Cada kilómetro profesional que conduces vale dinero, pero solo si puedes demostrarlo. La Belastingdienst (la administración tributaria neerlandesa) quiere un registro por trayecto, la rittenregistratie, no un total a final de año. Esta guía explica las reglas con coche particular y con coche de empresa, qué debe incluir cada trayecto y cómo llevar el registro sin escribir nada a mano.
El registro de kilometraje es parte de Pro: 30 días gratis y después 9,99 € + BTW al mes. Las facturas siguen siendo gratis para siempre.
Un registro de kilometraje es una prueba. Cuando declaras kilómetros como gasto, o cuando afirmas que apenas usaste en privado un coche de empresa, el inspector no se fía del total: quiere ver cómo se ha llegado a él. Por eso el registro se lleva trayecto a trayecto, con direcciones y fechas, y por eso tiene que estar completo: un registro al que le faltan tres semanas no es un registro, es una estimación.
Hay dos situaciones en las que esto importa, y funcionan en sentidos opuestos:
La libreta de la guantera rara vez supera cualquiera de las dos pruebas. Los trayectos que olvidas son justo los de hace tres semanas, y un registro reconstruido después con ayuda de la agenda convence poco.
Si eres empresario, ya sea zzp'er (autónomo sin empleados) o titular de una eenmanszaak (empresa unipersonal), y usas tu coche particular para el negocio, en 2026 te deduces un importe fijo de 0,23 € por kilómetro profesional. Ese importe cubre todos los gastos del coche: combustible, aparcamiento, peajes y demás. No los deduces aparte; con la tarifa por kilómetro ya está todo incluido.
No lo confundas con la compensación libre de impuestos que una empresa puede pagar a sus empleados, que en 2026 es de 0,25 € por kilómetro. Es otra regla para otra situación. Como empresario con tu propio coche, tu cifra es 0,23 €. Los importes cambian de un año a otro: comprueba la tarifa vigente en belastingdienst.nl o pregunta a tu contable antes de presentar la declaración.
Martín es fontanero en La Haya y va a ver a sus clientes con su coche particular: unos 600 kilómetros profesionales al mes. Son 600 × 0,23 € = 138 € al mes, es decir, 1.656 € al año de gastos deducibles. Sin registro, esos kilómetros no valen nada, porque no puede demostrarlos. Cada mes sin registro son 138 € de gastos que se pierden.
Si el coche está en el balance de la empresa, la Belastingdienst supone que también lo usas en privado y suma la bijtelling a tus ingresos imponibles. La salida es demostrar que has hecho menos de 500 kilómetros privados en el año natural, y la prueba es una sluitende rittenregistratie: un registro que da cuenta de cada kilómetro del cuentakilómetros, profesional o privado.
De ahí salen dos consecuencias. Primero, con un coche de empresa también tienes que anotar los trayectos privados, no solo los profesionales: el registro tiene que cuadrar con el cuentakilómetros. Segundo, el registro se lleva sobre la marcha. Uno reconstruido en enero para el año anterior no se sostiene. Es justo la situación en la que más se nota un registro automático: está encendido en cada trayecto, así que no hay nada que reconstruir.
Estés en la situación que estés, cada trayecto se anota igual:
ProFaktura rellena todo esto por ti: las direcciones salen del mapa, los kilómetros de la ruta que realmente condujiste y el vehículo de tu configuración predeterminada. Tú solo decides si fue profesional o privado.
En la app para iPhone y Android el registro funciona en segundo plano: pantalla apagada, app cerrada, teléfono en el bolsillo o en el soporte. El trayecto se sigue grabando hasta que pulsas STOP. En la versión del navegador la pantalla tiene que quedarse encendida, así que en carretera usa la app.
