Ogni chilometro di lavoro vale soldi, ma solo se puoi dimostrarlo. La Belastingdienst (il fisco olandese) vuole un registro tragitto per tragitto, non un totale a fine anno. Questa guida spiega le regole per l’auto privata e per l’auto aziendale, cosa deve contenere ogni tragitto e come tenere il registro chilometrico (rittenregistratie) senza scrivere mai niente a mano.
Il registro chilometrico (rittenregistratie) fa parte di Pro: 30 giorni gratis, poi 9,99 € + BTW al mese. Le fatture restano gratis per sempre.
Il registro chilometrico è una prova. Quando porti i chilometri in deduzione come costo, o quando sostieni di aver usato pochissimo un’auto aziendale per fini privati, l’ispettore non si fida del totale: vuole vedere come ci sei arrivato. Per questo il registro va tenuto tragitto per tragitto, con indirizzi e date, e deve essere completo: un registro con tre settimane mancanti non è un registro, è una stima.
Le situazioni in cui conta sono due, e funzionano in direzioni opposte:
Il quaderno nel vano portaoggetti raramente supera uno dei due esami. I tragitti che dimentichi sono proprio quelli di tre settimane fa, e ricostruirli dall’agenda non convince nessun ispettore.
Come imprenditore (uno zzp’er, cioè un libero professionista senza dipendenti, o il titolare di un’eenmanszaak, la ditta individuale) che usa l’auto privata per lavoro, nel 2026 deduci un importo fisso di 0,23 € per ogni chilometro di lavoro. Questo importo copre tutti i costi dell’auto: carburante, parcheggio, pedaggi, manutenzione. Non li deduci a parte: la tariffa al chilometro è tutto.
Non confonderla con il rimborso esente da imposte che un datore di lavoro può pagare a un dipendente, che nel 2026 è di 0,25 € al chilometro. È un’altra regola per un’altra situazione. Da titolare che usa la propria auto, la tua cifra è 0,23 €. Gli importi cambiano di anno in anno: verifica la tariffa attuale su belastingdienst.nl o chiedi al tuo commercialista prima della dichiarazione.
Marco fa l’elettricista a Rotterdam: qualche cliente a settimana e un salto dal grossista, in tutto 400 km di lavoro al mese. Sono 400 × 0,23 € = 92 € al mese, circa 1.104 € l’anno di costi deducibili. Senza registro quei chilometri non valgono niente, perché Marco non li può dimostrare. E valgono più dell’abbonamento al programma che li registra.
Se l’auto appartiene all’attività, la Belastingdienst presume un uso privato e aggiunge al tuo reddito imponibile la bijtelling, una percentuale del valore dell’auto. La via d’uscita è dimostrare di aver percorso meno di 500 km privati nell’anno solare, e l’unica prova accettata è una sluitende rittenregistratie: un registro che giustifica ogni chilometro del contachilometri, di lavoro e privato.
Ne derivano due cose. Primo: con un’auto aziendale registri anche i tragitti privati, non solo quelli di lavoro, perché il registro deve tornare con il contachilometri. Secondo: il registro va tenuto man mano. Uno ricostruito a gennaio per l’anno precedente non regge. È la situazione in cui un registratore automatico si ripaga più chiaramente: è acceso a ogni tragitto, quindi non c’è niente da ricostruire.
In entrambe le situazioni la registrazione di un tragitto è la stessa:
ProFaktura compila tutto da sola: gli indirizzi arrivano dalla mappa, i chilometri dal percorso che hai davvero fatto e il veicolo dalla tua impostazione predefinita. Tu decidi solo lavoro o privato.
La registrazione funziona in background nell’app per iPhone e Android. Schermo spento, app chiusa, telefono in tasca o nel supporto: il tragitto continua a registrarsi finché non premi Stop. Provato su entrambe le piattaforme: mezz’ora di guida con il telefono bloccato ha dato un percorso completo, senza un solo buco. Nella versione browser lo schermo deve restare acceso, quindi in strada usa l’app.
