Cuatro veces al año la Belastingdienst (la administración tributaria neerlandesa) espera tu btw-aangifte, la declaración del BTW, que es el IVA neerlandés, y el pago que la acompaña. El formulario es corto. El trabajo está en saber qué cifra va en cada casilla y tenerlas listas antes del plazo. Esta guía te acompaña desde el primer trimestre hasta la corrección que quizá necesites más adelante.
Facturar es gratis. El panel de BTW, que te muestra el trimestre en tres cifras, es parte de Pro: 30 días gratis y después 9,99 € + BTW al mes.
En cuanto estás inscrito en la KVK (Kamer van Koophandel, la Cámara de Comercio neerlandesa) y la Belastingdienst te ha dado un número de BTW, cobras BTW en tus ventas y presentas una declaración por cada periodo, aunque en ese trimestre no hayas facturado nada. Para un zzp'er (autónomo sin empleados) o una eenmanszaak (empresa unipersonal) pequeña, el periodo normal es el trimestre. Puede que en tu país el calendario fuera otro; aquí mandan los plazos neerlandeses.
La excepción es la KOR (kleineondernemersregeling, el régimen de pequeños empresarios). Si facturas hasta 20.000 € al año puedes acogerte: no cobras BTW, no deduces BTW en tus gastos y no presentas btw-aangifte. Si te conviene depende de tus gastos; lo explicamos en KOR: la exención de IVA hasta 20.000 €.
La declaración y el pago vencen el último día del mes siguiente al trimestre:
Aquí se equivoca mucha gente por dos motivos. Primero, el plazo vale para el dinero además de para el formulario: una declaración presentada el día 25 con una transferencia que llega el día 2 del mes siguiente llega tarde. Segundo, lo habitual es que cuente la fecha de la factura, no el día en que te pagan: el BTW de una factura emitida en septiembre va en el tercer trimestre aunque el cliente pague en noviembre. Si tienes dudas con una factura concreta, pregúntale a tu contable.
La declaración se reduce a una resta. Por un lado está el BTW que cobraste a tus clientes, al tipo que corresponda: 21% general, 9% reducido (alimentos, libros, peluquería o reparación de bicicletas, entre otros) o 0% para exportaciones y entregas de bienes a empresas de otros países de la UE. Por el otro, el BTW que te cobraron tus proveedores en compras para el negocio: la voorbelasting, el IVA soportado. Pagas la diferencia o, si soportaste más BTW del que cobraste, te la devuelven.
Para deducir la voorbelasting necesitas una factura o un recibo en regla con el importe de BTW, y guardas esos documentos 7 años (10 si tienen que ver con inmuebles). Un extracto bancario por sí solo no basta. Con la KOR no puedes deducir nada. Qué gastos cuentan como gastos del negocio es otra cuestión, que tratamos en gastos deducibles en Holanda.
La declaración se presenta online en Mijn Belastingdienst Zakelijk, el portal para empresas de la Belastingdienst. El procedimiento es el mismo cada trimestre:
Comprueba que has emitido todas las facturas de los trabajos entregados en el trimestre (las normas piden hacerlo, en todo caso, antes del día 15 del mes siguiente) y que tienes todos los recibos de compra. Lo que añadas después de presentar se convierte en una corrección.
Introduce tu facturación neta y el BTW correspondiente, por separado para el 21%, el 9% y el 0%. Las ventas con btw verlegd (inversión del sujeto pasivo: el BTW lo declara tu cliente) se introducen como facturación sin BTW; las ventas a empresas de otros países de la UE van en su propio apartado.
Introduce el total de voorbelasting del trimestre, según tus recibos y facturas de compra.
El portal calcula lo que debes o lo que te devuelven. Compáralo con tus propias cifras antes de enviar: el formulario no sabe nada de la factura que se te olvidó.
Transfiere el importe con la referencia de pago que te da el portal, con tiempo para que llegue antes del último día del mes.
Andrés es desarrollador web, colombiano, y trabaja por su cuenta desde Eindhoven.
Ventas de julio a septiembre: 15.000 € netos, todo al 21% → BTW repercutido 3.150,00 €.
