नीदरलैंड में एक ही क्लाइंट को दी गई कई अलग-अलग डिलीवरी या सर्विस के लिए आप एक साझा इनवॉइस (periodieke factuur) भेज सकते हैं, बशर्ते अवधि एक कैलेंडर महीने से लंबी न हो। लगातार चलने वाली सर्विस (जैसे सब्सक्रिप्शन या चालू समझौता) के इनवॉइस पर वह अवधि लिखी जाती है जिसमें सर्विस दी गई। इनवॉइस सर्विस के बाद वाले महीने की 15 तारीख़ तक भेजें, और हर रिकरिंग इनवॉइस एक सामान्य इनवॉइस है: अपना अगला क्रमवार नंबर और सारी ज़रूरी शर्तें।
ProFaktura Pro में रिकरिंग इनवॉइस हर महीने अपने आप बनते हैं, हर बार अगले क्रमवार नंबर के साथ। पहले 30 दिन मुफ़्त।
दो अलग स्थितियाँ हैं, और दोनों के लिए डच में अक्सर एक ही शब्द इस्तेमाल होता है:
दोनों मामलों में Belastingdienst (डच टैक्स विभाग) के लिए नियम सीधे हैं, लेकिन कुछ सीमाएँ हैं जिन्हें तोड़ना महँगा पड़ सकता है।
एक साझा इनवॉइस में आप एक ही क्लाइंट की कई डिलीवरी या सर्विस जोड़ सकते हैं, अगर इनवॉइस की अवधि एक कैलेंडर महीने से लंबी नहीं है। यानी 1 से 31 अक्टूबर का एक इनवॉइस ठीक है। अक्टूबर और नवंबर दोनों का एक इनवॉइस, या पूरी तिमाही का एक इनवॉइस - यह इस नियम के बाहर है।
कैलेंडर महीना का मतलब है महीने की 1 तारीख़ से आख़िरी तारीख़ तक। अगर आपका काम 15 अक्टूबर को शुरू हुआ, तो पहला साझा इनवॉइस 15 से 31 अक्टूबर तक का होगा, और अगला 1 से 30 नवंबर का।
इनवॉइस डिलीवरी या सर्विस के बाद वाले महीने की 15 तारीख़ तक भेजना होता है। अक्टूबर की सर्विस का इनवॉइस इसलिए 15 नवंबर तक जाना चाहिए। ज़्यादातर फ़्रीलांसर महीने की पहली कामकाजी तारीख़ों में ही भेज देते हैं - इससे पैसा भी जल्दी आता है।
BTW रिटर्न (btw-aangifte) में यह बिक्री किस अवधि में जाती है, यह आम तौर पर इनवॉइस की तारीख़ तय करती है, भुगतान की तारीख़ नहीं। अगर इनवॉइस देर से जाए (अगले महीने की 15 तारीख़ के बाद), तो बिक्री उस अवधि में गिनी जाती है जिसमें इनवॉइस को ज़्यादा से ज़्यादा जाना चाहिए था। तिमाही रिटर्न कैसे भरें: नीदरलैंड में BTW return।
उदाहरण: तिमाही के किनारे पर मासिक इनवॉइस। आप एक डच कंपनी के लिए सितंबर में चार बार वर्कशॉप देते हैं, हर बार € 400 नेट। 1 से 30 सितंबर का एक साझा इनवॉइस:
4 × वर्कशॉप à € 400,00 = € 1.600,00 नेट
BTW 21% = € 336,00
कुल = € 1.936,00
आप इनवॉइस 3 अक्टूबर की तारीख़ से भेजते हैं - 15 अक्टूबर की डेडलाइन से पहले, यानी समय पर। क्योंकि अवधि आम तौर पर इनवॉइस की तारीख़ से तय होती है, यह € 336,00 BTW चौथी तिमाही (Q4) की रिटर्न में जाता है, तीसरी में नहीं। इनवॉइस पर अवधि लिखें: सेवा अवधि 1-30 सितंबर 2026।
हर रिकरिंग या साझा इनवॉइस एक सामान्य इनवॉइस है। इसमें डच इनवॉइस की सारी क़ानूनी शर्तें (factuureisen) होनी चाहिए:
अगर रिवर्स चार्ज लागू है, तो वह हर रिकरिंग इनवॉइस पर भी: btw verlegd और क्लाइंट का btw-id, बिना BTW रकम। KOR में हैं तो बिना BTW। हर फ़ील्ड का उदाहरण: डच इनवॉइस सैंपल।
