Кожен євро витрат на фірму зменшує прибуток, з якого ви платите податок. Але не кожна покупка - витрата фірми, не кожна витрата віднімається повністю, і не кожна - одразу. Розберемо правила, від яких залежить, скільки ви заплатите Belastingdienst, і як не загубити жодного чека.
Облік витрат зі сканером чеків - у плані Pro: 30 днів безкоштовно, рахунки завжди безкоштовні.
Правило одне: витрата віднімається, якщо вона служить бізнесу. Матеріали для замовлення, інструменти, робочий одяг, телефон для клієнтів, реклама, бухгалтер, страхування відповідальності - усе це витрати фірми. Новий телевізор додому, відпустка, одяг, у якому ви ходите й на роботу, і в місто, - ні.
Це стосується будь-якої форми: і eenmanszaak (фізичної особи-підприємця), і zzp'er (самозайнятого без працівників), і невеликої компанії. Головне - зв'язок із бізнесом і документ, який його підтверджує.
Коли витрата має і робочу, і приватну частину, Belastingdienst (податкова служба) дивиться на пропорцію. Телефон, яким ви користуєтесь і для клієнтів, і для родини, - віднімайте робочу частку і будьте готові її обґрунтувати.
Окрема група - витрати, які формально для бізнесу, але з приватним присмаком: їжа та напої (обід із клієнтом, кава на зустрічі), представницькі витрати, конгреси та семінари. Такі витрати віднімаються не повністю, а на 80% - або з урахуванням порогової суми, яка змінюється. Актуальну умову перевірте на belastingdienst.nl або запитайте бухгалтера.
Приклад. За рік ви витратили € 1.500 на обіди з клієнтами і € 600 на галузевий семінар. Разом € 2.100 змішаних витрат. Від прибутку віднімаєте 80% - € 1.680. Решта € 420 залишається вашим приватним навантаженням, хоча чеки у вас є. Це не помилка, так працює правило.
Ноутбук за € 1.200, дриль за € 700, робочий велосипед за € 2.000. Це не витрата року - це активи. Усе, що коштує більше ніж € 450 і служить довше за рік, ви амортизуєте: списуєте частинами протягом щонайменше 5 років.
Ноутбук за € 1.200 - це приблизно € 240 витрат на рік упродовж п'яти років, а не € 1.200 у році покупки. Покупки до € 450 віднімаються одразу і повністю. Тому чек на € 449 і чек на € 451 поводяться в обліку по-різному.
Витрата працює двічі. По-перше, вона зменшує прибуток для податку на доходи. По-друге, btw (нідерландський ПДВ), який ви заплатили у ціні, ви віднімаєте у квартальній btw-aangifte (декларації з ПДВ) від btw, зібраного з клієнтів. Купили матеріали на € 605 з 21% - у декларації повертаєте собі € 105.
Умова: у вас є рахунок або чек із вказаним btw, а ви подаєте btw-aangifte. Якщо ви під KOR (звільненням від ПДВ до € 20.000 обороту), вхідний btw не віднімається - повна ціна стає вашою витратою. Як заповнювати декларацію - у статті декларація ПДВ у Нідерландах.
Тут два різні світи.
В обох випадках виграє той, у кого є облік поїздок. У ProFaktura він ведеться з GPS у фоні - докладно у статті облік пробігу для бізнесу. Ставка для працівників (€ 0,25) - інша історія, не змішуйте.
Кожен чек, рахунок на покупку і виставлений рахунок ви зберігаєте 7 років. Документи, пов'язані з нерухомістю, - 10 років. Не «поки не здам декларацію», а сім років від кінця року. Belastingdienst може попросити їх під час перевірки, і тоді витрата без документа - це витрата, якої не було.
Термопапір чеків вицвітає за рік-два. Тому фото чека - не зручність, а необхідність. Головне, щоб фото було читабельним і прив'язаним до конкретної витрати, а не лежало серед тисячі знімків у телефоні.
Штрафи, приватні покупки та одяг «на всі випадки» у список не входять. Сумніваєтесь щодо конкретної позиції - запитайте бухгалтера, це дешевше за виправлення.
Сфотографуйте чек у застосунку - сканер сам зчитає дату, суму і btw та створить витрату. Ви лише перевіряєте і вибираєте категорію. Фото залишається прикріпленим до витрати - готове для перевірки і через сім років.
Скільки це варте. Zzp'er із 40 витратами на місяць на середню суму € 60 має € 28.800 витрат на рік. Кожен загублений чек на € 60 - це витрата, яку не віднімуть, і btw, який не повернуть. Десять загублених чеків за рік - і кілька сотень євро податку ви заплатили зайве.
Облік витрат зі сканером чеків входить у план Pro - € 9,99 + btw на місяць, перші 30 днів безкоштовно, відмова одним кліком. Рахунки і кредит-ноти залишаються безкоштовними завжди.
Без документа ви не доведете витрату під час перевірки. Зберігайте чек або рахунок на покупку до кожної витрати - у паперовому вигляді або як фото. У ProFaktura фото чека прикріплюється до витрати, а витрати без чека видно окремо.
Сім років - для чеків, рахунків на покупку і виставлених рахунків. Для документів, пов'язаних з нерухомістю, - десять. Це вимога Belastingdienst, і вона не залежить від того, чи ви ще ведете бізнес.
Ні. Їжа, напої, представницькі витрати, конгреси - це змішані витрати, які віднімаються на 80% (або з урахуванням порогової суми). Точну актуальну умову перевірте на belastingdienst.nl або запитайте бухгалтера.
Ні. Покупки дорожчі за € 450 - це активи, їх амортизують щонайменше 5 років, тобто списують частинами. Витрати до € 450 віднімаються повністю в році покупки.
Ні. Під KOR ви не віднімаєте вхідний btw - повна ціна з ПДВ стає вашою витратою для податку на прибуток. Право на відрахування btw мають лише підприємці, які подають btw-aangifte.
Читайте також: облік пробігу для бізнесу · декларація ПДВ у Нідерландах · критерій 1225 годин