Una sosta da un cliente chiude un tragitto e ne apre un altro. Il registratore capisce che stai guidando solo dalla velocità, quindi attraversare a piedi un parcheggio o un segnale GPS che vaga durante la pausa caffè non diventa un tragitto. Preferisce dividere una volta di troppo piuttosto che incollare due tragitti: unire due parti richiede un solo tocco.
Dopo Stop vedi le parti della giornata con indirizzi e chilometri. Per ognuna scegli lavoro o privato, correggi un indirizzo, sistemi i chilometri, aggiungi una nota o scarti una parte. Il percorso è sulla mappa, così vedi la deviazione che hai fatto e perché.
Per mese, trimestre o anno scarichi il registro in PDF (una tabella pulita) o in CSV (si apre in Excel). Se il tuo commercialista lavora con Exact o e-Boekhouden, ProFaktura invia i documenti direttamente nella sua casella. E se preferisci non inviare nulla, lo inviti nella tua amministrazione via e-mail: ottiene l’accesso in sola lettura, o di più se lo scegli tu, e scarica il registro da solo.
Il confine tra lavoro e privato è il punto in cui sbagliano quasi tutti i registri. Il tragitto casa-lavoro verso una sede fissa, la spesa al ritorno da un cliente, i figli a scuola prima di una riunione: ognuno richiede una decisione, e la decisione va presa quando ricordi ancora il tragitto. Per questo conviene classificare i tragitti in giornata: l’app ti mostra le parti del giorno, tocchi lavoro o privato, fatto. I tragitti privati restano nel riepilogo, perché la Belastingdienst vuole il quadro completo, ma non contano come costo.
Se un tragitto mescola le due cose, per esempio cliente, poi supermercato, poi casa, di solito il registratore l’ha già diviso alla sosta al supermercato e classifichi le due metà separatamente. Se non l’ha fatto, correggi i chilometri e aggiungi a mano il tratto mancante.
Hai dimenticato di premere Start? Aggiungi il tragitto a mano: scrivi i due indirizzi e il programma calcola i chilometri dalla mappa. Hai acceso il GPS a metà strada? Aggiungi una parte manuale per l’inizio e uniscila a quella registrata. Il registro resta completo in ogni caso.
I chilometri sono uno dei costi che deduci; gli altri (attrezzi, software, un portatile, il telefono) sono nella guida sulle spese deducibili in Olanda. Tutti confluiscono nello stesso quadro trimestrale, e il piano Pro di ProFaktura li tiene uno accanto all’altro: registro chilometrico, spese con scanner di scontrini, ore e dashboard BTW per la dichiarazione IVA (btw-aangifte). Se devi dimostrare anche le ore per l’urencriterium, la stessa app tiene anche quel registro.
Sì, nell’app ProFaktura per iPhone e Android. La registrazione gira in background: il telefono può restare bloccato in tasca e l’app può essere chiusa. Il tragitto finisce solo quando premi Stop. Nel browser lo schermo deve restare acceso, quindi in strada usa l’app.
Per un imprenditore che usa l’auto privata l’importo nel 2026 è di 0,23 € per chilometro di lavoro, e copre tutti i costi dell’auto: carburante, parcheggio, pedaggi, manutenzione. ProFaktura usa 0,23 € come valore predefinito; puoi cambiare la tariffa nelle impostazioni del veicolo. Verifica la cifra attuale su belastingdienst.nl.
Per ogni tragitto: la data, l’indirizzo di partenza e di arrivo, i chilometri, se il tragitto era di lavoro o privato e quale veicolo hai usato. Se hai fatto una deviazione, nel registro va anche il percorso effettivo. ProFaktura compila questi campi da sola a partire dal percorso registrato.
Con un’auto aziendale sì: il limite dei 500 km regge solo se il registro è completo, quindi con i tragitti privati. Con l’auto privata li segni come privati: restano nel riepilogo ma non contano come costo.
Sì. Prima di salvare puoi sistemare chilometri e indirizzi, unire due parti, eliminarne una o aggiungere un tragitto a mano. Dopo il salvataggio i tragitti si possono ancora modificare nella scheda Registro km, con il percorso sulla mappa.
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