania utrzymujemy w bezpiecznym pliku cookie (HttpOnly, Secure, SameSite), niedostępnym dla skryptów strony. W pamięci lokalnej przeglądarki zapisujemy drobne ustawienia: wybrany język, aktywną firmę (przy kilku administracjach), sposób sortowania list, kod polecający z linku (najwyżej 30 dni, pkt 2.8) oraz - w aplikacji zainstalowanej - dane potrzebne do jej działania offline. Zgoda na pliki niezbędne nie jest wymagana przepisami, dlatego nie pokazujemy banera cookie.
Jeżeli mimo to doszłoby do naruszenia ochrony danych, działamy zgodnie z art. 33-34 RODO: zgłaszamy je organowi nadzorczemu, a gdy naruszenie powoduje wysokie ryzyko - informujemy również Ciebie.
Usługa jest przeznaczona dla przedsiębiorców i osób prowadzących działalność gospodarczą. Nie jest kierowana do osób poniżej 16. roku życia i świadomie nie zbieramy ich danych.
Możemy aktualizować tę politykę (np. przy dodaniu nowej funkcji lub zmianie dostawcy). O istotnych zmianach poinformujemy w programie lub mailem co najmniej 14 dni przed ich wejściem w życie. Aktualna wersja zawsze znajduje się pod adresem profaktura.nl/prywatnosc.html.
Sprawy dotyczące danych osobowych: info@profaktura.nl
Look Arts Vision h/o ProFaktura.nl, Culemborg, Holandia, KVK 81661851.