Factuur maken als zzp'er: zo voldoe je aan de factuureisen

Een factuur is meer dan een bedrag met je rekeningnummer eronder. De Belastingdienst stelt vaste eisen, je klant wil weten waarvoor hij betaalt en jij wilt je geld op tijd. Hieronder lees je wat er verplicht op moet, hoe je nummert, wanneer je verstuurt en welke fouten je beter overslaat.

Wat er verplicht op een factuur staat (factuureisen)

De factuureisen zijn de gegevens die de Belastingdienst op elke factuur wil zien. Ze zijn niet ingewikkeld, maar ze zijn wel allemaal verplicht. Vergeet je er één, dan is de factuur formeel niet in orde en kan je klant de btw erop niet zonder meer aftrekken. Dit moet erop:

• je eigen bedrijfsnaam en adres - de naam waarmee je bij de KVK (Kamer van Koophandel) staat ingeschreven;
• de naam en het adres van je klant;
• je KVK-nummer en je btw-id;
• een uniek, opeenvolgend factuurnummer - meer daarover hieronder;
• de factuurdatum;
• de datum waarop je hebt geleverd of de dienst hebt verricht, of de periode waarin je werkte;
• een omschrijving van wat je hebt geleverd en de hoeveelheid of het aantal uren;
• het bedrag exclusief btw;
• het btw-tarief en het btw-bedrag - gebruik je meerdere tarieven, dan per tarief apart;
• het totaalbedrag inclusief btw.

Twee uitzonderingen die je moet kennen. Werk je met btw verlegd (de btw wordt verlegd naar je klant), dan zet je ook het btw-id van je klant op de factuur en de tekst „btw verlegd", zonder btw-bedrag. Val je onder de KOR (kleineondernemersregeling), dan staat er geen btw-tarief en geen btw-bedrag op. Lees meer in de gidsen over btw verlegd en de kleineondernemersregeling.

Voor bedragen tot € 100 mag een vereenvoudigde factuur met minder gegevens. In de praktijk vraagt bijna elke zakelijke klant toch de volledige versie. Maak er dus gewoon een gewoonte van om altijd alles te vermelden.

Factuurnummering: doorlopend en zonder gaten

Elke factuur krijgt een uniek nummer en de nummers volgen elkaar op. Welk formaat je kiest, mag je zelf weten: 2026-0001, 2026-0002 of gewoon 1, 2, 3. Waar het om gaat is dat de reeks doorloopt zonder gaten en dat je een nummer nooit twee keer gebruikt.

Waarom is de Belastingdienst hier zo streng op? Een gat in de nummering ziet eruit als een factuur die is verdwenen, en dus als omzet die niet is aangegeven. Bij een controle moet je dan uitleggen waar nummer 2026-0017 is gebleven. Die uitleg wil je niet hoeven geven.

Daarom geldt ook: een uitgereikte factuur verwijder je nooit en pas je nooit achteraf aan. Klopt er iets niet, dan maak je een creditnota: een factuur met een negatief bedrag, een eigen volgend nummer uit dezelfde reeks en een verwijzing naar het nummer van de foute factuur. Daarna stuur je een nieuwe, juiste factuur. Zo blijft de reeks compleet en is elke stap terug te vinden.

In ProFaktura hoef je hier niet over na te denken: het programma geeft elk nummer zelf uit, laat je geen nummer overslaan of dubbel gebruiken en bevriest een verstuurde factuur. Corrigeren gaat alleen via een creditnota, precies zoals het hoort.

Wanneer verstuur je de factuur en wanneer moet er betaald zijn?

Versturen: uiterlijk de 15e van de maand erna

Je moet de factuur uiterlijk op de 15e dag van de maand na de levering versturen. Heb je in september gewerkt, dan gaat de factuur dus uiterlijk 15 oktober de deur uit. Het kan natuurlijk eerder, en dat is ook verstandig: hoe sneller de factuur bij je klant ligt, hoe sneller het geld op je rekening staat.

Betalen: standaard 30 dagen

De standaardbetaaltermijn is 30 dagen na de factuurdatum. Bij zakelijke klanten mag de termijn maximaal 60 dagen zijn, tenzij je samen iets anders afspreekt. Zet de termijn altijd op de factuur, met de datum waarop het bedrag binnen moet zijn. Zo weet je klant precies waar hij aan toe is en heb jij houvast als je moet herinneren.

