Cztery razy w roku Belastingdienst chce od Ciebie jednego: ile BTW doliczyłeś klientom, ile zapłaciłeś w kosztach i jaka jest różnica. Ten poradnik pokazuje, jak wypełnić btw-aangifte bez paniki - terminy, rubryki, BTW z kosztów, sprzedaż do UE i co zrobić, gdy się pomylisz.
Faktury za darmo bez limitu. Pulpit BTW z gotowymi liczbami na kwartał jest w Pro - 30 dni gratis, potem € 9,99 + BTW miesięcznie.
Jeśli masz firmę zarejestrowaną w KVK (holenderski rejestr firm) i numer BTW, jesteś podatnikiem BTW - niezależnie od tego, czy prowadzisz eenmanszaak (jednoosobową działalność), czy pracujesz jako zzp'er (samozatrudniony bez pracowników). Deklarację składasz nawet wtedy, gdy w danym okresie nie wystawiłeś ani jednej faktury.
Zdecydowana większość małych firm rozlicza BTW co kwartał. Belastingdienst może przypisać Ci inny okres - miesięczny albo roczny - ale w praktyce zzp'er dostaje kwartał. Sprawdź to w piśmie, które dostałeś po rejestracji, albo w Mijn Belastingdienst Zakelijk.
Jeden wyjątek: KOR, czyli zwolnienie dla małych firm. Pod KOR nie naliczasz BTW, nie odliczasz jej i nie składasz deklaracji. Reszta tego tekstu dotyczy firm, które KOR nie mają.
Zasada jest prosta: deklarację składasz i BTW płacisz do ostatniego dnia miesiąca następującego po kwartale. Oba terminy są takie same - nie ma „najpierw złożę, zapłacę później”.
| Kwartał | Miesiące | Składasz i płacisz do |
|---|---|---|
| I | styczeń - marzec | 30 kwietnia |
| II | kwiecień - czerwiec | 31 lipca |
| III | lipiec - wrzesień | 31 października |
| IV | październik - grudzień | 31 stycznia |
Liczy się dzień, w którym pieniądze wpłyną na konto Belastingdienst, nie dzień zlecenia przelewu. Zrób przelew kilka dni wcześniej, szczególnie gdy termin wypada w weekend. Spóźnienie oznacza karę i odsetki - aktualne kwoty znajdziesz na belastingdienst.nl.
Formularz wygląda groźnie, ale dla typowej małej firmy liczy się kilka pól. Kolejność w portalu jest zawsze taka sama:
Wszystkie kwoty wpisujesz w pełnych euro. Sprzedaż wykazujesz w kwartale, w którym wykonałeś usługę - dlatego data wykonania usługi na fakturze jest tak ważna.
Voorbelasting to BTW, którą zapłaciłeś w kosztach firmowych: laptop, telefon, paliwo do firmowego auta, narzędzia, oprogramowanie, usługi księgowego. Odliczasz ją od BTW ze sprzedaży - więc każdy zapomniany paragon to realne pieniądze zostawione w urzędzie.
Trzy warunki, żeby odliczyć BTW z kosztu:
Uwaga na koszty mieszane - jedzenie, reprezentacja, kongresy - i na środki trwałe powyżej € 450, które amortyzuje się przez co najmniej 5 lat. Szczegóły są w poradniku o kosztach firmowych w Holandii. Jeśli korzystasz z prywatnego auta, nie odliczasz BTW z paliwa - rozliczasz kilometry po € 0,23 i ta stawka obejmuje wszystkie koszty auta.
Sprzedaż w kwartale: € 12.000 netto ze stawką 21%, czyli € 2.520 BTW od klientów.
Koszty: narzędzia, telefon, oprogramowanie - € 3.000 netto, czyli € 630 voorbelasting.
Do zapłaty: 2.520 - 630 = € 1.890 do ostatniego dnia miesiąca po kwartale.
Gdyby ten sam zzp'er pracował jako podwykonawca dla głównego wykonawcy, faktury szłyby z adnotacją btw verlegd - bez BTW. Wtedy BTW od sprzedaży wynosi 0, voorbelasting zostaje € 630 i Belastingdienst zwraca mu € 630.
