你为公司花的每一欧元都会降低利润——也就降低了所得税——而且通常还能拿回你付出的增值税 BTW。但并不是每笔费用都能全额抵扣，也不是每次购买都能在当年抵扣，而且没有收据一切免谈。这是一份写给在 KVK（荷兰商会）登记的自由职业者和小企业的实用指南。
带收据扫描的费用功能属于 Pro——前 30 天免费，之后每月 € 9.99（不含 BTW）。开发票永久免费。
荷兰税务局 Belastingdienst 的判断标准很简单：为公司发生的费用——为了赚取收入、维持经营、完成工作——可以抵扣。私人购买的东西不行，即使是从公司账户付的钱。
由此得出两点。第一，收据上写的是什么不重要，用途才重要：买来联系客户的手机是公司费用，同一部手机买给孩子就不是。第二，证明用途的责任在你。证据就是收据或进项发票，和你的账务存放在一起——这也是它们要保存 7 年的原因。
这些规则可能和你在国内习惯的报销、抵扣做法不一样，在荷兰一律以荷兰的规定为准。
对 zzp（自由职业者）或 eenmanszaak（个体企业）来说，清单通常是这样的：
部分私用的费用——手机、网络，有时是汽车——只抵扣公务部分，而且你要能说明这个比例是怎么算出来的。
有些费用即使明显是为了公司，也带有私人性质：和客户吃午饭、在行业活动上喝一杯、含晚宴的会议、送给客户的礼品。Belastingdienst 把这些称为混合费用（食物、饮品、招待、会议和研讨会）。计算所得税时，这类费用可以抵扣 80%——或者你选择适用一个固定金额门槛，超过门槛的部分全额抵扣。哪种方式更划算取决于你花了多少；请在 belastingdienst.nl 上查看当前的门槛金额，或询问会计。
实际操作：把全额记为费用，年底由会计按 80% 调整。日常最重要的是，每张餐厅收据都要进账，并注明和谁一起、为了什么。
普通费用在付款当年抵扣；资产则要分摊到使用年限中。两者的分界线是 € 450：价格超过 € 450、使用超过一年的东西就是资产，至少按 5 年折旧。€ 300 的办公椅当年就是费用；€ 1,500 的相机则分五年，每年约 € 300。
很多创业者第一年买了电脑、货车或机器，以为能一次抵扣一大笔，结果发现并非如此。BTW 这边则不同，而且更有利：这笔购买中的 BTW 可以一次性退回。
示例：摄影师刘洋 2026 年 3 月买了一台 € 1,815 的相机（含 21% BTW）。
BTW：价格中包含 € 315 的 BTW（1,815 × 21/121）。他在购买所在季度的增值税申报中退回这笔钱——前提是没有加入 KOR。净成本：€ 1,500。
所得税：€ 1,500 超过 € 450，属于资产。按 5 年折旧，每年大约 € 300——2026 年以及之后四年，每年利润减少约 € 300。相机全额都是公司费用，只是分期计入。具体折旧怎么做，请与会计确认。
每张进项发票和收据上都有 BTW（21%、9% 或 0%）。作为增值税纳税企业，你在每季度的 btw-aangifte（增值税申报）中，从你自己发票上收取的 BTW 里扣除这些进项 BTW。一个季度花了 € 2,420 的费用（含 21% BTW）？那就是向税务局少缴 € 420——但前提是你有收据，而且收据上写明了 BTW。
有两个例外要注意。如果你加入了 KOR（kleineondernemersregeling，年营业额不超过 € 20,000 的小企业制度），你不收 BTW，也不抵扣 BTW——费用中的 BTW 就是成本的一部分。另外，增值税申报截止日是季度结束后下个月的最后一天（第三季度为 10 月 31 日），之后才找到的收据就错过了这次申报，需要用 suppletie（补充申报）更正。荷兰增值税申报指南一步步讲解整个季度的流程。
车留在私人名下，按每公务公里向公司计一个固定金额：2026 年每公里 € 0.23（这是企业主的标准——每公里 € 0.25 的免税报销针对的是雇员，是另一条规则）。这 € 0.23 涵盖一切：燃油、停车、过路费、保养、保险。这些不再单独抵扣，燃油中的 BTW 也不退。你需要的是一份里程记录（rittenregistratie），包含日期、地址、公里数、目的和车辆——ProFaktura 的 GPS 里程记录会在后台替你记下来。
所有用车费用都是公司费用，BTW 可以抵扣，但你要缴 bijtelling——因私人使用而加到应税收入上的一笔金额——除非你能用 sluitende rittenregistratie（完整无缺的里程记录）证明全年私人行驶少于 500 公里。对只有一辆车的大多数自由职业者来说，按每公里 € 0.23 的私车方式更简单，往往也更省；公务里程很高时，公司车才划算。决定之前，请会计把两种算法都算一遍。
收据不是走形式。它证明费用真实存在，显示你要退回的 BTW，并记录公务用途。没有收据，几年后查账时这笔费用可能被剔除——连同 BTW 一起。保存期限：
纸会褪色，尤其是商店或加油站的热敏小票。把清晰的照片存进账务系统是最实际的办法——收据和它对应的那笔费用就放在同一个地方。
在 ProFaktura Pro 中，给收据拍张照就能添加一笔费用。收据扫描器读取日期、金额和 BTW，自动填好费用；你核对一下、选个类别、保存即可。照片始终附在这笔费用上，证据和记账是同一条记录——满足 7 年保存要求，也方便会计。
费用功能属于 Pro：前 30 天免费，之后每月 € 9.99 + BTW，一键取消。发票和贷项通知单仍然免费、不限数量。应用界面为简体中文。
不安全。收据或进项发票证明这笔费用真实存在并为公司服务，也显示你要退回的 BTW。只有银行流水是很薄弱的证据。拿到收据当天就拍照，并保存 7 年。
不可以。食物、饮品和招待属于混合费用：计算所得税时可抵扣 80%，或者改用固定金额门槛——请在 belastingdienst.nl 查看当前数字，或问会计哪种方式更适合你。
不能一次抵扣。超过 € 450 的属于资产，至少按 5 年折旧，也就是每年约 € 240。购买时付的 BTW 则可以在下一次增值税申报中一次退回，前提是你没有加入 KOR。
按公务公里数：2026 年每公里 € 0.23。这个金额已经涵盖一切——燃油、停车、过路费、保险——所以这些不再单独抵扣。包含日期、地址、公里数和目的的里程记录就是证据。
普通收据和进项发票保存 7 年，与不动产相关的保存 10 年。把清晰的照片存进你的账务系统，就算保存了收据。