Pomyliłeś kwotę, klient zwrócił towar, dałeś rabat po fakcie albo faktura poszła do niewłaściwej firmy. Odruch mówi: popraw PDF i wyślij jeszcze raz. Tak nie wolno. W Holandii wystawionej faktury nie edytujesz ani nie kasujesz - wystawiasz kredytnotę (creditnota), czyli fakturę korygującą na minus. Poniżej: kiedy, co musi zawierać, jak numerować, jak rozliczyć BTW i przykład na liczbach.
Faktury i kredytnoty są w ProFakturze bezpłatne bez limitu - z numeracją, której program pilnuje za Ciebie.
Kredytnota to faktura o wartości ujemnej. Ma te same elementy co zwykła faktura, tylko kwoty są na minus. Jej zadanie: cofnąć - w całości albo w części - skutki faktury, która już poszła do klienta i do księgowości.
Nie jest to „anulowanie". Pierwotna faktura zostaje w księgach na zawsze. Kredytnota staje obok niej i razem dają poprawny wynik. Jeśli po korekcie klient nadal ma coś zapłacić, wystawiasz trzecią rzecz: nową, poprawną fakturę.
Zasada ogólna: wszystko, co zmienia kwotę, stawkę albo strony faktury już wystawionej, załatwiasz kredytnotą. Literówka w opisie, która nie zmienia rozliczenia, zwykle nie wymaga korekty - w razie wątpliwości zapytaj księgowego.
W Holandii faktura musi mieć unikalny, kolejny numer bez luk. To jeden z factuureisen - ustawowych wymogów faktury. Z tego wynikają dwa zakazy:
Faktura, którą wysłałeś, jest dokumentem w dwóch księgowościach naraz. Możesz do niej tylko dopisać kolejny dokument. Dlatego dobry program do faktur w ogóle nie ma przycisku „edytuj" przy wystawionej fakturze - ma przycisk „kredytnota".
Wszystko, co zwykła faktura, plus odwołanie do korygowanego dokumentu:
| Element | Uwaga |
|---|---|
| Nagłówek „Creditnota" | Musi być jasne, że to korekta, nie kolejna faktura do zapłaty. |
| Własny kolejny numer | Z tej samej serii, co faktury - bez osobnej numeracji „K/1". |
| Data wystawienia | Dzień wystawienia kredytnoty - to ona decyduje o okresie BTW. |
| Numer i data korygowanej faktury | Np. „Creditnota bij factuur 2026/0041 van 12.09.2026". |
| Dane obu stron | Nazwa, adres, Twój KVK i btw-id. Te same, co na fakturze pierwotnej. |
| Pozycje na minus | Opis, ilość, kwota netto ze znakiem minus. |
| Stawka i kwota BTW per stawka | Też na minus. Przy verlegd - adnotacja, bez BTW. |
| Suma do zwrotu | Brutto ujemne. Jeśli klient jeszcze nie zapłacił, potrącasz ją z nowej faktury. |
Kredytnota zabiera kolejny numer z serii. Jeśli ostatnia faktura miała numer 2026/0041, kredytnota dostaje 2026/0042, a nowa poprawna faktura - 2026/0043. Ciąg jest kompletny, każdy numer istnieje, a odwołanie na kredytnocie mówi, do czego się odnosi.
Nie rób osobnej serii dla kredytnot ani nie dawaj im numeru faktury z dopiskiem „-korekta". Jedna seria, jeden ciąg. Tak samo pilnujesz numeracji przy wystawianiu - opisujemy to w poradniku jak wystawić fakturę w Holandii.
Faktura 2026/0041 z 12.09.2026: prace malarskie, 120 godz. × € 40 = € 4.800 netto, BTW 21% = € 1.008, do zapłaty € 5.808. Klient zauważa: było 100 godzin, nie 120.
Kredytnota 2026/0042 z 20.09.2026, „Creditnota bij factuur 2026/0041 van 12.09.2026": prace malarskie, -20 godz. × € 40 = -€ 800 netto, BTW 21% = -€ 168, razem -€ 968.
Wynik: klient płaci € 5.808 - € 968 = € 4.840, czyli dokładnie 100 godzin z BTW. W deklaracji za III kwartał (obie daty są we wrześniu) wykazujesz BTW € 1.008 - € 168 = € 840.
Gdyby kredytnota była wystawiona w październiku, jej BTW -€ 168 trafiłoby do deklaracji za IV kwartał - nie do korekty III.
BTW z kredytnoty korygujesz w btw-aangifte za okres, w którym ją wystawiłeś. Nie wracasz do kwartału pierwotnej faktury i nie składasz suppletie (korekty złożonej deklaracji), jeśli tamten kwartał jest już rozliczony. Ujemne BTW z kredytnoty po prostu pomniejsza podatek w bieżącym kwartale.
Trzy sytuacje szczególne:
Jak wygląda cała deklaracja i gdzie wpisać korektę: deklaracja BTW krok po kroku.
Wystawiona faktura w ProFakturze nie ma opcji „edytuj" ani „usuń". Ma przycisk Kredytnota. Klikasz i program:
Faktura pierwotna i kredytnota są ze sobą powiązane na liście, więc widzisz od razu, co zostało skorygowane. Jeśli masz plan Pro, pulpit BTW uwzględnia kredytnotę w kwartale jej wystawienia - dokładnie tak, jak pójdzie do deklaracji. Faktury i kredytnoty są bezpłatne bez limitu.
Ostrzeżenie z praktyki: zanim wystawisz kredytnotę, sprawdź, czy klient już zapłacił. Jeśli tak - zwracasz różnicę przelewem albo potrącasz ją z następnej faktury i piszesz to na kredytnocie. Jeśli nie - wysyłasz kredytnotę razem z nową fakturą, żeby klient zapłacił jedną, poprawną kwotę. Klient, który dostaje samą kredytnotę bez wyjaśnienia, dzwoni.
Nie. Wystawiona faktura jest dokumentem księgowym - u Ciebie i u klienta. Skasowanie zostawia lukę w numeracji, a edycja tworzy dwie wersje tego samego numeru. Jedyna poprawna droga to kredytnota do błędnej faktury i, jeśli trzeba, nowa faktura.
Tak. Kredytnota to faktura o wartości ujemnej i dostaje kolejny numer z tej samej serii, co zwykłe faktury. Dodatkowo zawiera odwołanie do numeru faktury, którą koryguje.
W btw-aangifte za okres, w którym wystawiłeś kredytnotę - nie za okres pierwotnej faktury. Ujemna kwota BTW pomniejsza podatek do zapłaty w tym kwartale. Jeśli tamten kwartał jest już rozliczony, nie składasz korekty wstecz.
Tak. Korygujesz tylko błędną pozycję albo różnicę w kwocie. Kredytnota na całą fakturę jest potrzebna, gdy usługa nie doszła do skutku, faktura poszła do złego klienta albo błędów jest tyle, że prościej wystawić ją od nowa.
Tak, tak samo jak faktura. Klient księguje ją u siebie i koryguje BTW, które odliczył z pierwotnej faktury. Bez kredytnoty jego księgi i Twoje przestają się zgadzać.
Ten tekst jest praktycznym wprowadzeniem, nie poradą podatkową. W nietypowej sytuacji zapytaj księgowego albo sprawdź na belastingdienst.nl.
Zobacz też: jak wystawić fakturę w Holandii · deklaracja BTW krok po kroku · btw verlegd - odwrotne obciążenie