Якщо ви кілька разів надаєте послуги чи поставляєте товар одному клієнту, у Нідерландах можна виставити один збірний рахунок (periodieke factuur) - за період не довший за календарний місяць. За абонемент чи тривалий договір ви виставляєте регулярний рахунок і вказуєте на ньому період, за який надано послугу. Кожен такий рахунок - звичайний рахунок: власний наступний номер, усі обов'язкові реквізити і строк надсилання до 15-го числа наступного місяця.
Рахунки без обмежень - безкоштовно. Автоматичні щомісячні рахунки - у Pro, 30 днів безкоштовно.
Уявіть, що ви працюєте для одного клієнта кілька разів на місяць: окремі переклади, кілька виїздів на ремонт, дрібні дизайнерські замовлення. Виставляти окремий рахунок після кожного завдання не обов'язково. Правила Belastingdienst (нідерландської податкової) дозволяють об'єднати їх в один збірний рахунок.
Умови прості:
Приклад збірного рахунку. Ви графічний дизайнер, у жовтні зробили для однієї агенції три окремі замовлення: банер 6 жовтня (240 €), листівку 15 жовтня (180 €) і презентацію 27 жовтня (320 €). 2 листопада ви виставляєте один рахунок за період 1-31 жовтня з трьома рядками: разом 740,00 € нетто, btw 21% - 155,40 €, до оплати 895,40 €. Рахунок треба надіслати не пізніше 15 листопада. Дата рахунку - листопад, тож цей продаж ви покажете в декларації за IV квартал, яку подаєте до 31 січня.
Інша ситуація - послуга, що триває: щомісячне обслуговування сайту, абонемент на консультації, щомісячна IT-підтримка за договором, оренда обладнання. Тут немає окремих «поставок» - послуга надається безперервно. Ви виставляєте регулярний рахунок: зазвичай раз на місяць, з тією самою сумою.
Головна вимога для такого рахунку - на ньому має бути період, за який надано послугу. Не просто «обслуговування сайту», а «обслуговування сайту, жовтень 2026 (01.10.2026-31.10.2026)». Саме період замінює тут дату послуги.
Регулярний рахунок не є «одним рахунком на рік із розстрочкою». Кожен місяць - окремий документ з окремим номером. Якщо ціна зміниться, наступний рахунок просто вийде з новою сумою, а попередні залишаються без змін.
Приклад регулярного рахунку. Ви обслуговуєте сайт невеликої фірми за 50 € нетто на місяць. 1 листопада виставляєте рахунок з описом «Обслуговування сайту, період 01.10.2026-31.10.2026»: 50,00 € нетто, btw 21% - 10,50 €, до оплати 60,50 €. 1 грудня - наступний рахунок з новим номером і періодом за листопад. Сума та сама, номер і період - нові.
Збірний чи регулярний - як обрати? Якщо обсяг роботи щомісяця різний і складається з окремих завдань, вам потрібен збірний рахунок з кількома рядками. Якщо клієнт платить фіксовану суму за постійну послугу, підходить регулярний рахунок з періодом. Обидва варіанти можна поєднати: фіксований абонемент плюс окремі додаткові години того самого місяця в одному документі.
Збірний чи регулярний рахунок має ті самі обов'язкові реквізити (factuureisen), що й будь-який інший:
Якщо працюєте для субпідрядника в будівництві чи для компанії з іншої країни ЄС, на рахунку замість суми ПДВ стоїть напис «btw verlegd» і btw-id клієнта - див. btw verlegd. Під KOR рахунок іде без btw. Повний перелік реквізитів з прикладами: зразок рахунку в Нідерландах.
Періодичний рахунок ви надсилаєте не пізніше 15-го числа місяця після поставки чи послуги. За жовтень - до 15 листопада. Для збірного рахунку це означає: виставляйте його на початку наступного місяця, а не «колись перед кінцем кварталу».
Квартал, у якому ви показуєте продаж у btw-aangifte (декларації ПДВ), визначає дата рахунку, а не дата оплати. Рахунок за вересень, виставлений 3 жовтня, потрапляє в IV квартал. Якщо ж рахунок вийшов запізно - після 15-го числа наступного місяця - продаж належить до періоду, в якому рахунок мав вийти найпізніше. Тож запізнення не «переносить» ПДВ на потім. Як скласти декларацію: декларація ПДВ у Нідерландах.
Строк оплати - окрема річ: стандартно 30 днів, між компаніями максимум 60, якщо не домовилися інакше.
Періодичні рахунки не мають «своєї» нумерації. Вони отримують наступний номер з тієї самої безперервної серії, що й усі інші ваші рахунки - без пропусків і повторів. Не заводьте вручну окремий «зошит» для абонементів: коли номери ведуться у двох місцях, найлегше пропустити номер або видати той самий двічі.
Типові помилки з регулярними рахунками. Копія минулого місяця в Word з тим самим номером. Забутий новий період - на рахунку за листопад стоїть «жовтень». Збірний рахунок за весь квартал. Виправлення вже надісланого рахунку замість кредит-ноти. Кожна з цих помилок помітна бухгалтерові і в разі перевірки Belastingdienst. Якщо рахунок треба виправити, виставляйте кредит-ноту, а не редагуйте старий документ.
У безкоштовному плані ви виставляєте скільки завгодно рахунків, зокрема збірних з кількома позиціями. Програма сама дає наступний номер, перевіряє обов'язкові реквізити і пропонує правильний варіант btw: 21%, 9%, 0%, btw verlegd або KOR. Документ клієнт отримує нідерландською, англійською, українською, польською чи французькою, а ви працюєте в інтерфейсі українською.
У пакеті Pro (9,99 € + btw на місяць, 30 днів безкоштовно) є регулярні рахунки: ви один раз налаштовуєте клієнта, опис і суму, а програма щомісяця автоматично створює новий рахунок з наступним номером. Також у Pro - база клієнтів, пропозиції (offertes), облік годин, витрати зі сканером чеків і панель btw за квартал. До кожного рахунку можна також завантажити e-фактуру UBL - про обов'язок e-фактур з 2030 року читайте в статті e-фактура в Нідерландах.
Так, якщо це кілька окремих поставок чи послуг для того самого клієнта і період не довший за календарний місяць. На рахунку кожна позиція окремо, з датою, описом і сумою.
Ні. Збірний рахунок охоплює максимум календарний місяць. Якщо працюєте для клієнта регулярно, виставляйте один рахунок щомісяця.
Усі звичайні реквізити плюс період, за який надано послугу, наприклад «жовтень 2026 (01.10.2026-31.10.2026)». Кожен місяць - окремий рахунок з новим номером.
Не пізніше 15-го числа наступного місяця: за жовтень - до 15 листопада. Квартал btw визначає дата рахунку, а запізнілий рахунок належить до періоду, в якому мав вийти найпізніше.
Ні. Вони отримують наступні номери з тієї самої безперервної серії, що й усі ваші рахунки, без пропусків і повторів.
Так, у пакеті Pro: ви налаштовуєте клієнта, опис і суму, а програма щомісяця створює новий рахунок з наступним номером. Pro коштує 9,99 € + btw на місяць, перші 30 днів безкоштовно.
Читайте також: зразок рахунку · як виставити рахунок · номер BTW · кредит-нота