Een goede factuur bevat je gegevens en die van je klant, je KVK-nummer en btw-id, een opeenvolgend factuurnummer, de factuur- en leverdatum, een omschrijving met hoeveelheid, het bedrag zonder btw, de btw per tarief en het totaal. Bij btw verlegd zet je "btw verlegd" en het btw-id van je klant op de factuur, zonder btw-bedrag; onder de KOR maak je een factuur zonder btw. Hieronder zie je drie uitgewerkte voorbeelden en wat elk veld betekent.
Wil je deze voorbeelden niet zelf nabouwen? In ProFaktura maak je elk type factuur gratis, zonder limiet.
Of maak eerst één factuur zonder account met de gratis factuurgenerator - pdf in een minuut.
De Belastingdienst stelt vaste factuureisen. Elk voorbeeld hieronder bevat deze velden:
Een betaaltermijn en je IBAN zijn geen wettelijke factuureis, maar zonder die gegevens word je zelden op tijd betaald. Alle namen en nummers in de voorbeelden zijn verzonnen.
Het meest voorkomende geval: je levert een dienst aan een bedrijf in Nederland en rekent het standaardtarief van 21%.
| Van | Studio Voorbeeld, Dorpsstraat 1, 1234 AB Utrecht |
| KVK / btw-id | KVK 12345678 · NL123456789B01 |
| Aan | Bakkerij Het Hoekje B.V., Marktplein 5, 4321 CD Amersfoort |
| Factuurnummer | 2026-0042 |
| Factuurdatum | 3 november 2026 |
| Leverdatum | 27 oktober 2026 |
| Omschrijving | Ontwerp nieuwe huisstijl: 12 uur à € 75,00 |
| Bedrag excl. btw | € 900,00 |
| Btw 21% | € 189,00 |
| Totaal | € 1.089,00 |
| Betaling | Binnen 30 dagen op NL00 BANK 0123 4567 89 o.v.v. 2026-0042 |
Let op het verschil tussen factuurdatum en leverdatum: beide moeten erop. De factuur is verstuurd vóór de 15e van de maand na de levering, en de omzet komt in het btw-tijdvak van de factuurdatum.
Lever je ook iets tegen 9%, dan zet je beide tarieven apart op de factuur: per tarief het bedrag zonder btw en het btw-bedrag. Alles op één hoop met "btw 21%" is fout.
Bij btw verlegd draagt niet jij, maar je klant de btw af. Dat geldt onder meer bij onderaanneming in de bouw en bij diensten aan een ondernemer in een ander EU-land. Op de factuur staat dan geen btw-bedrag, maar wel de vermelding "btw verlegd" en het btw-id van je klant.
| Van | Klusbedrijf Voorbeeld, Havenweg 8, 3511 AA Utrecht |
| KVK / btw-id | KVK 87654321 · NL123456789B01 |
| Aan | Bouwbedrijf Noorderlicht B.V., Industrieweg 20, 9700 AB Groningen |
| Btw-id klant | NL987654321B01 |
| Factuurnummer | 2026-0043 |
| Factuurdatum | 3 november 2026 |
| Leverdatum | periode 1 t/m 31 oktober 2026 |
| Omschrijving | Tegelwerk als onderaannemer, project Industrieweg: 40 uur à € 50,00 |
| Bedrag excl. btw | € 2.000,00 |
| Btw | btw verlegd |
| Totaal | € 2.000,00 |
Geen btw-tarief met bedrag, wel "btw verlegd" en het btw-id van de klant. Voor een dienst aan een bedrijf in een ander EU-land werkt het net zo, met het buitenlandse btw-id van de klant (controleer het in VIES) en de levering in je ICP-opgave. Lever je goederen aan een bedrijf in de EU, dan reken je 0% en meld je de levering ook in de ICP-opgave.
