Нідерландською це rittenregistratie - журнал поїздок. Кожен робочий кілометр приватним авто - це € 0,23, які ви можете списати. Але тільки якщо є запис. Тут - що вимагає податкова, як не втратити гроші і як телефон робить цю роботу за вас.
Облік пробігу входить до пакета Pro - 30 днів безкоштовно, потім € 9,99 + btw на місяць. Рахунки - безкоштовно завжди.
Belastingdienst - нідерландська податкова служба. Для неї кілометраж - це витрата, яку ви заявляєте зі своїх слів. Тому вона хоче доказ: журнал, з якого можна відтворити кожну поїздку - коли, звідки, куди, скільки кілометрів і навіщо. Є дві типові ситуації, коли такий журнал потрібен:
Перевірка може прийти через кілька років. Тоді ви маєте показати журнал за весь період, а не за останній місяць. Записи, зроблені «заднім числом» за пам'яттю, видно одразу: круглі кілометри, однакові адреси, поїздки у вихідні, яких не було.
Записи в зошиті в бардачку рідко витримують перевірку. Зазвичай бракує саме поїздок тритижневої давнини, адрес або точних кілометрів. А без запису кілометрів просто немає - ні у витратах, ні як доказу.
Якщо ви - zzp'er (самозайнятий підприємець) або маєте eenmanszaak (ФОП) і їздите у справах власним авто, у 2026 році ви списуєте € 0,23 за кожен робочий кілометр. Важливо розуміти, що ця сума покриває всі витрати на авто: пальне, паркування, дорожні збори, зношення. Чек за бензин чи паркінг окремо у витрати не йде - він уже «всередині» € 0,23.
Тому облік має дві сторони. З одного боку, ви не збираєте купу чеків з АЗС. З іншого - усе тримається на кілометрах: не записали поїздку - не отримали нічого.
Скільки це в грошах. Майстер із Роттердама, який щодня їздить до клієнтів, проїжджає близько 400 робочих кілометрів на місяць. 400 × € 0,23 = € 92 витрат щомісяця, або понад € 1.100 на рік. Без журналу ця сума просто зникає.
Не плутайте з € 0,25/км - це неоподатковувана компенсація для найманих працівників у 2026 році. Для підприємця з приватним авто діє € 0,23.
Якщо авто оформлене на фірму, за замовчуванням Belastingdienst вважає, що ви користуєтеся ним і приватно, і нараховує bijtelling. Виняток один: ви доводите, що за рік проїхали приватно менше ніж 500 км. Довести це можна лише журналом, у якому є всі поїздки - і робочі, і приватні, - без дірок. Одна пропущена субота може коштувати всієї річної вигоди. Саме тому приватні поїздки в обліку не приховують, а записують і позначають як приватні.
Щоб журнал прийняли, для кожної поїздки потрібні:
Найчастіша помилка - записувати лише кілометри, без адрес. Число «38 км» саме по собі нічого не доводить: перевіряючий не може порівняти його з реальною відстанню між двома точками. Адреси початку й кінця роблять запис перевірним, і саме тому їх вимагають.
Корисно також додати мету: «замір у клієнта», «закупівля матеріалів», «зустріч із бухгалтером». ProFaktura заповнює ці поля сама: адреси бере з мапи, кілометри - з реально пройденого маршруту, авто - з ваших налаштувань. Ви лише ставите позначку «робоча» або «приватна» і за бажанням додаєте нотатку.
Ви натискаєте Старт у застосунку для iPhone або Android. Далі телефон може бути заблокований, застосунок закритий, телефон у кишені чи в тримачі - запис триває у фоні, доки ви не натиснете Стоп. Перевірено на обох платформах: пів години їзди із заблокованим телефоном дали повний маршрут без жодного розриву.
Зупинка у клієнта закриває одну поїздку і відкриває наступну. Рух програма визначає за швидкістю, тому прогулянка парковкою або «стрибки» GPS під час перерви поїздкою не стають. Якщо програма розділила одну поїздку на дві - об'єднуєте їх одним дотиком.
Після Стоп ви бачите відрізки з адресами й кілометрами. Для кожного обираєте: робочий чи приватний. Тут же можна виправити адресу, підправити кілометри, додати нотатку або видалити відрізок. Маршрут - на мапі.
Підсумок за місяць, квартал або рік завантажуєте як PDF (охайна таблиця) або CSV (відкривається в Excel). Якщо ваш бухгалтер працює в Exact або e-Boekhouden, ProFaktura надішле документи просто до скриньки його програми. А якщо ви запросили бухгалтера до своєї адміністрації, він забирає облік пробігу сам - разом із рахунками і витратами за квартал. Про це: доступ бухгалтера до адміністрації клієнта.
Буває з кожним, особливо в перші тижні. Тоді додаєте поїздку вручну: вводите адресу початку та кінця, і програма порахує кілометри за мапою. Поїздка потрапляє до журналу так само, як записана GPS, і так само йде у звіт. Головне - зробити це того ж дня, доки пам'ятаєте маршрут.
Якщо ви списуєте поїздки приватним авто у витрати фірми або їздите службовим авто і хочете уникнути bijtelling, без обліку не обійтися. Belastingdienst має змогу відтворити кожну поїздку: дату, адреси, кілометри і мету.
Для підприємця, який їздить приватним авто у справах фірми, у 2026 році це € 0,23 за кілометр. Ця сума покриває всі витрати на авто: пальне, паркування, дорожні збори. Окремо їх у витрати не додають.
Так. У застосунку ProFaktura для iPhone та Android поїздка записується у фоні: телефон може лежати заблокованим у кишені, а застосунок бути закритим. Запис завершується, коли ви самі натискаєте Стоп.
Додайте поїздку вручну: введіть адреси, і програма порахує кілометри за мапою. Так само можна виправити адресу, кількість кілометрів, об'єднати два відрізки або видалити зайвий.
Облік пробігу входить до пакета Pro. Його можна спробувати 30 днів безкоштовно, потім € 9,99 + btw на місяць, відмова одним кліком. Створення рахунків залишається безкоштовним завжди.
Читайте також: витрати бізнесу, що можна відняти · декларація ПДВ у Нідерландах · як виставити рахунок