Btw op je factuur: 21%, 9%, 0%, verlegd of zonder

Het btw-tarief hangt af van wat je levert en aan wie. Voor de meeste zzp'ers is het simpel: 21% is het standaardtarief. Het lage tarief van 9% geldt onder meer voor eten en drinken, boeken, de kapper en fietsreparaties. 0% gebruik je bij export buiten de EU en bij leveringen van goederen aan ondernemers in andere EU-landen.

Daarnaast zijn er situaties waarin je helemaal geen btw op de factuur zet:

• btw verlegd in de bouw, de schoonmaak en de scheepsbouw - werk je als onderaannemer of leen je personeel uit, dan verleg je de btw naar je opdrachtgever;
• diensten aan een ondernemer in een ander EU-land - „btw verlegd", het btw-id van je klant erbij en de levering opnemen in je ICP-opgave (de opgave van je leveringen binnen de EU);
• de KOR - geen btw-tarief en geen btw-bedrag op de factuur.

Klanten buiten de EU? Dan reken je meestal geen Nederlandse btw, maar de regels verschillen per soort dienst. Leg dat geval even voor aan je boekhouder voordat je de eerste factuur stuurt. Hoe je de btw daarna aangeeft, lees je in btw-aangifte stap voor stap.

Zeven fouten die zzp'ers vaak maken

• KVK-nummer of btw-id vergeten. De meest voorkomende fout, en meteen een reden voor je klant om de factuur terug te sturen.
• Alleen een factuurdatum, geen leverdatum. De Belastingdienst wil weten wanneer je het werk hebt gedaan, niet alleen wanneer je de factuur hebt gemaakt.
• Een gat in de nummering. Een concept weggegooid, een factuur verwijderd na een typefout - en de reeks klopt niet meer.
• Btw niet gesplitst per tarief. Lever je iets tegen 21% en iets tegen 9%, dan staat het btw-bedrag voor elk tarief apart.
• 21% rekenen aan een bedrijf in Duitsland. Voor diensten aan een EU-ondernemer verleg je de btw; je klant betaalt anders btw die hij niet terugkrijgt.
• Te laat versturen. Na de 15e van de volgende maand ben je formeel te laat, en je geld komt ook later.
• Geen betaaltermijn. Zonder datum op de factuur begint de discussie pas wanneer je gaat herinneren.

Zo bewaakt ProFaktura de factuureisen

ProFaktura is gemaakt voor zzp'ers en kleine bedrijven in Nederland. Het programma kent de factuureisen en laat je geen factuur versturen waar iets aan ontbreekt:

• alle verplichte velden staan klaar in het factuurformulier: KVK-nummer, btw-id, factuur- en leverdatum, omschrijving, bedragen en btw per tarief;
• de nummering loopt automatisch door, zonder gaten en zonder dubbele nummers;
• btw verlegd, KOR en leveringen binnen de EU zet je met één keuze op de factuur, met de juiste tekst en het btw-id van je klant;
• creditnota's krijgen een eigen nummer uit dezelfde reeks en verwijzen naar de gecorrigeerde factuur;
• vijf talen: je maakt de factuur in het Nederlands, Engels, Pools, Oekraïens of Frans - handig als je klant in het buitenland zit;
• versturen per e-mail rechtstreeks vanuit het programma.

Dit alles is gratis, voor altijd en zonder limiet op het aantal facturen. Wil je meer, dan is er Pro: een klantenbestand, je logo op de factuur, offertes die je met één klik omzet in een factuur, kosten met een bonnetjesscanner, herhaalfacturen, een btw-dashboard per kwartaal en export als PDF, CSV of ZIP. Pro probeer je 30 dagen gratis, daarna kost het € 9,99 exclusief btw per maand (€ 12,09 inclusief) en je zegt op met één klik.

ProFaktura werkt in de browser en als app op iPhone en Android. Je gegevens staan op servers in Nederland, en in de app zitten geen advertenties en geen trackers.

Veelgestelde vragen

Maak vandaag je eerste factuur

Gratis account maken

Lees ook: btw-aangifte stap voor stap · creditnota maken · btw verlegd op de factuur