Elk kwartaal stelt de Belastingdienst je dezelfde drie vragen: hoeveel btw heb je aan je klanten berekend, hoeveel btw heb je zelf betaald over je kosten, en wat is het verschil? Wie zijn facturen en bonnetjes op orde heeft, is er in een kwartier klaar mee. Hieronder de stappen, de deadlines en een rekenvoorbeeld.
Het btw-dashboard zit in Pro - 30 dagen gratis, daarna € 9,99 excl. btw per maand. Facturen maken blijft altijd gratis.
De meeste zzp'ers doen elk kwartaal btw-aangifte. De deadline is steeds de laatste dag van de maand na het kwartaal, en die datum geldt voor de aangifte én voor de betaling:
Je doet de aangifte online via Mijn Belastingdienst Zakelijk. Val je onder de KOR (kleineondernemersregeling, omzet tot € 20.000 per jaar), dan doe je helemaal geen btw-aangifte; lees daarover meer in de gids over de kleineondernemersregeling.
Begin met alles wat je in het kwartaal hebt gefactureerd. Je hebt per factuur het bedrag exclusief btw nodig en het btw-bedrag, gesplitst per tarief:
Heb je in het kwartaal een creditnota gemaakt, dan telt die negatief mee. Facturen die je al eerder in een ander kwartaal hebt aangegeven, laat je met rust; een fout daarin herstel je met een suppletie (zie verderop). Hoe een factuur eruit moet zien, staat in factuur maken als zzp'er.
Over zakelijke kosten heb je zelf btw betaald. Die btw heet voorbelasting en die trek je af van de btw die je aan klanten hebt berekend. Denk aan software, een laptop, materialen, de boekhouder, telefoonkosten of gereedschap. Voorwaarden: de kosten dienen je bedrijf, en je hebt een factuur of bon die dat aantoont.
Drie dingen om in de gaten te houden:
Welke kosten je precies mag opvoeren, lees je in zakelijke kosten aftrekken als zzp'er.
Het aangifteformulier bestaat uit genummerde rubrieken. Voor de meeste zzp'ers zijn er drie die ertoe doen; de rest laat je leeg of vul je alleen in als de situatie op jou van toepassing is.
Hier komt je omzet tegen 21%: links het bedrag exclusief btw, rechts de btw die je daarover hebt berekend.
Hetzelfde voor je omzet tegen 9%. Heb je geen omzet tegen het lage tarief, dan blijft deze rubriek leeg.
De btw over je zakelijke kosten uit stap 2. Dit bedrag gaat af van het totaal van 1a en 1b. Het formulier rekent het verschil zelf uit: dat is het bedrag dat je moet betalen, of terugkrijgt als je in dat kwartaal meer btw hebt betaald dan berekend.
Werk je met btw verlegd of lever je aan klanten in andere EU-landen, dan zijn er aparte rubrieken voor die omzet. Vul je die in, dan hoort daar meestal ook een ICP-opgave bij - daarover hieronder meer.
Rekenvoorbeeld: derde kwartaal van een zzp'er in de dienstverlening
Omzet tegen 21%: € 12.000 exclusief btw → berekende btw € 2.520 (rubriek 1a)
Omzet tegen 9%: geen (rubriek 1b leeg)
Zakelijke kosten: € 1.800 exclusief btw, waarover € 378 btw is betaald → voorbelasting € 378 (rubriek 5b)
Te betalen: € 2.520 - € 378 = € 2.142, over te maken vóór 31 oktober. Dat bedrag is nooit van jou geweest: je hebt het voor de Belastingdienst geïnd. Zet het elke maand apart, dan is de deadline geen verrassing.
Aangifte doen is de helft van het werk. Het bedrag moet ook vóór dezelfde deadline op de rekening van de Belastingdienst staan. Plan de overboeking dus een paar dagen eerder, zeker rond een weekend. Komt er per saldo geld terug, dan hoef je niets over te maken; de Belastingdienst stort het bedrag na verwerking van je aangifte.
Eén deadline, twee handelingen. Op de laatste dag van de maand na het kwartaal moet zowel je aangifte zijn ingediend als je betaling zijn ontvangen. Wie de aangifte op tijd indient maar het geld pas een week later overmaakt, is toch te laat. Zet beide in je agenda: aangifte doen én overboeken.
