Elke euro die je zakelijk uitgeeft, verlaagt je winst - en dus je inkomstenbelasting. Vaak krijg je ook de btw terug. Maar alleen als je weet wat telt als zakelijke kost, hoe je met gemengde kosten en grote aankopen omgaat, en als je het bonnetje nog hebt op het moment dat de Belastingdienst erom vraagt.
Kosten bijhouden met de bonnenscanner zit in Pro - 30 dagen gratis, daarna € 9,99 excl. btw per maand. Facturen maken blijft altijd gratis.
De hoofdregel is simpel: een kost is aftrekbaar als je hem maakt voor je onderneming. De laptop waarop je je werk doet, de verzekering voor je bedrijf, de reis naar een klant. Niet: je boodschappen, je sportschool, je vakantie - ook niet als je onderweg af en toe een mail beantwoordt.
Je hoeft niet te bewijzen dat de uitgave nodig was; de Belastingdienst beoordeelt niet of je slim hebt ingekocht. Wel moet het zakelijke doel aannemelijk zijn, en moet je het kunnen laten zien met een bon of een factuur op naam van je bedrijf.
Twee dingen worden vaak door elkaar gehaald:
Allebei beginnen ze bij hetzelfde bonnetje. Raak je dat kwijt, dan mis je twee keer.
Sommige kosten hebben een privé-tintje, ook al maak je ze voor je werk. Denk aan een lunch met een klant, een borrel voor je opdrachtgevers, een congres of vakbeurs inclusief reis en verblijf. Voor deze gemengde kosten - eten en drinken, representatie, congressen en seminars - mag je 80% van het bedrag aftrekken. Er bestaat ook een variant met een vast drempelbedrag; welke voor jou beter uitpakt, hangt af van je totaal per jaar. Check de actuele regeling op belastingdienst.nl of vraag het je boekhouder.
Rekenvoorbeeld: je neemt een klant mee uit lunchen en betaalt € 60. Je trekt 80% af: € 48 verlaagt je winst. Dezelfde regel voor een vakbeurs van € 250 inclusief hotel: € 200 aftrekbaar. Bewaar de bon en noteer met wie je was en waarover het ging - dat is het zakelijke doel dat je moet kunnen laten zien.
Koop je iets dat langer dan een jaar meegaat en meer dan € 450 kost, dan is het een bedrijfsmiddel. Zo'n aankoop trek je niet in één keer af, maar je schrijft hem af over minimaal vijf jaar: elk jaar een deel van de aanschafprijs als kost.
Voorbeeld: je koopt een laptop van € 1.500 voor je werk. Dat is meer dan € 450, dus je schrijft hem af: over vijf jaar is dat € 300 per jaar. Een telefoon van € 399 blijft onder de grens en trek je gewoon in het jaar van aankoop af.
Schrijf je te snel af - de hele laptop in jaar één - dan corrigeert de Belastingdienst dat bij een controle. Twijfel je over de termijn, bijvoorbeeld bij gereedschap dat hard slijt? Vraag het je boekhouder.
Ben je btw-plichtig, dan trek je de btw die je over zakelijke kosten hebt betaald af in je btw-aangifte. Die aangifte doe je meestal per kwartaal via Mijn Belastingdienst Zakelijk, uiterlijk op de laatste dag van de maand na het kwartaal - over het derde kwartaal dus uiterlijk 31 oktober, tegelijk met de betaling. De btw die je van klanten hebt ontvangen, verreken je met de btw die je zelf hebt betaald; het verschil betaal je of krijg je terug. Hoe dat stap voor stap gaat, lees je in btw-aangifte voor zzp'ers.
Val je onder de KOR (kleineondernemersregeling, omzet tot € 20.000 per jaar)? Dan reken je geen btw aan je klanten, maar je trekt ook geen btw af op je kosten. De btw is dan gewoon onderdeel van de kost die je van je winst aftrekt.
Voorwaarde voor btw-aftrek is een factuur die aan de factuureisen voldoet: naam en adres van de leverancier, zijn btw-id, de datum, een omschrijving en het btw-bedrag per tarief. Voor bedragen tot € 100 is een vereenvoudigde factuur genoeg - meestal volstaat dan de kassabon, zolang de btw erop staat.
