Cada euro que gastas para tu empresa reduce tu beneficio - y con él tu impuesto sobre la renta - y normalmente te devuelve el BTW (el IVA neerlandés) que pagaste. Pero no todo gasto se deduce entero, no toda compra cuenta en el año en que la haces y nada funciona sin el recibo. Esta es la guía práctica para autónomos (zzp) y pequeñas empresas inscritas en la KVK, la Cámara de Comercio neerlandesa.
Los gastos con escáner de recibos forman parte de Pro: 30 días gratis y después 9,99 € + BTW al mes. Facturar sigue siendo gratis para siempre.
La Belastingdienst (la Hacienda neerlandesa) aplica una prueba sencilla. Un gasto es deducible cuando lo haces por la empresa: para generar ingresos, para mantener el negocio en marcha, para hacer el trabajo. Lo que compras para ti no lo es, aunque lo pagues desde la cuenta de la empresa. Da igual cómo funcionara en tu país: aquí cuenta la regla neerlandesa.
De ahí salen dos cosas. Primero, no decide la etiqueta del recibo, sino la finalidad: un teléfono para llamar a clientes es un gasto de empresa; el mismo teléfono para tu hijo adolescente, no. Segundo, la finalidad la tienes que demostrar tú. La prueba es el recibo o la factura de compra, guardados en tu administración, y por eso los conservas 7 años.
Para un zzp'er (autónomo sin empleados) o una eenmanszaak (empresa unipersonal), la lista suele ser esta:
Cuando un gasto es en parte privado - el teléfono, la conexión a internet, a veces el coche - deduces la parte profesional y debes poder explicar cómo la calculaste.
Algunos gastos tienen un toque privado aunque sean claramente de empresa: una comida con un cliente, unas copas en un evento de networking, un congreso con cena incluida, regalos a clientes. La Belastingdienst los llama gastos mixtos (comida, bebida, representación, congresos y seminarios). En el impuesto sobre la renta deduces el 80 % - o eliges aplicar un umbral fijo, por encima del cual los gastos son deducibles del todo. Qué opción te conviene depende de cuánto gastes; consulta el importe vigente en belastingdienst.nl o pregunta a tu contable.
En la práctica: registra el importe completo como gasto y deja que tu contable aplique el 80 % al cierre del año. Lo que importa en el día a día es que cada recibo de restaurante esté en tu administración con una nota de con quién estuviste y por qué.
Un gasto lo deduces en el año en que lo pagas. Un activo lo repartes a lo largo de su vida útil. La frontera está en 450 €: lo que compras por más de esa cifra y usas más de un año es un activo, y lo amortizas en al menos 5 años. Una silla de oficina de 300 € es gasto de este año; una cámara de 1.500 € netos se reparte en unos 300 € al año durante cinco años.
Esto sorprende a muchos autónomos que empiezan: compran portátil, furgoneta o maquinaria el primer año y esperan una gran deducción. El lado del BTW es distinto, y mejor: el BTW de esa compra lo recuperas de una vez.
Ejemplo: Diego, fotógrafo en Róterdam, compra una cámara por 1.815 € en marzo de 2026 (precio con el 21 % de BTW incluido).
BTW: el precio contiene 315 € de BTW (1.815 × 21/121). Diego los recupera en la btw-aangifte del trimestre de la compra, siempre que no esté en la KOR. Coste neto: 1.500 €.
Impuesto sobre la renta: 1.500 € supera los 450 €, así que es un activo. Repartido en 5 años, son unos 300 € de amortización al año que reducen su beneficio a partir de 2026; el calendario exacto lo fija su contable. La cámara es gasto de empresa entero; solo que llega a plazos.
Cada factura de compra y cada recibo muestran BTW (21 %, 9 % o 0 %). Como empresario sujeto al BTW, deduces ese BTW soportado en tu btw-aangifte trimestral (la declaración de BTW) del BTW que cobraste en tus propias facturas. ¿Gastaste en un trimestre 1.210 € con el 21 % de BTW incluido? Son 210 € menos a pagar a Hacienda - pero solo si tienes los recibos, y solo si muestran el BTW.
