Jaarafsluiting zzp checklist 2026: december tot mei

Bijgewerkt op 10 november 2026 · Redactie ProFaktura

De jaarafsluiting als zzp'er bestaat uit drie momenten: vóór 31 december maak je je facturen, kosten, kilometers en uren compleet, uiterlijk 31 januari doe en betaal je de btw-aangifte over het vierde kwartaal, en meestal uiterlijk 1 mei doe je de aangifte inkomstenbelasting over het hele jaar. Met deze checklist loop je alles stap voor stap na, zodat je in januari niet hoeft te zoeken.

Wat hoort bij de jaarafsluiting van een zzp'er?

Een eenmanszaak heeft geen jaarrekening die je bij de KVK hoeft te deponeren. Toch is het einde van het jaar het moment waarop alles samenkomt. Je winst uit onderneming gaat één keer per jaar naar de aangifte inkomstenbelasting (je jaarlijkse aangifte voor inkomen), terwijl de btw apart loopt, per kwartaal. Wat je in december niet op orde hebt, kost je in januari en april dubbel zoveel tijd.

Daarom splits je de jaarafsluiting het beste in drie blokken: december (afronden en compleet maken), januari (btw-aangifte over het vierde kwartaal) en tot 1 mei (aangifte inkomstenbelasting). Hieronder lees je per blok wat je doet. Bedragen gelden voor 2026; controleer ze altijd op belastingdienst.nl of vraag het je boekhouder.

December: dit regel je vóór 31 december

Factureer werk van december op tijd

Voor de btw bepaalt meestal de factuurdatum in welke periode je omzet valt, niet de datum waarop je klant betaalt. Een factuur met een datum in december hoort bij het vierde kwartaal en bij dit jaar. Je stuurt een factuur uiterlijk de 15e van de maand na de levering. Maak je hem later, dan hoort de omzet bij de periode waarin de factuur uiterlijk had moeten gaan. Een factuur bewust laten liggen "zodat het volgend jaar is" werkt dus niet: werk van december factureer je gewoon op tijd. Hoe een correcte factuur eruitziet, lees je in factuur maken als zzp'er.

Maak je kosten compleet

Zoek ontbrekende bonnetjes en inkoopfacturen bij elkaar en zorg dat ze leesbaar zijn. Je bewaart ze 7 jaar (onroerend goed 10 jaar). Let op drie regels:

• Gemengde kosten zoals eten, drinken en congressen trek je voor 80% af, of je kiest voor de drempel van € 5.700 in 2026: alles daarboven is volledig aftrekbaar.
• Een bedrijfsmiddel van meer dan € 450 trek je niet in één keer af, maar schrijf je af over minimaal 5 jaar.
• De btw op je kosten trek je af in je btw-aangifte. Zit je in de KOR, dan trek je geen btw af.

Meer voorbeelden staan in zakelijke kosten aftrekken.

Vul je rittenregistratie aan

Rijd je zakelijk met je privéauto, dan trek je in 2026 € 0,25 per kilometer af (in 2024 en 2025 was dat € 0,23). Dat bedrag dekt alle autokosten, dus brandstof en onderhoud trek je niet daarnaast af. Je hebt wel een nette rittenregistratie nodig. Rijd je in een auto van de zaak, dan krijg je bijtelling, tenzij je met een sluitende rittenregistratie aantoont dat je minder dan 500 km per jaar privé rijdt. Vul ontbrekende ritten nu aan, nu je ze nog weet.

Beslis over de KOR voor volgend jaar

De kleineondernemersregeling (KOR) is er voor een jaaromzet tot € 20.000. Je meldt je minimaal 4 weken vóór het begin van een kwartaal aan. Wil je vanaf 1 januari meedoen, dan moet je aanvraag dus uiterlijk begin december binnen zijn. Sinds 1 januari 2025 is er geen minimale deelnameperiode meer. Wil je eruit, dan meld je je minimaal 4 weken vóór de periode af; daarna kun je pas na de rest van dat jaar en het hele jaar erna terug. Met de KOR bereken je geen btw, trek je geen btw af en doe je geen btw-aangifte; op je facturen zet je geen btw, met een vermelding van de KOR. Ga je over de € 20.000, dan stopt de KOR meteen. Alles over de regeling lees je in kleineondernemersregeling.

