Każde euro kosztu firmowego obniża zysk, od którego płacisz podatek dochodowy, a BTW z tego kosztu wraca do Ciebie w deklaracji. Warunek: wydatek musi służyć firmie i musisz mieć na niego dowód. Poniżej zasady, które obowiązują zzp'era i eenmanszaak w Holandii, lista typowych kosztów, dwie pułapki (koszty mieszane i amortyzacja) i sposób, żeby paragony nie ginęły.
Koszty ze skanerem paragonów są w planie Pro - 30 dni gratis, potem € 9,99 + btw miesięcznie. Faktury zawsze za darmo.
Zasada jest jedna: koszt jest odliczalny, gdy służy firmie. Belastingdienst (holenderski urząd skarbowy) nie ocenia, czy wydatek był mądry ani czy dało się taniej. Pyta o jedno: czy poniosłeś go dla działalności, czy prywatnie.
Wiertarka dla firmy remontowej - koszt. Ta sama wiertarka do własnego mieszkania - nie. Telefon, którego używasz do klientów i do rodziny - część firmowa, część prywatna. Tę część firmową musisz umieć uzasadnić.
Drugi warunek to dowód. Bez paragonu albo faktury zakupowej koszt istnieje tylko w Twojej pamięci, a pamięć przy kontroli się nie liczy.
Wydatek prywatny zrobiony „przy okazji" pracy kosztem nie jest. Gdy nie masz pewności, zapytaj księgowego - taniej niż poprawka po kontroli.
Jedzenie, napoje, reprezentacja, prezenty dla klientów, kongresy, seminaria i wyjazdy studyjne to koszty, które służą firmie, ale mają też element prywatny - w końcu i tak musisz coś zjeść. Dlatego Belastingdienst pozwala odliczyć od zysku 80% takich wydatków, nie 100%.
Jest też drugi wariant: zamiast 20% obcięcia odejmujesz od sumy kosztów mieszanych stałą kwotę progową i resztę odliczasz w całości. Który sposób się opłaca, zależy od tego, ile takich kosztów masz w roku - sprawdź aktualny próg na belastingdienst.nl albo zapytaj księgowego.
Zakup do € 450 netto wrzucasz w koszty od razu. Zakup powyżej € 450 to środek trwały: koszt rozkładasz na lata, a w każdym roku odliczasz tylko część. Minimalny okres to 5 lat, czyli maksymalnie 20% ceny rocznie.
Dotyczy to laptopa, aparatu, maszyny, samochodu, mebli do biura. Nie dotyczy materiałów zużywalnych i usług, nawet drogich - tam liczy się cały wydatek w roku poniesienia.
Laptop za € 1.500 netto (€ 1.815 z BTW 21%). To środek trwały. Do kosztów trafia € 300 rocznie przez 5 lat. BTW - € 315 - odliczasz w całości od razu, w deklaracji za kwartał zakupu.
Obiad z klientem za € 100. Koszt mieszany: od zysku odliczasz 80%, czyli € 80. Pozostałe € 20 to Twój wydatek prywatny w oczach urzędu.
Kwoty progowe zmieniają się - traktuj przykład jako schemat, a aktualne wartości sprawdź u księgowego albo na belastingdienst.nl.
Koszt firmowy działa dwa razy. Raz obniża zysk do podatku dochodowego (rozliczenie roczne). Drugi raz oddaje Ci BTW zapłacone przy zakupie - w kwartalnej btw-aangifte odejmujesz je od BTW, które sam naliczyłeś klientom. Jeśli w kwartale kupiłeś więcej, niż sprzedałeś, Belastingdienst zwraca różnicę.
Warunki:
Termin: deklarację składasz i płacisz do ostatniego dnia miesiąca po kwartale. Zapomniany paragon z lutego możesz jeszcze dopisać do deklaracji za I kwartał, jeśli składasz ją w kwietniu. Jak wygląda cała deklaracja, opisujemy w poradniku deklaracja BTW krok po kroku.