Una parada en casa de un cliente cierra un trayecto y abre el siguiente. El programa decide que estás conduciendo solo por la velocidad, así que cruzar un aparcamiento a pie o la señal GPS que «baila» durante un café no se convierten en un trayecto. Prefiere cortar de más que pegar dos trayectos: unir dos tramos es un solo toque.
Después de STOP ves los tramos del día con sus direcciones y kilómetros. Para cada uno eliges profesional o privado, corriges una dirección, ajustas los kilómetros, añades una nota o descartas el tramo. La ruta aparece en el mapa, así que se ve el desvío que tomaste y por qué.
Por mes, trimestre o año descargas el registro en PDF (una tabla limpia) o en CSV (se abre en Excel). Si tu contable trabaja con Exact o e-Boekhouden, ProFaktura envía los documentos directamente a su buzón. Y si prefieres no enviar nada, invitas a tu contable por email a tu administración: tendrá acceso de consulta, o más si tú lo eliges, y descargará el registro por su cuenta. Cómo funciona ese acceso lo explicamos en la página para contables.
La frontera entre lo profesional y lo privado es donde fallan la mayoría de los registros. Una parada en el supermercado al volver de un cliente, llevar a los niños al colegio antes de una reunión: cada caso pide una decisión, y conviene tomarla mientras todavía recuerdas el trayecto. Por eso lo práctico es clasificar los trayectos el mismo día: la app te muestra los tramos, tocas profesional o privado y listo. Los trayectos marcados como privados se quedan en el informe, porque la Belastingdienst quiere la imagen completa, pero no cuentan como gasto.
Si un trayecto mezcla las dos cosas, por ejemplo cliente, supermercado y casa, lo normal es que el programa ya lo haya cortado en la parada del supermercado, y clasificas las dos mitades por separado.
¿Olvidaste pulsar «Iniciar trayecto»? Añade el trayecto a mano: escribes las dos direcciones y el programa calcula los kilómetros con el mapa. ¿Lo activaste a mitad de camino? Añade un tramo manual para el principio y únelo al tramo grabado por GPS. El registro queda completo en los dos casos.
Los kilómetros son uno de los gastos que te deduces; los demás (herramientas, software, un portátil, el teléfono) están en la guía de gastos deducibles en Holanda. Todo junto te da la imagen de cada trimestre, y el plan Pro de ProFaktura lo tiene en el mismo sitio: registro de kilometraje, gastos con escáner de recibos, horas y un panel de BTW para la declaración de IVA (btw-aangifte). Y si además tienes que demostrar tus horas para el criterio de 1225 horas, recuerda que los desplazamientos a clientes también cuentan; la misma app lleva ese registro.
Sí, en la app de ProFaktura para iPhone y Android. El registro funciona en segundo plano: el teléfono puede ir bloqueado en el bolsillo y la app cerrada. El trayecto solo termina cuando pulsas STOP. En el navegador la pantalla tiene que seguir encendida, así que en carretera usa la app.
Si eres empresario y usas tu coche particular, en 2026 son 0,23 € por kilómetro profesional, y ese importe cubre todos los gastos del coche: combustible, aparcamiento, peajes y demás. No lo confundas con los 0,25 € que una empresa puede pagar libres de impuestos a sus empleados. Comprueba la tarifa vigente en belastingdienst.nl.
Por cada trayecto: la fecha, la dirección de salida y la de llegada, los kilómetros, si fue profesional o privado y qué vehículo usaste. Si te desviaste, también la ruta real. ProFaktura rellena estos campos a partir de la ruta grabada.
Con un coche de empresa, sí: el límite de 500 kilómetros privados al año solo se sostiene si el registro está completo, y eso incluye los trayectos privados. Con tu coche particular los marcas como privados: se quedan en el informe, pero no cuentan como gasto.
Sí. Antes de guardar puedes ajustar kilómetros y direcciones, unir dos tramos, borrar uno o añadir un tramo a mano. Después de guardar, los trayectos se siguen pudiendo editar y la ruta se ve en el mapa.
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