Dos excepciones. Si estás en la KOR (kleineondernemersregeling, el régimen de pequeños empresarios para una facturación anual de hasta 20.000 €), no cobras BTW y no deduces nada: el BTW de tus gastos pasa a formar parte del coste. Y la btw-aangifte vence el último día del mes siguiente al trimestre (el tercer trimestre, el 31 de octubre), así que los recibos que aparecen después se han perdido esa declaración; la corregirías con una suppletie (declaración complementaria). La guía de la declaración de IVA en Holanda recorre el trimestre paso a paso, y la de la KOR explica cómo funciona la exención.
Mantienes el coche como privado y cargas a la empresa un importe fijo por kilómetro profesional: 0,23 € por km en 2026 (para el empresario; los 0,25 € libres de impuestos son para trabajadores asalariados y son otra regla). Esos 0,23 € lo cubren todo: combustible, aparcamiento, peajes y el resto de gastos del coche. No los deduces por separado. Lo que necesitas es un registro de kilometraje (rittenregistratie) con fecha, direcciones, kilómetros, motivo y vehículo - el registro de kilometraje por GPS de ProFaktura lo graba por ti en segundo plano.
Los gastos del coche son gastos de empresa, pero pagas bijtelling - un añadido a tu renta imponible por el uso privado - salvo que demuestres con una sluitende rittenregistratie (un registro completo y sin huecos) que hiciste menos de 500 km privados en el año. Cuál de las dos vías te conviene depende de tus kilómetros y de tu coche: pide a tu contable que calcule ambas antes de decidir.
El recibo no es papeleo por gusto. Demuestra que el gasto existe, muestra el BTW que recuperas y documenta la finalidad profesional. Sin él, un gasto puede caerse de tu declaración en una inspección años después - junto con el BTW. Plazos de conservación:
El papel se borra, sobre todo los recibos térmicos de tiendas y gasolineras. Una foto nítida guardada en tu administración es la solución práctica - y así el recibo está en el mismo sitio que el gasto al que pertenece.
En ProFaktura Pro añades un gasto haciendo una foto al recibo. El escáner de recibos lee la fecha, el importe y el BTW y rellena el gasto; tú lo compruebas, eliges una categoría y guardas. La foto queda adjunta al gasto, así que la prueba y el apunte son un solo registro, listo para tu contable.
Los gastos forman parte de Pro: 30 días gratis, después 9,99 € + BTW al mes (12,09 € con BTW), y cancelas con un clic. Las facturas y las notas de crédito siguen siendo gratis y sin límite.
No con seguridad. El recibo o la factura de compra es tu prueba de que el gasto existe y sirvió a la empresa, y muestra el BTW que quieres recuperar. Un apunte en el extracto bancario es una prueba débil. Fotografía cada recibo el mismo día y guárdalo 7 años.
No. Comida, bebida y representación son gastos mixtos: en el impuesto sobre la renta es deducible el 80 %, o aplicas en su lugar el umbral fijo. Consulta la cifra vigente en belastingdienst.nl o pregunta a tu contable qué opción te conviene.
No de una vez. El BTW, 210 €, lo recuperas enseguida en tu próxima btw-aangifte, si no estás en la KOR. Los 1.000 € netos superan los 450 €, así que son un activo que amortizas en al menos 5 años: unos 200 € al año.
Por kilómetro profesional: 0,23 € en 2026. Ese importe lo cubre todo - combustible, aparcamiento, peajes y demás gastos del coche -, así que no los deduces por separado. La prueba es un registro de kilometraje con fecha, direcciones, kilómetros y motivo.
7 años los recibos y las facturas de compra normales, 10 años todo lo relacionado con inmuebles. Si dudas de si basta con conservar solo la versión digital, pregunta a tu contable.
No. Con la KOR no cobras BTW en tus facturas y tampoco deduces el BTW de tus compras; ese BTW pasa a formar parte del coste. Los gastos siguen reduciendo tu beneficio en el impuesto sobre la renta.
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