Rijd je met je privé-auto naar klanten? Dan trek je in 2026 € 0,23 per zakelijke kilometer af. Dat bedrag dekt álle autokosten: brandstof, onderhoud, parkeren, tol. Die kosten trek je dus niet nog eens apart af - ook het parkeerkaartje bij de klant zit in de € 0,23. Wat je wel nodig hebt: een rittenregistratie waarin per rit de datum, de adressen, het aantal kilometers en het doel staan.
Staat de auto op de zaak? Dan trek je alle autokosten af, maar krijg je te maken met bijtelling voor privégebruik - tenzij je met een sluitende rittenregistratie aantoont dat je minder dan 500 kilometer per jaar privé rijdt.
Verwar de € 0,23 niet met de onbelaste kilometervergoeding voor werknemers (€ 0,25 in 2026). Dat is een ander bedrag voor een andere situatie. Welke variant voor jou voordeliger is, hangt af van hoeveel je rijdt en wat de auto kost. Reken het samen met je boekhouder door voordat je de auto op de zaak zet - terugdraaien is lastig.
De Belastingdienst mag tot zeven jaar terug vragen naar de bon of factuur achter elke kost. Bonnen en inkoopfacturen bewaar je dus 7 jaar; gaat het om onroerend goed, dan 10 jaar. Een bonnetje van de bouwmarkt is na drie jaar in een la vaak onleesbaar - de inkt van kassabonnen vervaagt. Maak daarom een digitale kopie op de dag van aankoop en koppel die aan de uitgave. Dan hoef je bij een vraag van de Belastingdienst nooit meer te zoeken.
Wat je aftrekt, hangt af van je vak. Deze lijst komt bij de meeste zzp'ers terug:
Grijs gebied: een werkruimte in je eigen huis, kleding en telefoonkosten die je ook privé maakt. Daar gelden aparte regels voor. Vraag het je boekhouder voordat je ze opvoert - een afgekeurde kost bij een controle kost meer dan het advies.
De meeste gemiste aftrek zit niet in onwetendheid, maar in bonnen die kwijtraken. In ProFaktura fotografeer je de bon met je telefoon; de bonnenscanner leest de leverancier, de datum, het bedrag en de btw uit en zet er een kost van klaar. Jij controleert, kiest een categorie en klaar - de foto blijft bij de kost bewaard.
Kosten, bonnenscanner en rittenregistratie zitten in Pro: 30 dagen gratis, daarna € 9,99 excl. btw per maand, opzeggen met één klik. Facturen maken blijft altijd gratis. Je werkt in de browser of in de app op iPhone en Android; je gegevens staan op servers in Nederland.
Een bon of factuur is je bewijs. Ontbreekt die, dan kan de Belastingdienst de kost bij een controle afkeuren. Vraag een kopie op bij de leverancier of overleg met je boekhouder wat je nog kunt onderbouwen.
Nee. Eten en drinken, representatie en congressen zijn gemengde kosten: daarvan trek je 80% af. Er bestaat ook een variant met een vast drempelbedrag; check de actuele regeling op belastingdienst.nl of vraag het je boekhouder.
Kost een bedrijfsmiddel meer dan € 450 en gaat het langer dan een jaar mee, dan schrijf je het af over minimaal vijf jaar. Goedkopere aankopen trek je in één keer af in het jaar van aankoop.
Nee. Onder de kleineondernemersregeling reken je geen btw aan klanten, maar je trekt ook geen btw af op je kosten. De btw blijft dan onderdeel van de kost die je van je winst aftrekt.
Zeven jaar. Gaat het om onroerend goed, dan tien jaar. Een digitale kopie in je administratie voorkomt dat een vervaagd kassabonnetje je na een paar jaar in de problemen brengt.
In 2026 € 0,23 per zakelijke kilometer, en dat bedrag dekt alles: brandstof, onderhoud, parkeren en tol. Je hebt daarvoor een rittenregistratie nodig met datum, adressen, kilometers en doel per rit.
Lees ook: rittenregistratie · btw-aangifte stap voor stap · voor boekhouders