Chaque kilomètre professionnel vaut de l’argent - à condition de pouvoir le prouver. La Belastingdienst (l’administration fiscale néerlandaise) veut un relevé trajet par trajet, pas un total griffonné en fin d’année. Ce guide explique les règles pour une voiture personnelle et pour une voiture de société, ce que doit contenir chaque trajet, et comment tenir votre rittenregistratie (le registre kilométrique) sans jamais rien noter à la main.
Le registre kilométrique (rittenregistratie) fait partie de Pro : 30 jours gratuits, puis 9,99 € HT par mois. La facturation reste gratuite pour toujours.
Un registre kilométrique est une preuve. Quand vous déduisez des kilomètres comme frais, ou quand vous affirmez n’avoir presque pas utilisé une voiture de société à titre privé, le contrôleur ne vous croit pas sur parole : il veut voir comment le total s’est construit. D’où un relevé trajet par trajet, avec adresses et dates, et complet : un registre auquel il manque trois semaines n’est pas un registre, c’est une estimation.
Deux situations sont concernées, et elles jouent en sens inverse :
Le carnet dans la boîte à gants passe rarement l’un ou l’autre test. Les trajets oubliés sont justement ceux d’il y a trois semaines, et les reconstituer à partir de votre agenda, c’est précisément ce qu’un contrôleur appelle un registre établi après coup.
Si vous êtes entrepreneur - zzp’er (indépendant sans salarié) ou titulaire d’une eenmanszaak (entreprise individuelle) - et que vous utilisez votre voiture personnelle pour l’entreprise, vous déduisez en 2026 un forfait de 0,23 € par kilomètre professionnel. Ce montant couvre tous les frais de la voiture : carburant, stationnement, péages, assurance, entretien, dépréciation. Vous ne les déduisez pas en plus : le forfait kilométrique, c’est tout.
Ne le confondez pas avec l’indemnité kilométrique non imposable qu’un employeur peut verser à un salarié : 0,25 € par kilomètre en 2026. C’est une autre règle, pour une autre situation. Le barème kilométrique que vous connaissez peut-être de France ne s’applique pas ici non plus : en tant qu’entrepreneur aux Pays-Bas avec votre propre voiture, votre chiffre est 0,23 €. Les montants changent d’une année à l’autre : vérifiez le taux en vigueur sur belastingdienst.nl ou auprès de votre comptable avant de déclarer.
Prenons Julien, technicien informatique indépendant à Rotterdam. Il parcourt 400 km professionnels par mois : quelques visites chez des clients chaque semaine, plus un passage chez un fournisseur. Cela fait 400 × 0,23 € = 92 € par mois, soit environ 1 104 € par an de frais déductibles. Sans registre, ces kilomètres ne valent rien, faute de preuve. Et 92 € de frais par mois, c’est bien plus que l’abonnement au logiciel qui les enregistre.
Si la voiture figure dans les comptes de l’entreprise, la Belastingdienst suppose un usage privé et ajoute la bijtelling à votre revenu imposable. La seule issue : prouver que vous avez parcouru moins de 500 km privés sur l’année civile, et la seule preuve acceptée est une sluitende rittenregistratie, un registre qui justifie chaque kilomètre du compteur, professionnel comme privé.
Deux conséquences. D’abord, avec une voiture de société, vous devez enregistrer aussi les trajets privés, pas seulement les professionnels : le registre doit coller au compteur. Ensuite, il doit être tenu au fil de l’eau. Un registre reconstitué en janvier pour l’année écoulée ne tiendra pas. C’est la situation où un enregistreur automatique se rentabilise le plus clairement : il tourne à chaque trajet, il n’y a donc rien à reconstituer.
Quelle que soit votre situation, chaque ligne du registre contient :
ProFaktura remplit tout cela lui-même : les adresses viennent de la carte, les kilomètres de l’itinéraire réellement parcouru et le véhicule de votre réglage par défaut. Vous ne décidez qu’une chose : professionnel ou privé.
Dans l’application pour iPhone et Android, l’enregistrement tourne en arrière-plan. Écran éteint, application fermée, téléphone dans la poche ou sur son support : le trajet s’enregistre jusqu’à ce que vous appuyiez sur STOP. Testé sur les deux plateformes : une demi-heure de route, téléphone verrouillé, et un tracé complet sans la moindre coupure. Dans la version navigateur, l’écran doit rester allumé : sur la route, utilisez l’application.
