ProFaktura › Зразок рахунку

Зразок рахунку в Нідерландах: 3 приклади і пояснення

Правильний рахунок у Нідерландах містить дані обох сторін, номер KVK і btw-id виконавця, наступний номер без пропусків, дату рахунку і дату послуги, опис, суму нетто, ставку і суму btw та суму до оплати. Нижче - три зразки: звичайний рахунок з btw 21% для нідерландського клієнта, рахунок з btw verlegd і рахунок під KOR без btw. Кожне поле пояснюємо.

Створити безкоштовний акаунт

Усі три види рахунків - у безкоштовному плані, без обмежень і без банківської картки.

Що має бути на кожному рахунку (factuureisen)

Нідерландські вимоги до рахунку називаються factuureisen. Їх встановлює Belastingdienst - податкова служба. Обов'язкові поля:

Ваші дані: назва фірми і адреса, номер KVK (торгового реєстру) і btw-id (номер ПДВ у форматі NL123456789B01). Не плутайте btw-id з omzetbelastingnummer - про різницю в статті номер BTW у Нідерландах.
Дані клієнта: назва (або ім'я та прізвище приватної особи) і адреса.
Номер рахунку: унікальний і наступний у безперервній серії - без пропусків і повторів.
Дата рахунку і дата поставки чи послуги (або період).
Опис і кількість: що саме ви зробили чи продали - години, штуки, послуга.
Сума нетто, ставка btw і сума btw окремо для кожної ставки (21%, 9%, 0%), сума брутто до оплати.
Особливі випадки: при btw verlegd - напис «btw verlegd» і btw-id клієнта; під KOR - без btw, із згадкою про KOR.

Рахунок надсилаєте не пізніше 15-го числа місяця після послуги. Стандартний строк оплати - 30 днів (між компаніями максимум 60, якщо не домовилися інакше). Для сум до 100 € можна виставити спрощений рахунок. Докладніше про всі правила: як виставити рахунок у Нідерландах.

Приклад 1: рахунок з btw 21% для нідерландського клієнта

Найчастіший випадок: ви eenmanszaak (фірма однієї людини) і робите веб-дизайн для нідерландської компанії. Ставка - стандартні 21%.

FACTUUR 2026-0014
Від: Studio Oranje (eenmanszaak), Stationsstraat 1, 3511 AA Utrecht · KVK 12345678 · btw-id NL123456789B01
Кому: Voorbeeld Marketing B.V., Kerkstraat 10, 1017 GA Amsterdam
Дата рахунку: 28.10.2026 · Дата послуги: 06.10.2026-24.10.2026
Опис: дизайн лендингу, 10 год × 60,00 € = 600,00 €
btw 21% від 600,00 € = 126,00 €
До оплати: 726,00 € · строк оплати 30 днів (до 27.11.2026)

На що звернути увагу. Номер 2026-0014 - наступний після 2026-0013, без пропусків. Дата рахунку визначає квартал, у якому ви покажете цей продаж у декларації ПДВ: тут IV квартал, декларація до 31 січня. Ставка і сума btw стоять окремим рядком, а не «вшиті» в ціну.

Приклад 2: рахунок з btw verlegd

Btw verlegd - зворотне нарахування ПДВ: податок сплачує не виконавець, а клієнт. Так буває у трьох випадках: субпідряд і надання персоналу в будівництві, прибиранні та суднобудуванні; послуги компанії з іншої країни ЄС; поставка товарів компанії в ЄС (там ставка 0% і ICP-opgave). Приклад - субпідряд на будові:

FACTUUR 2026-0015
Від: ваша фірма, адреса · KVK 12345678 · btw-id NL123456789B01
Кому: Bouwbedrijf Voorbeeld B.V., адреса · btw-id клієнта NL987654321B01
Дата рахунку: 31.10.2026 · Дата послуги: 20.10.2026-24.10.2026
Опис: штукатурні роботи, субпідряд, 16 год × 45,00 € = 720,00 €
btw verlegd - суми btw немає
До оплати: 720,00 €

На що звернути увагу. Не пишіть «btw 0%» - це інша ставка. На рахунку має бути саме напис «btw verlegd» і btw-id клієнта, а сума ПДВ відсутня. Для клієнта з іншої країни ЄС напис той самий, номер ПДВ клієнта перевіряєте у VIES, а продаж іде ще й до ICP-opgave. Детально: btw verlegd - зворотне нарахування.