Gebruik je de kleineondernemersregeling (omzet tot € 20.000 per jaar), dan maak je een factuur zonder btw: geen btw-tarief en geen btw-bedrag. Een korte vermelding dat je onder de KOR valt, voorkomt vragen van je klant.
| Van | Kapsalon Voorbeeld, Kerkstraat 3, 4101 AB Culemborg |
| KVK / btw-id | KVK 11223344 · NL123456789B01 |
| Aan | Stichting Buurthuis De Linde, Lindelaan 2, 4101 CD Culemborg |
| Factuurnummer | 2026-0017 |
| Factuurdatum | 3 november 2026 |
| Leverdatum | 30 oktober 2026 |
| Omschrijving | Knippen en föhnen tijdens buurtdag: 10 behandelingen à € 25,00 |
| Totaal | € 250,00 |
| Vermelding | Vrijgesteld van btw op grond van de kleineondernemersregeling (KOR) |
Alle andere factuureisen blijven gelden: je gegevens, KVK-nummer en btw-id, het opeenvolgende nummer, factuur- en leverdatum en de omschrijving met hoeveelheid.
Een factuur zonder btw-bedrag is niet automatisch fout, maar het mag alleen in bepaalde gevallen:
Voor klanten buiten de EU geldt meestal geen Nederlandse btw, maar de regels hangen af van de dienst. Vraag in dat geval je boekhouder wat er op de factuur moet. Een vereenvoudigde factuur mag tot € 100; voor bedragen daarboven gelden alle factuureisen.
Het sjabloon zelf is het probleem niet - het handwerk wel
Een gratis factuur voorbeeld in Word of Excel lijkt handig. Maar bij elke nieuwe factuur kopieer je de vorige en pas je het nummer, de datum en de bedragen met de hand aan. Daar ontstaan de fouten: twee facturen met hetzelfde nummer, een overgeslagen nummer, een btw-formule die nog naar de oude regel verwijst, of de leverdatum van vorige maand. Bij een controle moet je nummering doorlopend en volledig zijn, en je bewaart je facturen 7 jaar.
Een factuurprogramma houdt de nummering zelf bij, rekent de btw per tarief uit en laat geen factuur uit zonder verplichte velden. Hoe je dat stap voor stap aanpakt, lees je in factuur maken als zzp'er.
In ProFaktura vul je je bedrijfsgegevens één keer in. Daarna kies je per factuur de klant en het btw-type - 21%, 9%, btw verlegd, KOR of een levering binnen de EU - en het programma zet de juiste velden en vermeldingen op de factuur. De nummering loopt automatisch door zonder gaten. Je maakt de factuur in het Nederlands, Engels, Pools, Oekraïens of Frans, verstuurt hem per e-mail en kunt bij elke factuur een e-factuur (UBL) downloaden. Facturen en creditnota's zijn gratis, zonder limiet.
Met Pro (30 dagen gratis, daarna € 9,99 exclusief btw per maand) zet je je logo op de factuur, bewaar je klanten in een klantenbestand, maak je terugkerende facturen en controleert het programma bij een intracommunautaire factuur het btw-id van je EU-klant in VIES. ProFaktura werkt in de browser en als app op iPhone en Android.
Je naam en adres en die van je klant, je KVK-nummer en btw-id, een uniek opeenvolgend factuurnummer, de factuurdatum, de datum van levering, een omschrijving met hoeveelheid, het bedrag zonder btw, het btw-tarief en btw-bedrag per tarief en het totaal.
Als een gewone factuur, maar zonder btw-bedrag. In plaats daarvan staat er "btw verlegd" en het btw-id van je klant. Het totaal is dan gelijk aan het bedrag zonder btw.
Dat mag alleen in bepaalde gevallen: onder de KOR (geen btw-tarief en geen btw-bedrag), bij btw verlegd (met "btw verlegd" en het btw-id van de klant) of bij 0%, zoals bij export of een levering van goederen aan een bedrijf in de EU.
Alle gewone factuureisen, maar geen btw-tarief en geen btw-bedrag. Een korte vermelding dat je onder de kleineondernemersregeling valt, maakt het voor je klant duidelijk.
Dat mag, zolang de factuur aan alle factuureisen voldoet. Het risico zit in het handwerk: dubbele of overgeslagen factuurnummers en fouten in de btw-berekening. Een factuurprogramma houdt de nummering en de btw zelf bij.
Een factuur met minder verplichte gegevens, toegestaan tot € 100. Voor bedragen daarboven gelden alle factuureisen.
Lees ook: factuur maken als zzp'er · btw verlegd · kleineondernemersregeling · periodieke factuur