Se acabaron las facturas por email y los recibos por WhatsApp. Tu cliente te da acceso a su administración en ProFaktura: ves facturas, gastos con la foto del recibo, el registro de kilometraje y el resumen de BTW, y descargas el trimestre entero en un solo archivo. Sin su contraseña, con un registro completo de quién hizo qué y gratis para tu despacho - seas contable, gestor, asesor fiscal o contador.
La cuenta de contable es gratuita y sin límite de clientes. Tu cliente escribe tu email en Perfil → Mi contable.
Tu cliente es un autónomo (un zzp'er, como llaman en Holanda al profesional por cuenta propia sin empleados), una eenmanszaak (empresa unipersonal) o una pequeña empresa inscrita en la KVK (la Cámara de Comercio neerlandesa) que factura con ProFaktura. Para darte acceso abre Perfil → Mi contable, escribe tu dirección de email y elige un rol. Eso es todo lo que tiene que hacer.
Recibes un email con un enlace. Creas una cuenta gratuita - o entras en la que ya tienes con esa dirección - y desde ese momento la administración del cliente aparece en tu lista. Nada de contraseñas compartidas ni de accesos de grupo: cada acción queda registrada en el historial del cliente con tu nombre.
¿Tu cliente lleva varias empresas en una sola cuenta (el plan Multi, hasta 5 empresas)? Una sola invitación puede abrirte todas: cambias de administración en la barra superior, y una empresa que cree más adelante se añade sola. El cliente también puede limitarte a una sola empresa.
Ves facturas, gastos con recibos, el registro de kilometraje y el resumen de BTW de cada trimestre. Descargas PDF, UBL y CSV, y puedes pedir al cliente un documento que falta.
Además, añades gastos, clasificas trayectos, marcas pagos y preparas borradores de factura. Un borrador solo recibe número y sale hacia el destinatario cuando el cliente pulsa Emitir: la numeración sigue en sus manos.
Emites facturas y notas de crédito en nombre del cliente, a su nombre y bajo su responsabilidad. El cliente confirma este nivel por separado y puede reducirlo o desconectarte con un clic cuando quiera.
Lo que nunca ves, sea cual sea el rol: la contraseña del cliente, su suscripción y sus pagos a ProFaktura, su conexión con Mollie y las empresas que no incluye la invitación. Tampoco puedes borrar su cuenta.
Una lista, una tarjeta por cliente. Cada tarjeta muestra de un vistazo lo que importa este trimestre: número de facturas e ingresos netos, BTW a pagar o a devolver, gastos sin recibo, facturas vencidas, solicitudes abiertas y borradores por aprobar. Si todo está en orden, la tarjeta lo dice en verde: aquí no hay nada que hacer. Un cliente con varias empresas se despliega en una línea por administración.
Un solo ZIP para todos tus clientes a la vez: una carpeta por empresa con las facturas en PDF y UBL (XML que leen Exact, e-Boekhouden y otros programas de contabilidad), los recibos adjuntos a los gastos, tres archivos CSV (facturas, gastos, trayectos) y el registro de kilometraje en PDF. Lo que hoy te cuesta una semana persiguiendo emails, en una descarga al final del trimestre - antes de que venza la btw-aangifte (la declaración de BTW, el IVA neerlandés), el último día del mes siguiente.
¿Falta un recibo? En la línea del gasto pulsas pedir recibo. El cliente recibe un email y un aviso en el teléfono, ve la solicitud en su panel y la cierra añadiendo la foto. Nada se pierde en un chat, y tu panel muestra cuántas solicitudes siguen abiertas por cliente.
¿Trabajas con Exact o e-Boekhouden? ProFaktura envía los documentos del cliente al buzón de tu programa de contabilidad, así que facturas y recibos llegan donde los procesas, sin reenviar emails a mano.
Un email a la semana, y solo si ha pasado algo: por cliente, las facturas y los gastos nuevos, los gastos sin recibo, las facturas vencidas y las solicitudes abiertas. Si prefieres mirarlo tú, lo desactivas en los ajustes de tu cuenta.
ProFaktura está construido sobre las reglas neerlandesas, y eso acorta tu revisión:
Para el despacho es gratis. El cliente paga su propio plan de ProFaktura - Gratis, Pro (9,99 € + BTW al mes) o Multi (19,99 € + BTW al mes) - y tu cuenta de contable no cuesta nada, tengas los clientes que tengas.
Todavía no puedes invitar tú a un cliente: la invitación siempre empieza del lado del cliente, para que sea él quien decida quién ve sus cuentas. En la práctica basta una frase en tu próximo email: abre ProFaktura, ve a Perfil, luego a Mi contable, y escribe mi dirección. El cliente lo hace una vez; tú llevas cada trimestre desde el panel.
Muchos autónomos hispanohablantes en Holanda facturan hoy con una hoja de cálculo o una plantilla de Word. Pueden empezar con el plan gratuito - facturas y notas de crédito sin límite, en cinco idiomas - y pasar a Pro cuando necesiten gastos, kilometraje y el panel de BTW. Envíales la guía cómo hacer una factura en Holanda para los requisitos, y la de la declaración de IVA para la rutina trimestral.
¿El autónomo eres tú? El idioma no es un obstáculo: tú usas la app en español y tu contable, en neerlandés o en inglés, sobre la misma administración. ProFaktura no te asigna contable; cuando tengas uno - hispanohablante o neerlandés - lo invitas en un minuto desde Perfil → Mi contable.
Sí, pero es gratuita y se crea en un minuto. El enlace de la invitación solo funciona en la cuenta con el email que escribió tu cliente, así que el cliente sabe exactamente quién tiene acceso.
Lo decide el cliente al invitarte. Con el plan Multi puede marcar “Todas mis empresas”: entonces cambias de administración en la barra, y una empresa creada más tarde se añade sola. También puede limitarte a una sola empresa.
Con el rol Completo, sí: a nombre del cliente y bajo su responsabilidad. Con el rol Gestión preparas un borrador que el cliente aprueba con un clic; la factura solo recibe número cuando el cliente la emite.
Facturas en PDF y UBL (XML que leen Exact, e-Boekhouden y otros programas), gastos y kilometraje en CSV y PDF, recibos como fotos originales. El trimestre entero de todos tus clientes llega en un solo ZIP.
Nada. La cuenta de contable es gratuita y sin límite de clientes. Cada cliente paga su propio plan - Gratis, Pro o Multi - igual que ahora.
No. Cada uno usa la app en su idioma - tú en español, tu contable en neerlandés o en inglés - y ambos ven los mismos documentos. Las facturas se emiten en neerlandés, inglés, polaco, ucraniano o francés.
Sigue leyendo: declaración de IVA en Holanda · gastos deducibles · registro de kilometraje