Werk je voor een bedrijf in Duitsland, België of een ander EU-land, dan reken je geen Nederlandse btw. Op de factuur staat „btw verlegd" en het btw-id van je klant; de klant geeft de btw in zijn eigen land aan. Lever je goederen aan een EU-ondernemer, dan factureer je tegen 0%.
In beide gevallen geef je deze omzet apart door in de ICP-opgave (opgave intracommunautaire prestaties): per klant het btw-id en het bedrag. De ICP-opgave doe je naast je gewone btw-aangifte, ook via Mijn Belastingdienst Zakelijk. Klanten buiten de EU vallen hier niet onder: daar reken je meestal geen Nederlandse btw, maar de regels hangen af van het soort dienst - leg dat voor aan je boekhouder. Alle situaties met voorbeeldfacturen staan in btw verlegd op de factuur.
Vergeten factuur, verkeerd tarief, een bonnetje dat je pas na de deadline terugvond: het gebeurt iedereen. Een aangifte die al is ingediend, herstel je niet door de volgende aangifte stiekem wat hoger of lager te maken, maar met een suppletie: een correctie op het betreffende kwartaal via Mijn Belastingdienst Zakelijk. Hoe eerder je corrigeert, hoe kleiner het probleem. Twijfel je of een suppletie nodig is, vraag het je boekhouder.
De btw-aangifte is vooral vervelend als je de cijfers bij elkaar moet zoeken. ProFaktura houdt ze tijdens het kwartaal al bij:
Werk je met een boekhouder, dan nodig je hem uit per e-mail: hij krijgt gratis toegang tot je administratie, kiest zelf wat hij nodig heeft en kan documenten die ontbreken bij je opvragen. Gebruikt hij Exact of e-Boekhouden, dan stuurt ProFaktura de stukken rechtstreeks naar zijn postbus.
Facturen en creditnota's maken is altijd gratis. Het btw-dashboard, de bonnetjesscanner en de export zitten in Pro: 30 dagen gratis, daarna € 9,99 exclusief btw per maand (€ 12,09 inclusief), opzeggen met één klik. Beschikbaar in de browser en als app voor iPhone en Android, met servers in Nederland en zonder advertenties of trackers.
Op 31 oktober. De regel is altijd dezelfde: de aangifte én de betaling moeten binnen zijn op de laatste dag van de maand na het kwartaal. Voor het eerste kwartaal is dat 30 april, voor het tweede 31 juli en voor het vierde 31 januari.
De btw die je zelf hebt betaald over zakelijke kosten: je laptop, software, materialen, de boekhouder. Die btw trek je in de btw-aangifte af van de btw die je aan je klanten hebt berekend. Voorwaarde is een factuur of bon op naam van je bedrijf. Onder de KOR trek je geen voorbelasting af.
Een correctie op een btw-aangifte die je al hebt ingediend. Ontdek je achteraf een vergeten factuur of een verkeerd bedrag, dan corrigeer je dat met een suppletie via Mijn Belastingdienst Zakelijk. Twijfel je over de aanpak, vraag het je boekhouder.
Nee. Onder de kleineondernemersregeling bereken je geen btw, trek je geen btw af en doe je geen btw-aangifte. Je facturen zijn dan zonder btw-tarief en zonder btw-bedrag. Alleen bij de EU-KOR meld je elk kwartaal je omzet in andere EU-landen.
De opgave van je leveringen en diensten aan ondernemers in andere EU-landen. Verkoop je zakelijk aan een klant in bijvoorbeeld Duitsland of België, dan zet je btw verlegd op de factuur en geef je die omzet met het btw-id van de klant door in de ICP-opgave, naast je gewone btw-aangifte.
Het btw-dashboard in Pro laat per kwartaal je omzet, je kosten en de btw die je moet betalen zien. De cijfers komen uit de facturen die je hebt gemaakt en de bonnetjes die je hebt gescand. Je boekhouder kan gratis meekijken of het hele kwartaal als ZIP downloaden.
Lees ook: factuur maken als zzp'er · zakelijke kosten aftrekken · kleineondernemersregeling