Приклад 3: рахунок під KOR без btw

KOR (kleineondernemersregeling) - звільнення від btw для фірм з оборотом до 20 000 € на рік. Під KOR ви не нараховуєте ПДВ, і на рахунку немає ні ставки, ні суми btw. Приклад - приватні уроки:

FACTUUR 2026-0016
Від: ваша фірма, адреса · KVK 12345678 · btw-id NL123456789B01
Кому: приватна особа, ім'я та адреса
Дата рахунку: 31.10.2026 · Період: жовтень 2026
Опис: уроки, 8 × 30,00 € = 240,00 €
Примітка: застосовано KOR, btw не нараховано
До оплати: 240,00 €

На що звернути увагу. Під KOR немає рядка btw узагалі - не «0%» і не «0,00 €», а саме відсутність ставки й суми, плюс згадка про KOR. Усі інші реквізити, зокрема безперервна нумерація, обов'язкові так само. Чи вигідна вам KOR: KOR - звільнення від ПДВ.

Типові помилки в рахунках

Пропуск у нумерації - видалили чернетку з номером, і в серії з'явилася дірка.
omzetbelastingnummer замість btw-id - номер з вашим BSN на рахунку, а у VIES він «недійсний».
Немає дати послуги або періоду - лише дата рахунку.
«btw 0%» замість «btw verlegd» або замість рахунку без btw під KOR.
Немає btw-id клієнта на рахунку з btw verlegd.
Сума btw лише разом, без розбивки за ставками, коли на рахунку і 21%, і 9%.
Редагування надісланого рахунку. Виставлений рахунок ніколи не видаляють і не змінюють - виправлення робиться кредит-нотою з власним номером.

Чому шаблон Word чи Excel - ризик

Шаблон не пильнує нумерацію. Номер ви вписуєте вручну, тож легко двічі видати 2026-0015 або пропустити 2026-0016. Копія минулого рахунку тягне за собою стару дату, старий опис чи чужі дані клієнта. Суми btw ви рахуєте самі - і помилка в одному рядку переходить у декларацію. А PDF з Word - це не e-фактура: від 1 липня 2030 року між компаніями в Нідерландах планується обов'язкова e-фактура за стандартом EN 16931 (докладніше: e-фактура в Нідерландах).

Шаблон годиться для одного-двох рахунків на рік. Якщо виставляєте рахунки щомісяця, програма заощадить час і вбереже від помилок, які помічає бухгалтер або Belastingdienst.

Рахунок за зразком у ProFaktura

У ProFaktura всі три зразки - це один і той самий екран. Ви обираєте варіант btw: 21%, 9%, 0%, btw verlegd або KOR, - і рахунок сам отримує правильні рядки й написи. Програма видає наступний номер без пропусків, перевіряє обов'язкові реквізити і не дає змінити вже виставлений рахунок: для виправлення є кредит-нота. Документ клієнт отримує нідерландською, англійською, українською, польською чи французькою, а до кожного рахунку можна завантажити e-фактуру UBL (XML).

Безкоштовно: рахунки і кредит-ноти без обмежень, надсилання e-mail, btw verlegd, KOR і рахунки клієнтам з ЄС.
Pro (9,99 € + btw на місяць, 30 днів безкоштовно): база клієнтів, логотип на рахунку, щомісячні періодичні рахунки автоматично, пропозиції, облік витрат зі сканером чеків і панель btw за квартал.

Часті запитання

Що обов'язково має бути на рахунку в Нідерландах?

Назва й адреса обох сторін, номер KVK і btw-id виконавця, наступний номер рахунку, дата рахунку і дата послуги, опис і кількість, сума нетто, ставка і сума btw для кожної ставки та сума до оплати. При btw verlegd - ще btw-id клієнта і напис «btw verlegd».

Як виглядає рахунок з btw verlegd?

Як звичайний рахунок, але без суми ПДВ: замість неї напис «btw verlegd» і btw-id клієнта. До оплати - сума нетто. Для клієнта з іншої країни ЄС продаж додатково показуєте в ICP-opgave.

Як виставити рахунок без btw під KOR?

Усі звичайні реквізити, але без ставки і суми btw, зі згадкою, що ви користуєтеся KOR. Не пишіть «btw 0%» - це окрема ставка для експорту і поставок у ЄС.

Чи можна виставляти рахунки в Word або Excel?

Можна, але ризиковано: номери вписуються вручну, тож легко отримати пропуск чи повтор, а суми btw легко порахувати з помилкою. PDF з Word також не є e-фактурою, яка між компаніями планується обов'язковою з 1 липня 2030 року.

Що таке спрощений рахунок?

Для сум до 100 € у Нідерландах можна виставити спрощений рахунок з меншою кількістю реквізитів. Для звичайних рахунків компаніям діють повні вимоги factuureisen.

Як виправити помилку в надісланому рахунку?

Не змінюйте і не видаляйте його. Виставте кредит-ноту - рахунок з від'ємною сумою, власним наступним номером і посиланням на номер рахунку, який виправляєте, а потім за потреби новий правильний рахунок.

Правильний рахунок - без шаблону і ручних підрахунків

Створити безкоштовний акаунт

Читайте також: як виставити рахунок · періодичний рахунок · номер BTW · як відкрити ZZP