Chaque euro dépensé pour votre activité réduit votre bénéfice - donc votre impôt sur le revenu - et vous rend en général la TVA payée. Mais toutes les dépenses ne sont pas déductibles en totalité, tous les achats ne comptent pas l’année où vous les faites, et rien ne fonctionne sans le reçu. Voici le guide pratique des frais déductibles pour les indépendants et les petites entreprises inscrits au KVK (la Chambre de commerce néerlandaise).
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La Belastingdienst (l’administration fiscale néerlandaise) applique un test simple. Une dépense est déductible quand vous l’engagez pour l’entreprise : pour réaliser du chiffre d’affaires, pour faire tourner l’activité, pour faire le travail. Ce que vous achetez à titre privé ne l’est pas, même si vous le payez depuis le compte professionnel.
Deux conséquences. D’abord, ce n’est pas l’intitulé du reçu qui décide, c’est l’usage. Un téléphone acheté pour appeler vos clients est une dépense professionnelle ; le même téléphone acheté pour votre ado ne l’est pas. Ensuite, c’est à vous de prouver l’usage professionnel. Cette preuve, c’est le reçu ou la facture d’achat, rangé avec votre comptabilité - et c’est pour cela que vous le gardez 7 ans. Inutile de chercher des équivalences avec ce que vous connaissiez en France : ici, ce sont les règles néerlandaises qui s’appliquent.
Pour un zzp’er (un indépendant sans salariés) ou une eenmanszaak (entreprise individuelle), la liste ressemble en général à ceci :
Quand une dépense est en partie privée - le téléphone, la connexion internet, parfois la voiture - vous déduisez la part professionnelle, et vous devez pouvoir expliquer comment vous l’avez calculée.
Certaines dépenses gardent une part privée même quand elles servent clairement l’entreprise : un déjeuner avec un client, un verre lors d’une soirée de réseautage, un congrès avec dîner compris, des cadeaux aux clients. La Belastingdienst les appelle frais mixtes (gemengde kosten : repas, boissons, représentation, congrès et séminaires). Pour l’impôt sur le revenu, vous en déduisez 80 % - ou vous choisissez d’appliquer à la place un seuil forfaitaire, au-delà duquel ces frais sont entièrement déductibles. La meilleure option dépend de ce que vous dépensez ; vérifiez le seuil en vigueur sur belastingdienst.nl ou demandez à votre comptable.
Au quotidien : enregistrez le montant complet comme dépense et laissez votre comptable appliquer les 80 % en fin d’année. Ce qui compte, c’est que chaque note de restaurant soit dans votre comptabilité, avec une remarque : avec qui, et pourquoi.
Une dépense se déduit l’année où vous la payez. Un bien d’investissement s’étale sur sa durée d’utilisation. La limite entre les deux est de 450 € : ce que vous achetez plus de 450 € et utilisez plus d’un an est un investissement, que vous amortissez sur au moins 5 ans. Une chaise de bureau à 250 € est une dépense de l’année ; un ordinateur portable à 1 500 € HT représente environ 300 € par an pendant cinq ans.
Cela surprend beaucoup de créateurs d’entreprise qui achètent un ordinateur, une camionnette ou des machines la première année et s’attendent à une grosse déduction. Côté BTW (la TVA néerlandaise), c’est différent - et plus favorable : la BTW sur cet achat, vous la récupérez tout de suite.
Exemple : Thomas, développeur web à La Haye, achète un ordinateur portable à 1 815 € TTC en mars 2026.
BTW : le prix contient 315 € de BTW (1 815 × 21/121). Thomas la récupère dans sa btw-aangifte du trimestre de l’achat - sauf s’il relève de la KOR. Coût hors taxes : 1 500 €.
Impôt sur le revenu : 1 500 €, c’est plus de 450 € - donc un investissement. Sur 5 ans, cela représente environ 300 € d’amortissement par an : le coût est étalé au lieu d’être déduit en une fois, et son comptable calcule le montant exact de chaque année. L’ordinateur reste une dépense professionnelle en totalité ; elle arrive simplement en plusieurs fois.
Chaque facture d’achat et chaque reçu affiche la BTW : 21 %, 9 % ou 0 %. En tant qu’entrepreneur assujetti, vous déduisez cette BTW payée dans votre btw-aangifte trimestrielle (la déclaration de TVA), de la BTW facturée sur vos propres factures. Vous avez dépensé 2 000 € TTC à 21 % en un trimestre ? Cela fait environ 347 € de moins à payer à l’administration - à condition d’avoir les reçus, et qu’ils mentionnent la BTW.
