Als ondernemer heb je twee btw-nummers: het btw-id (btw-identificatienummer, NL + 9 cijfers + B + 2 cijfers) en het omzetbelastingnummer (je BSN + B + 2 cijfers). Het btw-id zet je op je facturen, je website en in je e-mails; het omzetbelastingnummer gebruik je alleen voor contact met de Belastingdienst, omdat het je BSN bevat. Het btw-id van een zakelijke klant in de EU controleer je in VIES. Hieronder lees je waar welk nummer hoort en welke fouten veel voorkomen.
In ProFaktura vul je je btw-id één keer in en staat het op elke factuur. Facturen zijn gratis, zonder limiet.
Wie "btw-nummer" zegt, bedoelt meestal één van twee nummers. Ze lijken op elkaar, maar je gebruikt ze voor iets heel anders:
Kort gezegd: naar buiten het btw-id, naar de Belastingdienst het omzetbelastingnummer.
Een Nederlands btw-id heeft altijd dezelfde vorm: NL + 9 cijfers + de letter B + 2 cijfers. Bijvoorbeeld:
Btw-id: NL123456789B01
Omzetbelastingnummer: je BSN + B + 2 cijfers, zonder "NL" ervoor. Omdat daar je BSN in zit, deel je dit nummer met niemand anders dan de Belastingdienst.
Een snelle check: begint het nummer met NL, dan is het je btw-id. Zie je geen landcode en herken je je BSN, dan heb je het omzetbelastingnummer in handen.
Je vraagt ze niet zelf aan. Bij je inschrijving bij de KVK worden je gegevens doorgegeven aan de Belastingdienst. Die beslist of je voor de btw als ondernemer geldt. Is dat zo, dan krijg je meestal binnen 10 werkdagen na je KVK-inschrijving een brief met je omzetbelastingnummer en je btw-id. Geen brief na 10 werkdagen? Bel de BelastingTelefoon. Hoe de inschrijving zelf werkt, lees je in zzp starten en inschrijven bij de KVK.
Ben je je brief kwijt, dan vind je beide nummers terug in Mijn Belastingdienst Zakelijk, waar je inlogt met DigiD of eHerkenning.
Werk je onder de kleineondernemersregeling, dan reken je geen btw, maar de overige factuureisen blijven gelden. Ook dan horen je KVK-nummer en btw-id op de factuur.
Factureer je aan een bedrijf in een ander EU-land, dan heb je zijn btw-id nodig. Bij een dienst voor een ondernemer in een ander EU-land zet je op de factuur "btw verlegd" en het btw-id van de klant, en de levering komt in je ICP-opgave. Bij een levering van goederen aan een bedrijf in de EU reken je 0% met ICP. Klopt het btw-id van de klant niet, dan klopt de basis van je factuur ook niet.
Daarom controleer je het nummer in VIES, het Europese systeem waarin btw-id's van alle EU-landen staan:
Hoe je zo'n factuur opstelt, lees je in btw verlegd op de factuur. Werk je met Pro in ProFaktura, dan controleert het programma het btw-id van een EU-klant in VIES bij een intracommunautaire factuur.
Fout 1: het omzetbelastingnummer op de factuur
De meest voorkomende fout. Het nummer begint niet met NL en bevat je BSN. Een buitenlandse klant die het in VIES controleert, krijgt "ongeldig" te zien - en jij hebt je BSN gedeeld met iedereen die de factuur ziet. Gebruik op facturen altijd het btw-id.
Btw-nummers spelen ook de andere kant op. De btw die je betaalt over je zakelijke kosten trek je af in je btw-aangifte. Daarvoor moet de factuur van je leverancier aan de factuureisen voldoen - en daar hoort het btw-id van de leverancier bij, naast zijn KVK-nummer, een factuurnummer, de datum en de btw per tarief.
Kijk daarom bij elke inkoopfactuur even of het btw-id erop staat en of de btw goed is uitgesplitst. Ontbreekt er iets, vraag dan om een nieuwe factuur voordat je de btw aftrekt. Bewaar inkoopfacturen en bonnetjes 7 jaar. Meer over aftrekbare kosten lees je in zakelijke kosten aftrekken.
In ProFaktura vul je je KVK-nummer en btw-id één keer in bij je bedrijfsgegevens. Vanaf dan staan ze op elke factuur, creditnota en offerte, op de juiste plek. Bij een klant vul je diens btw-id in, en bij btw verlegd of een levering binnen de EU zet het programma de juiste vermelding op de factuur. Daarnaast houdt ProFaktura je nummering doorlopend en zonder gaten en maak je documenten in het Nederlands, Engels, Pools, Oekraïens of Frans. Bij elke factuur kun je ook een e-factuur (UBL) downloaden. Facturen en creditnota's zijn gratis, zonder limiet.
Met Pro (30 dagen gratis, daarna € 9,99 exclusief btw per maand) krijg je onder meer een klantenbestand, de VIES-controle bij facturen aan EU-klanten, terugkerende facturen en een btw-dashboard per kwartaal. Je zegt op met één klik.
Met "btw-nummer" bedoelen mensen het btw-id of het omzetbelastingnummer. Het btw-id (NL + 9 cijfers + B + 2 cijfers) gebruik je voor klanten en leveranciers. Het omzetbelastingnummer (BSN + B + 2 cijfers) gebruik je alleen voor de Belastingdienst.
Het btw-id, dus het nummer dat begint met NL, bijvoorbeeld NL123456789B01. Het omzetbelastingnummer hoort niet op een factuur, omdat het je BSN bevat.
In de brief die de Belastingdienst je meestal binnen 10 werkdagen na je KVK-inschrijving stuurt. Je vindt het ook in Mijn Belastingdienst Zakelijk, waar je inlogt met DigiD of eHerkenning.
In VIES, het Europese systeem voor btw-id's. Je kiest het land, vult het nummer in en ziet of het geldig is. Doe dit vooral bij klanten in andere EU-landen, omdat je dan btw verlegt of 0% rekent.
Vaak omdat het omzetbelastingnummer is ingevuld in plaats van het btw-id. Controleer of het nummer met NL begint en de vorm NL + 9 cijfers + B + 2 cijfers heeft. Klopt het dan nog niet, neem contact op met de Belastingdienst.
Onder de KOR reken je geen btw, maar de overige factuureisen blijven gelden. Op je factuur staan dan nog steeds je KVK-nummer en btw-id, alleen zonder btw-tarief en btw-bedrag.
Lees ook: factuur voorbeeld · btw verlegd · zzp starten bij de KVK · factuur maken als zzp'er