Gdy sprzedajesz usługi firmie z innego kraju UE albo dostarczasz jej towar, faktura idzie bez holenderskiego BTW. Przy usługach wpisujesz „btw verlegd” i numer BTW klienta, przy towarach stosujesz stawkę 0%. Jak dokładnie to rozpisać na fakturze, wyjaśnia poradnik o btw verlegd i odwrotnym obciążeniu.
W deklaracji taka sprzedaż trafia do rubryki „sprzedaż do UE”. Ale to nie koniec: dodatkowo składasz ICP-opgave (opgaaf intracommunautaire prestaties) - zestawienie, komu w UE sprzedałeś, z numerem BTW każdego klienta i kwotą. Kwoty w ICP muszą zgadzać się z deklaracją za ten sam okres. Rozjazd między nimi to najczęstszy powód listu z Belastingdienst.
Sprzedaż poza UE zwykle też idzie bez holenderskiego BTW, ale zasady zależą od rodzaju usługi - tu zapytaj księgowego, zanim wystawisz pierwszą fakturę.
Zauważyłeś, że w wysłanej deklaracji brakuje faktury albo wpisałeś złą kwotę? Składasz suppletie, czyli korektę za ten okres. To osobny formularz w Mijn Belastingdienst Zakelijk, nie poprawka w kolejnym kwartale.
Największy koszt btw-aangifte to nie sam formularz, tylko godziny zbierania faktur i liczenia sum na kartce. ProFaktura robi to na bieżąco:
Deklarację nadal składasz sam w Mijn Belastingdienst Zakelijk - ProFaktura nie wysyła jej za Ciebie. Ale zamiast półtorej godziny z kalkulatorem masz pięć minut przepisywania.
Dobra praktyka: nie odkładaj kosztów na koniec kwartału. Paragon z tankowania czy z Gammy zeskanuj tego samego dnia. Po trzech miesiącach nie pamiętasz, czy 40 euro w Action było na firmę, a wyblakły paragon w kieszeni nie zeskanuje się już wcale.
Do ostatniego dnia miesiąca po zakończeniu kwartału. Za trzeci kwartał (lipiec-wrzesień) składasz i płacisz do 31 października. Ten sam termin dotyczy złożenia deklaracji i wpływu pieniędzy na konto Belastingdienst.
Deklarację i tak składasz - z zerami albo tylko z BTW od kosztów (voorbelasting). Brak deklaracji to dla Belastingdienst to samo, co jej niezłożenie w terminie, niezależnie od obrotu.
Podstawą odliczenia jest dokument zakupu z wykazaną kwotą BTW. Przy małych zakupach zwykle wystarcza paragon z BTW, przy większych lepiej mieć fakturę na firmę. Dokumenty trzymasz 7 lat. W ProFakturze skanujesz paragon telefonem i program zapisuje go razem z kwotą BTW.
Przy usługach B2B dla firmy z innego kraju UE wystawiasz fakturę bez BTW z adnotacją btw verlegd i numerem BTW klienta. Taką sprzedaż pokazujesz w deklaracji i dodatkowo w ICP-opgave za ten sam okres.
Składasz suppletie, czyli korektę deklaracji za ten okres. Nie czekaj do końca roku i nie próbuj wyrównać błędu w kolejnym kwartale - to osobny formularz w Mijn Belastingdienst Zakelijk.
Nie. Pod KOR (zwolnienie dla małych firm do € 20.000 obrotu) nie naliczasz BTW, nie odliczasz BTW z kosztów i nie składasz btw-aangifte. Wyjątkiem są sytuacje, w których Belastingdienst wprost o to poprosi.
Ten tekst jest praktycznym wprowadzeniem, nie poradą podatkową. Terminy i zasady sprawdzaj na belastingdienst.nl, a w nietypowej sytuacji zapytaj księgowego.
Zobacz też: KOR - zwolnienie z BTW do 20 000 euro · btw verlegd na fakturze · koszty firmowe w Holandii