Deux exceptions à garder en tête. Si vous relevez de la KOR (kleineondernemersregeling, la franchise pour un chiffre d’affaires annuel jusqu’à 20 000 €), vous ne facturez pas de BTW et vous n’en déduisez pas non plus : la BTW sur vos dépenses fait simplement partie du coût. Et la btw-aangifte est due le dernier jour du mois qui suit le trimestre (le 31 octobre pour le troisième trimestre) : un reçu retrouvé plus tard a manqué cette déclaration, et vous le rattrapez par une suppletie (déclaration rectificative). Notre guide de la déclaration de TVA aux Pays-Bas détaille le trimestre étape par étape.
Vous gardez la voiture dans votre patrimoine privé et vous imputez à l’entreprise un montant fixe par kilomètre professionnel : 0,23 € par km en 2026 (pour l’entrepreneur - le remboursement exonéré de 0,25 € concerne les salariés, c’est une autre règle). Ces 0,23 € couvrent tous les frais de la voiture : carburant, stationnement, péages et le reste. Vous ne les déduisez donc pas à part. Il vous faut en revanche un registre des trajets (rittenregistratie) avec date, adresses, kilomètres, motif et véhicule - le registre kilométrique GPS de ProFaktura l’enregistre pour vous, en arrière-plan.
Les frais de la voiture passent en charges, mais vous payez la bijtelling - un avantage ajouté à votre revenu imposable pour l’usage privé - sauf si vous prouvez par une sluitende rittenregistratie (un registre des trajets complet, sans trou) que vous avez roulé moins de 500 km privés dans l’année. Pour la plupart des indépendants avec une seule voiture, la voiture privée à 0,23 € est la solution la plus simple ; la voiture de société devient intéressante avec beaucoup de kilomètres professionnels. Demandez à votre comptable de chiffrer les deux options avant de décider.
Le reçu n’est pas de la paperasse pour le plaisir. Il prouve que la dépense existe, montre la BTW que vous récupérez et documente l’usage professionnel. Sans lui, une dépense peut être rejetée lors d’un contrôle des années plus tard - avec la BTW. Durées de conservation :
Le papier s’efface, surtout les tickets thermiques des magasins et des stations-service. Une photo nette, rangée dans votre comptabilité, est la réponse pratique - et le reçu se trouve alors au même endroit que la dépense à laquelle il appartient.
Dans ProFaktura Pro, vous ajoutez une dépense en photographiant le reçu. Le scanner de reçus lit la date, le montant et la BTW, et remplit la dépense ; vous vérifiez, choisissez une catégorie et enregistrez. La photo reste jointe à la dépense : la preuve et l’écriture ne font qu’un - prêtes pour les 7 ans de conservation et pour votre comptable.
Les dépenses font partie de Pro : 30 jours gratuits, puis 9,99 € HT par mois (12,09 € TTC), résiliable en un clic. Les factures et les avoirs restent gratuits, sans limite.
Pas sans risque. Le reçu ou la facture d’achat prouve que la dépense existe et qu’elle a servi l’entreprise, et il montre la BTW que vous voulez récupérer. Une ligne de relevé bancaire seule est une preuve faible. Photographiez chaque reçu le jour même et gardez-le 7 ans.
Non. Repas, boissons et représentation sont des frais mixtes : 80 % sont déductibles pour l’impôt sur le revenu, ou vous appliquez à la place le seuil forfaitaire - vérifiez le montant en vigueur sur belastingdienst.nl ou demandez à votre comptable quelle option vous convient.
Pas en une seule fois. Au-delà de 450 €, c’est un investissement que vous amortissez sur au moins 5 ans, soit environ 240 € par an. La BTW sur l’achat, en revanche, se récupère tout de suite dans votre prochaine btw-aangifte, sauf si vous relevez de la KOR.
Au kilomètre professionnel : 0,23 € en 2026. Ce montant couvre tous les frais de la voiture - carburant, stationnement, péages - que vous ne déduisez donc pas à part. La preuve, c’est un registre des trajets avec date, adresses, kilomètres et motif.
7 ans pour les reçus et factures d’achat ordinaires, 10 ans pour tout ce qui concerne l’immobilier. Le plus pratique : une photo nette, jointe à la dépense dans votre administration.
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