Un arrêt chez un client clôt un trajet et en ouvre un autre. L’enregistreur détecte la conduite uniquement à partir de la vitesse : traverser un parking à pied ou un signal GPS qui dérive pendant la pause café ne devient pas un trajet. Il préfère couper un trajet de trop plutôt que d’en coller deux - fusionner deux parties se fait d’un geste.
Après STOP, vous voyez les parties de la journée avec leurs adresses et leurs kilomètres. Pour chacune, vous choisissez professionnel ou privé, corrigez une adresse, ajustez les kilomètres, ajoutez une note ou supprimez une partie. L’itinéraire s’affiche sur la carte : vous voyez le détour que vous avez fait, et pourquoi.
Par mois, par trimestre ou par an, vous téléchargez le registre en PDF (un tableau propre) ou en CSV (qui s’ouvre dans Excel). Si votre comptable travaille avec Exact ou e-Boekhouden, ProFaktura peut envoyer vos documents directement dans la boîte de réception de son logiciel. Et si vous préférez ne rien envoyer du tout, invitez votre comptable dans votre administration par e-mail : il obtient un accès en lecture, ou plus si vous le souhaitez, et récupère le registre lui-même.
La frontière entre professionnel et privé, c’est là que la plupart des registres dérapent. Le trajet entre le domicile et un lieu de travail fixe, un arrêt courses au retour de chez un client, l’école avant un rendez-vous : chacun demande une décision, et mieux vaut la prendre tant que vous vous souvenez du trajet. C’est la raison pratique de classer vos trajets le jour même : l’application vous montre les parties de la journée, vous touchez professionnel ou privé, c’est fait. Les trajets privés restent dans le récapitulatif - la Belastingdienst veut une image complète - mais ne comptent pas dans vos frais.
Si un trajet mélange les deux, par exemple client, puis supermarché, puis maison, l’enregistreur l’a en général déjà coupé à l’arrêt du supermarché : vous classez les deux moitiés séparément. Sinon, corrigez les kilomètres de la partie concernée et ajoutez à la main la partie manquante.
Oublié d’appuyer sur « Démarrer un trajet » ? Ajoutez le trajet à la main : vous tapez les deux adresses et le programme calcule les kilomètres via la carte. Démarré à mi-chemin ? Ajoutez une partie manuelle pour le début et fusionnez-la avec la partie enregistrée. Votre registre reste complet dans les deux cas.
Les kilomètres ne sont qu’un de vos frais déductibles ; les autres - outils, logiciels, ordinateur portable, téléphone - sont dans notre guide sur les dépenses déductibles aux Pays-Bas. Tout cela alimente le même bilan trimestriel, et la formule Pro de ProFaktura les garde côte à côte : registre kilométrique, dépenses avec scanner de reçus, heures et tableau de bord BTW pour votre déclaration de TVA (btw-aangifte). Et si vous devez aussi prouver vos heures pour l’urencriterium, le critère des 1225 heures, la même application tient ce registre-là aussi.
Oui, dans l’application ProFaktura pour iPhone et Android. L’enregistrement tourne en arrière-plan : le téléphone peut être verrouillé dans votre poche et l’application fermée. Le trajet ne se termine que lorsque vous appuyez sur STOP. Dans le navigateur, l’écran doit rester allumé : sur la route, utilisez l’application.
Pour un entrepreneur qui utilise sa voiture personnelle, le montant est de 0,23 € par kilomètre professionnel en 2026, et il couvre tous les frais de la voiture : carburant, stationnement, péages, entretien. ProFaktura utilise 0,23 € par défaut ; vous pouvez changer le taux par véhicule. Vérifiez le montant en vigueur sur belastingdienst.nl.
Pour chaque trajet : la date, les adresses de départ et d’arrivée, le nombre de kilomètres, la nature professionnelle ou privée du trajet et le véhicule utilisé. En cas de détour, l’itinéraire réellement parcouru fait aussi partie du relevé. ProFaktura remplit ces champs automatiquement à partir de l’itinéraire enregistré.
Avec une voiture de société, oui : la limite de 500 km ne tient que si votre registre est complet, trajets privés compris. Avec une voiture personnelle, vous les marquez comme privés ; ils restent dans le récapitulatif mais ne comptent pas comme frais.
Oui. Avant d’enregistrer, vous pouvez ajuster les kilomètres et les adresses, fusionner deux parties d’un trajet, supprimer une partie ou ajouter un trajet à la main. Une fois enregistrés, les trajets restent modifiables dans l’onglet Registre km, et l’itinéraire s’affiche sur une carte.
À lire aussi : les dépenses déductibles · la déclaration de TVA pas à pas · le critère des 1225 heures