Urencriterium: tel je uren op 31 december

Het urencriterium vraagt minimaal 1.225 uur per kalenderjaar voor je bedrijf. Tel je urenregistratie op 31 december op. Niet alleen uren voor klanten tellen mee, ook administratie, acquisitie, reistijd en scholing. Daarnaast moet je meer dan de helft van je werktijd in je bedrijf werken, tenzij je in minstens één van de vijf voorgaande jaren geen ondernemer was.

Haal je het urencriterium, dan heb je recht op de zelfstandigenaftrek (€ 1.200 in 2026, € 900 in 2027, dat staat al in de wet) en als starter op de startersaftrek van € 2.123 in 2026, maximaal drie keer in de eerste vijf jaar. Het kabinet wil de startersaftrek in 2027 verlagen naar € 10 en vanaf 2028 afschaffen; dat staat in het Belastingplan 2027, dat nog niet is aangenomen (stemming in de Tweede Kamer op 12 november 2026). De mkb-winstvrijstelling van 12,7% van je winst na ondernemersaftrek krijg je ook zonder uren.

Januari: btw-aangifte over het vierde kwartaal

De btw-aangifte over oktober tot en met december moet uiterlijk 31 januari binnen zijn, en de betaling ook. Je doet de aangifte in Mijn Belastingdienst Zakelijk, het online portaal voor ondernemers. Controleer vooraf:

• staan alle facturen met een datum in het vierde kwartaal erin, ook die van eind december;
• klopt de btw op je kosten en heb je voor elke aftrek een factuur;
• heb je zakelijke klanten in andere EU-landen, dan doe je daarnaast de ICP-opgave;
• vind je een fout in een eerdere aangifte, herstel die dan met een suppletie.

Tot 1 mei: aangifte inkomstenbelasting

Je winst uit onderneming komt één keer per jaar in de aangifte inkomstenbelasting. De aangifte over 2026 moet meestal uiterlijk 1 mei 2027 binnen zijn; de precieze datum staat in de aangiftebrief van de Belastingdienst. Lukt dat niet, vraag dan vóór die datum uitstel aan. Standaard krijg je 4 maanden extra. De btw staat hier los van: die heb je per kwartaal al afgerekend.

Voor deze aangifte heb je je omzet, je kosten, je kilometers en je uren nodig. Wie in december alles compleet heeft gemaakt, heeft hier het meeste werk al gedaan. Twijfel je over aftrekposten of je situatie, laat je aangifte dan nakijken door een boekhouder. Dit is geen belastingadvies.

Jaarafsluiting zzp checklist

Zo helpt ProFaktura bij je jaarafsluiting

ProFaktura doet geen aangifte voor je, maar zorgt dat je cijfers klaarstaan. Facturen en creditnota's zijn gratis, zonder limiet, en de nummering loopt automatisch door zonder gaten. Een foute factuur corrigeer je met een creditnota, zodat je jaaroverzicht klopt.

Met Pro (€ 9,99 exclusief btw per maand, 30 dagen gratis) zie je op het btw-dashboard per kwartaal je omzet, je kosten en de btw die je moet betalen. Kosten leg je vast met de bonnetjesscanner, de rittenregistratie loopt met GPS op de achtergrond en de urenregistratie telt mee voor het urencriterium. Alles exporteer je als PDF of CSV, en het hele jaar download je als ZIP-archief. Werk je met een boekhouder, dan krijgt die na een uitnodiging gratis toegang en downloadt het hele kwartaal als ZIP. Hoe dat werkt, lees je in ProFaktura voor boekhouders.

Veelgestelde vragen

Begin het nieuwe jaar met een kloppende administratie

Gratis account maken

Lees ook: btw-aangifte stap voor stap · urencriterium · rittenregistratie · kleineondernemersregeling