Compras del mismo trimestre (software, un monitor, un puesto en un coworking): 2.000 € netos con 420,00 € de BTW en las facturas → voorbelasting 420,00 €.
BTW a pagar: 3.150,00 € − 420,00 € = 2.730,00 €, declarado y pagado antes del 31 de octubre.
¿En el mismo trimestre facturó 3.000 € a una empresa de Barcelona por un proyecto de programación? Esa factura lleva btw verlegd y no lleva BTW, así que no cambia los 2.730 €, pero se declara como facturación intracomunitaria y aparece en la ICP-opgave.
Vender a una empresa de otro país de la UE cambia el papeleo en dos puntos. En la factura de un servicio escribes btw verlegd (inversión del sujeto pasivo) y el número de IVA del cliente, y no cobras BTW neerlandés. En las entregas de bienes a una empresa de la UE, el tipo es 0%. En ambos casos la venta va en tu declaración trimestral como facturación intracomunitaria y, además, presentas la ICP-opgave (opgaaf intracommunautaire prestaties): una lista de cada cliente empresa de la UE con su número de IVA y el importe. Las dos cosas tienen que cuadrar.
Los clientes de fuera de la UE, por ejemplo en México, Chile o Estados Unidos, normalmente reciben una factura sin BTW neerlandés, pero las reglas dependen del tipo de servicio: pregunta a tu contable antes de la primera factura, no después de la primera inspección. La inversión del sujeto pasivo dentro de Holanda (subcontratas en construcción, limpieza y astilleros) funciona igual en la factura, pero sin ICP-opgave. Todas las variantes, con ejemplos: btw verlegd, la inversión del sujeto pasivo en Holanda.
¿Descubres una factura olvidada o un tipo equivocado después de presentar? Corriges el periodo con una suppletie, una declaración complementaria, desde el mismo portal. Tu contable te dirá cuál es el camino adecuado según el importe.
Lo que no haces nunca es editar ni borrar una factura ya emitida. Una factura errónea se corrige con una nota de crédito (creditnota): una factura en negativo con el siguiente número de la serie, que remite a la original. Su BTW se corrige en la declaración del periodo de la nota de crédito, no reescribiendo el trimestre antiguo. Cómo se hace en la práctica: cómo hacer una nota de crédito en Holanda.
Cada factura que emites en ProFaktura ya lleva la línea de BTW correcta (21%, 9%, 0%, btw verlegd, KOR o intracomunitaria), y cada recibo que fotografías con el escáner queda archivado con su fecha, su importe y su BTW. El panel de BTW lo suma por trimestre en las tres cifras que necesitas: ingresos, gastos y BTW a pagar. Eliges el trimestre, lees los números y los pasas a Mijn Belastingdienst Zakelijk. Si la declaración la presenta tu contable, invítalo por email: tendrá acceso a tu administración, podrá descargar el trimestre completo en ZIP y pedirte el recibo que falte, sin que tú reenvíes ni un archivo.
La mayoría de los autónomos la presentan cada trimestre. La declaración y el pago vencen el último día del mes siguiente al trimestre: 30 de abril, 31 de julio, 31 de octubre y 31 de enero. Presentar a tiempo pero pagar tarde también cuenta como retraso.
Sí. Mientras estés dado de alta en el BTW, cada periodo tiene su declaración, aunque sea a cero. Solo no la presentan quienes están en la KOR, el régimen de pequeños empresarios, que no cobran BTW.
Es el IVA soportado: el BTW que te cobran tus proveedores en compras para el negocio. Lo restas del BTW que cobraste en tus ventas, así que solo pagas la diferencia. Para deducirlo necesitas una factura o un recibo en regla, que guardas siete años. Con la KOR no se deduce.
Un servicio B2B para una empresa de otro país de la UE se factura con btw verlegd (inversión del sujeto pasivo) y el número de IVA del cliente, sin BTW neerlandés. La venta aparece en tu declaración como facturación intracomunitaria y, además, en la ICP-opgave, la lista de tus clientes empresa de la UE.
La corriges con una suppletie, una declaración complementaria del periodo en cuestión. Tu contable te dirá cómo hacerlo según el importe. No edites nunca facturas emitidas para cuadrar los números: usa una nota de crédito.
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