Ви надіслали рахунок і помітили помилку: не та сума, не той клієнт, зайва позиція. Або клієнт повернув частину товару. Перший інстинкт - відкрити рахунок і поправити. Так робити не можна. У Нідерландах помилку у виставленому рахунку виправляють кредит-нотою. Пояснюємо, як вона працює і що в ній має бути.
Рахунки і кредит-ноти - безкоштовно і без обмежень. Кредит-нота з рахунку - одним кліком.
Кредит-нота (нідерландською creditnota) - це коригувальний рахунок із від'ємною сумою. Вона не стирає первинний рахунок, а «відкочує» його: повністю або частково. Після кредит-ноти на всю суму первинний рахунок і кредит-нота разом дають нуль - ніби рахунку не було, але обидва документи залишаються в обліку.
Так працює облік у будь-якій формі бізнесу в Нідерландах: і в eenmanszaak (фізичної особи-підприємця), і у zzp'er (самозайнятого без працівників), і в компанії. Belastingdienst (податкова служба) хоче бачити повну історію: що ви виставили, що скасували і чому.
Причина в нумерації. Одна з вимог до рахунку (factuureisen) - унікальний послідовний номер без пропусків. Рахунок 2026/0041 має існувати, якщо існують 2026/0040 і 2026/0042. Видалили 0041 - з'явилася дірка, і на перевірці вам доведеться пояснювати, куди подівся документ.
Редагування ще гірше. Клієнт уже отримав PDF із сумою € 1.210 і, можливо, вже відніс його своєму бухгалтеру. Якщо у вас в обліку той самий номер тепер показує € 980, у вас із клієнтом два різні документи з одним номером. Це не виправлення, а плутанина, яка виходить на світло у btw-aangifte обох сторін.
Тому правило просте: виставлений рахунок - назавжди. Помилку виправляє новий документ, а не зміна старого.
Загальна логіка: якщо помилка стосується того, хто платить або за що, скасовуйте рахунок повністю і виставляйте новий. Якщо помилка лише в сумі - достатньо часткової кредит-ноти на різницю. У обох випадках повідомте клієнта коротким листом: який документ скасовано, який діє замість нього і скільки в підсумку до оплати. Так його бухгалтер не заплутається, а ви не отримаєте зайвий переказ.
Кредит-нота - це рахунок, тому до неї застосовуються ті самі вимоги, плюс кілька своїх:
Слово «creditnota» на документі - добра практика: клієнт і його бухгалтер одразу бачать, що це не новий рахунок до оплати. Повний перелік вимог до звичайного рахунку - у статті як виставити рахунок у Нідерландах.
Кредит-ноти не мають окремої нумерації. Вони входять у ту саму послідовність, що й рахунки. Останній рахунок був 2026/0041? Кредит-нота отримує 2026/0042, а новий правильний рахунок - 2026/0043. Так у серії немає пропусків, а кожен документ можна знайти за номером.
У ProFaktura нумерацію пильнує програма: кредит-нота автоматично бере наступний номер, і ви не можете випадково пропустити або продублювати його.
btw на кредит-ноті - від'ємний. Якщо первинний рахунок мав € 1.000 нетто і € 210 btw, кредит-нота на повну суму показує € -1.000 і € -210. Цей від'ємний btw ви коригуєте у btw-aangifte (квартальній декларації з ПДВ) за період, у якому виставили кредит-ноту - не за період первинного рахунку.
Практично: рахунок у червні (другий квартал), помилку помітили в липні, кредит-нота в липні - коригування потрапляє в декларацію за третій квартал. Декларацію за другий квартал ви не переробляєте. Докладніше про терміни і рубрики - у статті декларація ПДВ у Нідерландах.
Приклад від початку до кінця. 12 червня ви виставили рахунок 2026/0041 на € 2.420 (€ 2.000 + 21% btw) за укладання плитки. 3 липня клієнт повідомив, що на рахунку 40 м², а фактично ви поклали 32 м² по € 50. Ви створюєте кредит-ноту 2026/0042 від 3 липня з посиланням на 2026/0041: «Коригування площі: 8 м² × € 50» - € -400 нетто, € -84 btw, разом € -484. Клієнт платить € 2.420 мінус € 484 = € 1.936, або, якщо вже заплатив повністю, ви повертаєте € 484. У декларації за третій квартал ваш btw до сплати менший на € 84.
Відкрийте виставлений рахунок і натисніть «Кредит-нота». Програма створює новий документ:
Хочете скасувати лише частину? Видаліть зайві позиції або змініть кількість перед виставленням. Хочете одразу виставити правильний рахунок? Створіть його поруч - він отримає наступний номер. Кредит-нота, як і рахунок, надсилається клієнтові e-mail як PDF і доступна 5 мовами: нідерландською, українською, англійською, польською чи французькою.
Захист від помилки. У ProFaktura виставлений рахунок не можна ні відредагувати, ні видалити - програма не дає такої кнопки. Це не обмеження, а страховка: ви фізично не можете створити пропуск у нумерації або два різні документи з одним номером. Єдиний шлях виправлення - кредит-нота, як і вимагає Belastingdienst.
Рахунки і кредит-ноти без обмежень - у безкоштовному плані. Панель btw, яка одразу показує вплив кредит-ноти на квартал, і облік витрат - у плані Pro, 30 днів безкоштовно.
Ні. Виставлений рахунок - це документ, який уже існує у вашому обліку і, можливо, у клієнта. Видалення створює пропуск у нумерації, а це те, на що Belastingdienst дивиться найперше. Виправлення робиться кредит-нотою, а потім - новим рахунком.
Так, наступний номер із тієї самої серії, що й рахунки. Якщо останній рахунок був 2026/0041, кредит-нота отримує 2026/0042, а новий рахунок - 2026/0043. Окремої нумерації для кредит-нот не потрібно.
btw на кредит-ноті від'ємний, і ви коригуєте його в декларації за той період, у якому виставили кредит-ноту - не за період первинного рахунку. Якщо рахунок був у другому кварталі, а кредит-нота в третьому, коригування йде в декларацію за третій квартал.
Кредит-нота показує, що ви винні клієнтові гроші. Або повертаєте суму на його рахунок, або, за домовленістю, зараховуєте її в наступний рахунок. Зазначте це в описі кредит-ноти, щоб обидві сторони мали однакову картину.
Так. Рахунки і кредит-ноти без обмежень входять у безкоштовний план. Кредит-нота створюється з рахунку одним кліком, з посиланням на нього і власним номером із тієї самої серії.
Читайте також: як виставити рахунок у Нідерландах · декларація ПДВ · btw verlegd