रिकरिंग इनवॉइस की कोई अलग, आसान नंबरिंग नहीं होती। मार्च का इनवॉइस और अप्रैल का इनवॉइस - दोनों आपकी लगातार इनवॉइस सीरीज़ के अपने-अपने नंबर पाते हैं, बीच में दूसरे क्लाइंट के इनवॉइस भी हों तब भी। सीरीज़ में न गैप हो, न डुप्लिकेट।
यहीं Word या Excel वाला तरीक़ा सबसे ज़्यादा टूटता है: पिछले महीने की फ़ाइल कॉपी की, तारीख़ बदली, नंबर बदलना भूल गए - और दो इनवॉइस एक नंबर के साथ। गलत इनवॉइस को डिलीट या एडिट नहीं करते, उसे क्रेडिट नोट से ठीक करते हैं।
अगर आप हर महीने एक ही रकम बिल करते हैं - जैसे वेबसाइट मेंटेनेंस का मासिक पैकेज - तो इनवॉइस लगभग एक जैसे होते हैं। फिर भी हर बार ये बदलते हैं:
दो आम गलतियाँ: अवधि लिखना भूल जाना (तब क्लाइंट को पता नहीं चलता कि भुगतान किस महीने का है), और पूरी तिमाही या साल का एक इनवॉइस बनाना जबकि सर्विस हर महीने दी जाती है और समझौते में मासिक बिलिंग है। अगर पहले से साल भर का भुगतान तय है, तो सही तरीक़ा अपने अकाउंटेंट से पूछें।
Pro प्लान (€ 9,99 + btw/महीना, पहले 30 दिन मुफ़्त) में आप एक इनवॉइस को रिकरिंग बना सकते हैं: प्रोग्राम उसे हर महीने अपने आप नए इनवॉइस के रूप में बनाता है, हर बार लगातार सीरीज़ के अगले नंबर के साथ। इसलिए डुप्लिकेट नंबर या भूला हुआ महीना नहीं होता। Pro में क्लाइंट डेटाबेस, घंटों का रिकॉर्ड, कोटेशन, स्कैनर से खर्चे और BTW डैशबोर्ड भी हैं।
मुफ़्त प्लान में भी इनवॉइस बिना लिमिट हैं - आप साझा मासिक इनवॉइस हाथ से कई लाइनों के साथ बना सकते हैं, नंबरिंग प्रोग्राम ख़ुद रखता है। डॉक्यूमेंट डच, अंग्रेज़ी, पोलिश, यूक्रेनियन या फ़्रेंच में जाते हैं। इनवॉइस के सारे नियम: नीदरलैंड में इनवॉइस कैसे बनाएँ।
हाँ। एक ही क्लाइंट की कई अलग डिलीवरी या सर्विस का एक साझा इनवॉइस भेजा जा सकता है, अगर अवधि एक कैलेंडर महीने से लंबी नहीं है। हर डिलीवरी को अलग लाइन में लिखें और अवधि बताएँ।
कई अलग डिलीवरी या सर्विस के साझा इनवॉइस के लिए अवधि ज़्यादा से ज़्यादा एक कैलेंडर महीना है, इसलिए तिमाही का एक साझा इनवॉइस इस नियम में नहीं आता। हर महीने का अलग इनवॉइस भेजें।
सर्विस या डिलीवरी के बाद वाले महीने की 15 तारीख़ तक। अक्टूबर की सर्विस का इनवॉइस 15 नवंबर तक जाना चाहिए।
इनवॉइस की तारीख़ और वह अवधि जिसमें सर्विस दी गई, जैसे 1-31 अक्टूबर 2026। लगातार चलने वाली सर्विस में अवधि लिखना ज़रूरी है।
हाँ। हर रिकरिंग इनवॉइस एक सामान्य इनवॉइस है और आपकी लगातार सीरीज़ का अगला यूनिक नंबर पाता है, बिना गैप और बिना डुप्लिकेट। ProFaktura Pro में यह अपने आप होता है।
आम तौर पर इनवॉइस की तारीख़ वाली अवधि में, भुगतान की तारीख़ से नहीं। अगर इनवॉइस देर से जाए, तो वह उस अवधि में गिना जाता है जिसमें उसे ज़्यादा से ज़्यादा जाना चाहिए था।
आगे पढ़ें: डच इनवॉइस सैंपल · नीदरलैंड में इनवॉइस कैसे बनाएँ · नीदरलैंड में BTW return · 1225 घंटे का नियम