नीदरलैंड में इनवॉइस बनाना मुश्किल नहीं है, लेकिन इसमें कुछ फ़ील्ड ऐसे हैं जिन पर Belastingdienst (डच टैक्स विभाग) कोई ढील नहीं देता: बिना गैप का इनवॉइस नंबर, दोनों तारीख़ें, आपका btw-id और BTW न लगने पर सही शब्द। इस गाइड में हम factuureisen (इनवॉइस की क़ानूनी शर्तें) एक-एक करके समझाएँगे, एक पूरा उदाहरण देंगे और आख़िर में वे गलतियाँ बताएँगे जो फ़्रीलांसरों को सबसे महँगी पड़ती हैं।
इनवॉइस और क्रेडिट नोट बिना किसी लिमिट के मुफ़्त। न कार्ड चाहिए, न ट्रायल की घड़ी - रजिस्ट्रेशन में दो मिनट लगते हैं।
अगर आप KVK (Kamer van Koophandel, डच बिज़नेस रजिस्टर) में रजिस्टर्ड हैं और दूसरे बिज़नेस को सर्विस या सामान बेचते हैं, तो आपके हर इनवॉइस को factuureisen पूरी करनी होंगी। यह zzp'er (बिना स्टाफ़ वाला सेल्फ़-एम्प्लॉयड प्रोफ़ेशनल), eenmanszaak (एक मालिक वाला बिज़नेस, यानी प्रोप्राइटरशिप) और लिमिटेड कंपनी - सब पर बराबर लागू है। इनवॉइस डच में हो या अंग्रेज़ी में, कागज़ पर हो या PDF - इससे फ़र्क़ नहीं पड़ता; फ़र्क़ इससे पड़ता है कि उस पर क्या लिखा है।
बहुत से भारतीय प्रोफ़ेशनल यहाँ नौकरी के साथ या नौकरी के बाद फ़्रीलांस शुरू करते हैं - IT कंसल्टिंग, डिज़ाइन, डेटा, ट्यूशन। घर पर आप जैसे भी बिल बनाते रहे हों, यहाँ सिर्फ़ डच नियम चलते हैं।
एक बात पहले देख लें: अगर आप EU के नागरिक नहीं हैं, तो अपना residence document चेक करें। “arbeid als zelfstandige” वाला permit हो या document पर “arbeid is vrij toegestaan” लिखा हो, तो आप self-employed के तौर पर काम कर सकते हैं (nlarbeidsinspectie.nl पर “zelfstandigen uit het buitenland” देखें)। शक हो तो पहला इनवॉइस भेजने से पहले वहीं जाँच लें।
एक ग्रुप को थोड़ा हल्का वर्ज़न मिलता है: KOR (kleineondernemersregeling, छोटे बिज़नेस के लिए BTW छूट) वाले बिज़नेस। वे भी इनवॉइस भेजते हैं, बस उन पर कोई BTW नहीं होता। इसके बारे में नीचे और बताया गया है।
हर इनवॉइस में ये चीज़ें होनी चाहिए। अपने टेम्पलेट को एक बार इस लिस्ट से मिला लें, फिर दोबारा सोचना नहीं पड़ेगा:
€100 तक की रकम के लिए कम डिटेल्स वाला सरल इनवॉइस भी चलता है। ज़्यादातर फ़्रीलांसर इसका इस्तेमाल नहीं करते: सॉफ़्टवेयर में पूरा इनवॉइस बनाने में उतनी ही मेहनत लगती है, और क्लाइंट भी पूरा इनवॉइस पसंद करते हैं।
Belastingdienst के साथ ज़्यादातर उलझनें इनवॉइस नंबर से शुरू होती हैं। एक सीरीज़ के अंदर नंबर क्रमवार और बिना गैप होने चाहिए। आप साल वाला प्रीफ़िक्स (2026-0001, 2026-0002) रख सकते हैं या सीधा काउंटर, लेकिन कोई नंबर छोड़ना, दोबारा इस्तेमाल करना या बाद में नंबर बदलना मना है। गायब नंबर पर इंस्पेक्टर सबसे पहले सवाल करता है, क्योंकि वह डिलीट की गई बिक्री जैसा दिखता है।
दो तारीख़ें ज़रूरी हैं: इनवॉइस की तारीख़ और डिलीवरी या सर्विस की तारीख़। दूसरी तारीख़ बताती है कि काम असल में कब हुआ - उसी से भेजने की डेडलाइन गिनी जाती है। BTW का पीरियड आम तौर पर इनवॉइस की तारीख़ तय करती है; इनवॉइस देर से भेजा, तो बिक्री उस पीरियड में गिनी जाती है जिसमें उसे भेजने की आख़िरी तारीख़ पड़ती थी (डिलीवरी के अगले महीने की 15 तारीख़)। इसलिए दोनों तारीख़ें सही लिखें, भले ही उनमें सिर्फ़ एक दिन का फ़र्क़ हो।
