Lever je meerdere keren aan dezelfde klant, dan mag je één periodieke factuur (verzamelfactuur) sturen over een periode van maximaal één kalendermaand. Bij een doorlopende dienst, zoals een abonnement of onderhoudscontract, vermeld je op de factuur de periode waarin je de dienst leverde. Je verstuurt de factuur uiterlijk de 15e van de maand erna, en elke periodieke of terugkerende factuur is een gewone factuur met een eigen volgnummer. Hieronder lees je hoe je dat goed regelt.
Facturen maak je in ProFaktura gratis, zonder limiet. Terugkerende facturen die zelf elke maand klaarstaan, zitten in Pro.
"Periodieke factuur" wordt voor twee verschillende dingen gebruikt. Het helpt om ze uit elkaar te houden:
Voor beide geldt hetzelfde uitgangspunt: het blijft een gewone factuur. Alle factuureisen gelden, met één extra aandachtspunt - de periode moet duidelijk op de factuur staan.
Lever je meer afzonderlijke goederen of diensten aan dezelfde klant, dan mag je één factuur sturen voor al die leveringen samen. De voorwaarde: de periode die de factuur beslaat, is niet langer dan een kalendermaand. Je kunt dus één factuur maken voor alles wat je in maart leverde, maar niet één factuur voor het hele eerste kwartaal.
Op de verzamelfactuur zet je per levering of per groep leveringen een omschrijving, de hoeveelheid en het bedrag, zodat je klant kan nagaan waarvoor hij betaalt. De datum van levering geef je aan als de periode, bijvoorbeeld "1 t/m 31 maart 2026".
Voorbeeld: verzamelfactuur voor een vaste opdrachtgever
Je doet als klusser in maart vier klussen voor dezelfde vastgoedbeheerder: 3, 10, 17 en 24 maart, telkens 5 uur à € 50.
Factuurdatum uiterlijk 15 april, één factuurnummer uit je doorlopende reeks. De omzet hoort bij het btw-tijdvak van de factuurdatum.
Bij een doorlopende dienst - een abonnement, een onderhoudscontract, maandelijkse hosting, een vaste opdracht van zoveel uur per maand - lever je niet op één datum, maar over een periode. Daarom vermeld je op de factuur de periode waarin je de dienst leverde, bijvoorbeeld "abonnement april 2026" of "onderhoud 1 april t/m 30 april 2026".
De rest van de factuur verandert per maand weinig: dezelfde klant, dezelfde omschrijving, hetzelfde bedrag. Juist daardoor is het verleidelijk om de vorige factuur te kopiëren en alleen de datum aan te passen. Daar gaat het vaak mis, zoals je hieronder ziet.
Een periodieke factuur voldoet aan alle gewone factuureisen:
Valt een klant onder btw verlegd, of werk je zelf onder de KOR, dan gelden die regels ook voor de periodieke factuur: bij verlegd "btw verlegd" en het btw-id van de klant zonder btw-bedrag, onder de KOR geen btw-tarief en geen btw-bedrag. Een uitgewerkt voorbeeld van elk type zie je in factuur voorbeeld.
Je verstuurt de factuur uiterlijk de 15e van de maand na de levering of dienst. Voor een verzamelfactuur over maart is dat dus uiterlijk 15 april.
Het moment telt ook voor je btw. In welk btw-tijdvak de omzet hoort, wordt in de regel bepaald door de factuurdatum. Stuur je een factuur te laat, dan hoort de omzet bij het tijdvak waarin de factuur uiterlijk had moeten worden verstuurd. Een verzamelfactuur over maart met factuurdatum 15 april valt dus in het tweede kwartaal en komt in de btw-aangifte over april tot en met juni. De standaard betaaltermijn is 30 dagen.
Een terugkerende factuur is geen kopie van de vorige, maar een nieuwe factuur. Elke factuur krijgt een eigen volgnummer uit je doorlopende reeks, zonder gaten en zonder dubbele nummers. Je hoeft geen aparte reeks voor abonnementen te maken; één doorlopende reeks voor al je facturen is het eenvoudigst.
Waar het in Word of Excel misgaat
Klopt een verstuurde factuur niet, verwijder of wijzig hem dan niet, maar maak een creditnota en daarna een nieuwe factuur.
In ProFaktura maak je elke factuur gratis, zonder limiet. De nummering loopt automatisch door zonder gaten, en alle factuureisen staan klaar in het formulier - ook btw verlegd, de KOR en leveringen binnen de EU. Een verzamelfactuur maak je door per levering een regel in te vullen en de periode in de omschrijving te zetten.
Met Pro zet je een factuur op terugkerend: het programma maakt hem dan automatisch elke maand opnieuw aan, met een nieuw nummer uit je reeks - zonder kopiëren en zonder kans op dubbele nummers. Pro heeft daarnaast een klantenbestand, offertes, kosten met een bonnetjesscanner, urenregistratie, rittenregistratie en een btw-dashboard per kwartaal. Je probeert het 30 dagen gratis, daarna kost het € 9,99 exclusief btw per maand (€ 12,09 inclusief), opzeggen met één klik. ProFaktura werkt in de browser en als app op iPhone en Android.
Ja. Lever je meer afzonderlijke goederen of diensten aan dezelfde klant, dan mag je één verzamelfactuur sturen, zolang de periode niet langer is dan een kalendermaand. Vermeld de periode en per levering de omschrijving, hoeveelheid en het bedrag.
Nee. Een verzamelfactuur beslaat maximaal één kalendermaand. Lever je een kwartaal lang aan dezelfde klant, dan stuur je per maand een factuur.
De factuurdatum en daarnaast de periode waarin je de dienst leverde, bijvoorbeeld "april 2026" of "1 t/m 30 april 2026". Bij een doorlopende dienst vervangt de periode de leverdatum.
Uiterlijk de 15e van de maand na de levering of dienst. Een verzamelfactuur over maart stuur je dus uiterlijk op 15 april. Het btw-tijdvak wordt in de regel bepaald door de factuurdatum.
Ja. Elke terugkerende factuur is een nieuwe factuur met een eigen volgnummer uit je doorlopende reeks, zonder gaten en zonder dubbele nummers. Kopieer je een oude factuur, controleer dan altijd het nummer.
Ja, met Pro. Je zet een factuur op terugkerend en het programma maakt hem elke maand opnieuw aan met een nieuw nummer uit je reeks. Pro probeer je 30 dagen gratis.
Lees ook: factuur voorbeeld · factuur maken als zzp'er · creditnota maken · btw-aangifte stap voor stap