To najczęstsze pytanie zzp'era, który dużo jeździ. Dwie drogi:
| Auto prywatne w firmie | Auto firmowe | |
|---|---|---|
| Co odliczasz | € 0,23 za każdy służbowy kilometr (2026) | wszystkie koszty auta: paliwo, ubezpieczenie, naprawy, amortyzacja |
| Paliwo, parking, opłaty | siedzą w € 0,23 - nie odliczasz ich osobno | w kosztach |
| Użytek prywatny | bez znaczenia - liczą się tylko kilometry służbowe | bijtelling (doliczenie do dochodu), chyba że jeździsz prywatnie mniej niż 500 km rocznie i masz sluitende rittenregistratie |
| Co musisz mieć | ewidencję przejazdów służbowych | kompletną ewidencję wszystkich przejazdów |
Przy aucie prywatnym stawka € 0,23 za kilometr obejmuje wszystko: paliwo, parking, opłaty za autostradę, myjnię. Paragon ze stacji nie idzie do kosztów. Idzie za to każdy kilometr do klienta, na budowę, do hurtowni - dlatego kilometrówka to często największy koszt, o którym ludzie zapominają. Jak ją prowadzić, żeby się broniła przy kontroli: kilometrówka w Holandii.
Paragony, faktury zakupowe, wyciągi i ewidencje trzymasz 7 lat. Dokumenty dotyczące nieruchomości - 10 lat. Obowiązek dotyczy Ciebie jako przedsiębiorcy, nie Twojego księgowego ani programu.
Papierowy paragon z termodrukarki blaknie po roku. Dlatego skan albo zdjęcie zrobione zaraz po zakupie jest bezpieczniejsze niż oryginał w szufladzie. Ważne, żeby kopia była czytelna: sprzedawca, data, kwota, stawka BTW.
W zakładce Koszty robisz zdjęcie paragonu telefonem. Skaner paragonów odczytuje sprzedawcę, datę, kwotę i BTW, a Ty tylko sprawdzasz i zapisujesz. Zdjęcie zostaje przypięte do kosztu - masz kopię na 7 lat, uporządkowaną po kwartałach.
Jeśli masz księgowego, zapraszasz go e-mailem do swojej administracji - bezpłatnie, z rolą podgląd, prowadzenie albo pełny dostęp. Księgowy widzi Twoje koszty i gdy przy którymś brakuje paragonu, wysyła Ci prośbę jednym kliknięciem. Dostajesz powiadomienie, robisz zdjęcie, gotowe - bez maili „prześlij mi jeszcze rachunek z marca". Cały kwartał pobiera jako ZIP albo wysyła prosto do Exact lub e-Boekhouden. Więcej: ProFaktura dla księgowych.
Ostrzeżenie z praktyki: koszt bez dokumentu jest gorszy niż brak kosztu. Przy kontroli Belastingdienst wykreśla go, dolicza podatek i odsetki. Jeśli paragon przepadł, zapytaj sprzedawcę o duplikat albo skorzystaj z wyciągu bankowego jako dowodu pomocniczego - i zapisz w koszcie, skąd wziąłeś kwotę.
Do odliczenia kosztu wystarczy dowód zakupu z datą, kwotą i sprzedawcą. Do odliczenia BTW liczy się dokument z wykazanym podatkiem - przy większych zakupach poproś o fakturę na dane firmy, przy drobnych zwykle wystarcza paragon ze stawką BTW.
Koszty mieszane, takie jak jedzenie, reprezentacja i kongresy, są odliczalne w 80% od zysku. Z rachunku na € 100 do kosztów trafia € 80. Belastingdienst przewiduje też wariant z progiem kwotowym - sprawdź aktualną wartość na belastingdienst.nl.
Nie. Zakup powyżej € 450 to środek trwały - amortyzujesz go co najmniej 5 lat, czyli maksymalnie 20% ceny rocznie. Laptop za € 1.500 daje € 300 kosztu w każdym z pięciu lat. BTW z faktury odliczasz od razu w deklaracji za ten kwartał.
Nie. Korzystając z KOR nie naliczasz BTW na sprzedaży i nie odliczasz BTW z zakupów. Sam koszt netto plus BTW nadal obniża Twój zysk do podatku dochodowego.
7 lat, a dokumenty dotyczące nieruchomości 10 lat. Skan albo zdjęcie paragonu w programie liczy się jako kopia, ale obowiązek przechowywania ciąży na Tobie - miej własne archiwum.
Ten tekst jest praktycznym wprowadzeniem, nie poradą podatkową. Kwoty progowe zmieniają się co roku - sprawdź aktualne na belastingdienst.nl albo zapytaj księgowego.
Zobacz też: deklaracja BTW krok po kroku · kilometrówka w Holandii · ProFaktura dla księgowych