इनवॉइस आपको डिलीवरी या सर्विस वाले महीने के अगले महीने की 15 तारीख़ तक भेजना होगा। 28 अगस्त को ख़त्म हुए काम का इनवॉइस 15 सितंबर तक जाना चाहिए। क्लाइंट के पूछने तक रुके रहना सिर्फ़ ख़राब कैश फ़्लो नहीं, नियम तोड़ना भी है।
हर जारी इनवॉइस 7 साल तक रखें (प्रॉपर्टी से जुड़े डॉक्यूमेंट 10 साल)। यह ज़िम्मेदारी आपकी है, आपके सॉफ़्टवेयर की नहीं - इसलिए पक्का करें कि आप अपना आर्काइव कभी भी निकाल सकें।
BTW नीदरलैंड का VAT है। स्टैंडर्ड रेट 21% है। कम रेट 9% दूसरी चीज़ों के साथ खाने-पीने के सामान, किताबों, हेयरड्रेसर और साइकिल रिपेयर पर लगता है। 0% एक्सपोर्ट और EU के दूसरे देशों में बिज़नेस को सामान की डिलीवरी पर लागू है। इनवॉइस पर इस्तेमाल हुए हर रेट की अपनी लाइन होती है: नेट रकम, रेट और BTW रकम।
दो हालात ऐसे हैं जिनमें इनवॉइस पर कोई डच BTW दिखता ही नहीं:
btw verlegd में आप BTW चार्ज नहीं करते; क्लाइंट उसे अपनी रिटर्न में डिक्लेयर करता है। इनवॉइस पर नेट रकम, btw verlegd शब्द और क्लाइंट का btw-id होता है - BTW रकम नहीं। यह लागू होता है:
EU से बाहर के क्लाइंट - जैसे भारत, UK या अमेरिका की कंपनी - को भी आम तौर पर बिना डच BTW का इनवॉइस जाता है, लेकिन नियम सर्विस के प्रकार पर निर्भर करते हैं - पहले इनवॉइस से पहले अपने अकाउंटेंट से पूछ लें। पूरे नियम उदाहरणों के साथ: btw verlegd (रिवर्स चार्ज) गाइड।
सालाना टर्नओवर €20,000 तक हो तो आप KOR के लिए रजिस्टर कर सकते हैं। तब आप न BTW चार्ज करते हैं, न खर्चों पर चुकाया BTW वापस लेते हैं, न btw-aangifte (BTW रिटर्न) भरते हैं। आपके इनवॉइस पर न BTW रेट होता है, न BTW रकम। रजिस्ट्रेशन उस तिमाही से कम से कम चार हफ़्ते पहले करना होता है जिससे आप शुरू करना चाहते हैं, और एक बार अंदर आने पर कम से कम तीन साल रहना पड़ता है, जब तक आप सीमा पार न कर लें। यह आपके लिए फ़ायदे का सौदा है या नहीं, यहाँ पढ़ें: KOR: €20,000 तक BTW छूट।
नीदरलैंड में स्टैंडर्ड पेमेंट टर्म 30 दिन है। बिज़नेस के बीच (B2B) आप ज़्यादा से ज़्यादा 60 दिन तय कर सकते हैं; इससे लंबा टर्म सिर्फ़ साफ़ तौर पर तय किए गए समझौते से। टर्म इनवॉइस पर सीधे शब्दों में लिखें (डच क्लाइंट के लिए जैसे “Graag betalen binnen 30 dagen”) और अपना IBAN जोड़ें। जो टर्म लिखा ही नहीं गया, उसके हिसाब से क्लाइंट लेट भी नहीं हो सकता।
इनवॉइस 2026-0007 · इनवॉइस की तारीख़ 3 सितंबर 2026 · सर्विस की तारीख़ 28 अगस्त 2026
जारी करने वाला: Mehta Digital (अर्जुन मेहता), Voorbeeldlaan 12, 1181 AB Amstelveen · KVK 12345678 · btw-id NL001234567B01
क्लाइंट: Van Dijk Logistiek B.V., Industrieweg 4, 3542 AD Utrecht
React वेब ऐप डेवलपमेंट, 20 घंटे × €65.00 = €1,300.00 नेट
BTW 21% (€1,300.00 पर) = €273.00
कुल देय: €1,573.00 · 30 दिन के अंदर · IBAN NL00 BANK 0123 4567 89
यही काम बर्लिन की किसी एजेंसी के लिए? तब लाइनें बदल जाती हैं: €1,300.00 नेट, “btw verlegd”, क्लाइंट का जर्मन VAT नंबर, कुल €1,300.00 - और यह बिक्री आपकी ICP-opgave में जाती है।
जारी इनवॉइस कभी डिलीट या एडिट नहीं किया जाता। अगर रकम, क्लाइंट या BTW गलत था, तो आप creditnota (क्रेडिट नोट) बनाते हैं: माइनस रकम वाला इनवॉइस, उसी सीरीज़ के अगले नंबर के साथ, जिसमें मूल इनवॉइस का नंबर लिखा होता है। BTW उस पीरियड की रिटर्न में ठीक होता है जिसमें क्रेडिट नोट बना, और ज़रूरत हो तो आप एक नया, सही इनवॉइस जारी करते हैं। स्टेप बाय स्टेप: नीदरलैंड में क्रेडिट नोट कैसे बनाएँ।
आप अपनी बिज़नेस डिटेल्स एक बार डालते हैं। फिर क्लाइंट चुनें, लाइनें लिखें और “जारी करें” दबाएँ: प्रोग्राम अगला नंबर देता है और उसे लॉक कर देता है, दोनों तारीख़ें माँगता है, आपका KVK और btw-id जोड़ता है, हर रेट का BTW गिनता है और आपके चुनने पर btw verlegd, KOR या EU के अंदर वाला ट्रीटमेंट लगाता है। तैयार इनवॉइस एडिट नहीं हो सकता - सिर्फ़ उसका क्रेडिट नोट बन सकता है। आप उसे सीधे प्रोग्राम से ईमेल करते हैं - डच, अंग्रेज़ी, पोलिश, यूक्रेनियन या फ़्रेंच में - और ऐप ख़ुद हिंदी में चलता है। यह सब मुफ़्त प्लान में है, इनवॉइस की संख्या पर कोई लिमिट नहीं।
हाँ। डच क़ानून इनवॉइस की भाषा तय नहीं करता। अगर Belastingdienst कोई डॉक्यूमेंट नहीं पढ़ पाए तो अनुवाद माँग सकता है, इसलिए डच क्लाइंट के लिए अंग्रेज़ी या डच सुरक्षित विकल्प है। ProFaktura वही इनवॉइस डच, अंग्रेज़ी, पोलिश, यूक्रेनियन या फ़्रेंच में बनाता है; हिंदी में इनवॉइस फ़िलहाल नहीं बनते, लेकिन ऐप हिंदी में है।
factuureisen के मुताबिक़ जारी करने वाले के तौर पर आपका नाम, पता, KVK नंबर और btw-id (BTW पहचान नंबर), और क्लाइंट का नाम और पता इनवॉइस पर होना चाहिए। ये सब हर इनवॉइस पर लिखें; क्लाइंट का बुककीपर सबसे पहले गायब नंबरों पर ही सवाल करता है।
रिवर्स चार्ज: आप BTW चार्ज नहीं करते, क्लाइंट उसका हिसाब देता है। इनवॉइस पर btw verlegd लिखें, क्लाइंट का btw-id जोड़ें और BTW रकम न डालें। यह कंस्ट्रक्शन, क्लीनिंग और शिपबिल्डिंग में सबकॉन्ट्रैक्टिंग और स्टाफ़ किराए पर देने पर, और EU के दूसरे देश के बिज़नेस को B2B सर्विस पर लागू होता है।
EU से बाहर के क्लाइंट को आम तौर पर बिना डच BTW का इनवॉइस जाता है, लेकिन सही ट्रीटमेंट सर्विस के प्रकार पर निर्भर करता है। पहला इनवॉइस भेजने से पहले अपने अकाउंटेंट से पूछें या belastingdienst.nl पर जाँचें।
नहीं। जारी इनवॉइस कभी डिलीट या एडिट नहीं किया जाता। उसे क्रेडिट नोट (creditnota) से ठीक किया जाता है: माइनस रकम वाला इनवॉइस, उसी सीरीज़ का अगला नंबर, और उसमें ठीक किए जा रहे इनवॉइस का नंबर। ProFaktura में क्रेडिट नोट मुफ़्त हैं।
आम तौर पर सात साल, प्रॉपर्टी से जुड़े डॉक्यूमेंट दस साल। यह ज़िम्मेदारी बिज़नेस मालिक के तौर पर आपकी है, इसलिए ऑनलाइन सॉफ़्टवेयर इस्तेमाल करते हुए भी अपना आर्काइव रखें। ProFaktura में आप पूरा एडमिनिस्ट्रेशन एक ZIP फ़ाइल में डाउनलोड कर सकते हैं।
आगे पढ़ें: BTW return स्टेप बाय स्टेप · btw verlegd (रिवर्स चार्ज) · क्रेडिट नोट कैसे बनाएँ