Fini les factures par e-mail et les reçus envoyés sur WhatsApp. Votre client vous ouvre l’accès à son administration dans ProFaktura : vous voyez ses factures, ses dépenses avec la photo des reçus, son registre kilométrique et son récapitulatif BTW (la TVA néerlandaise), et vous téléchargez tout le trimestre en un seul fichier. Sans son mot de passe, avec un journal complet de qui a fait quoi - et gratuitement pour votre cabinet, que vous soyez comptable indépendant, expert-comptable ou administratiekantoor.
Le compte comptable est gratuit, sans limite de clients. Votre client saisit votre adresse e-mail dans Profil → « Mon comptable ».
Votre client est un indépendant (un zzp’er, comme disent les Néerlandais), une eenmanszaak (entreprise individuelle) ou une petite société inscrite au KVK (la Chambre de commerce néerlandaise), qui facture avec ProFaktura. Pour vous faire entrer, il ouvre Profil → « Mon comptable », saisit votre adresse e-mail et choisit un rôle. C’est toute la procédure de son côté.
Vous recevez un e-mail avec un lien. Vous créez un compte gratuit - ou vous vous connectez au compte que vous avez déjà avec cette adresse - et, dès cet instant, le dossier du client apparaît dans votre liste. Pas de mot de passe partagé, pas de connexion commune : chaque action est enregistrée dans le journal du client, à votre nom.
Votre client gère plusieurs entreprises sur un seul compte (la formule Multi) ? Une seule invitation peut toutes les ouvrir : la case « Toutes mes entreprises » est cochée par défaut, et vous passez d’une administration à l’autre dans la barre du haut. Une entreprise créée plus tard s’ajoute automatiquement. Le client peut aussi vous limiter à une seule entreprise.
Vous voyez les factures, les dépenses avec leurs reçus, le registre kilométrique et le récapitulatif BTW par trimestre. Vous téléchargez les PDF, UBL et CSV, et vous pouvez demander au client un document manquant.
En plus, vous ajoutez des dépenses, classez les trajets, marquez les paiements et préparez des brouillons de factures. Un brouillon ne reçoit un numéro et ne part chez le destinataire que lorsque le client l’émet : la numérotation reste entre ses mains.
Vous émettez des factures et des avoirs au nom du client et sous sa responsabilité. Le client confirme ce niveau à part, et peut le restreindre ou vous déconnecter d’un clic, à tout moment.
Ce que vous ne voyez jamais, quel que soit le rôle : le mot de passe du client, son abonnement et ses paiements à ProFaktura, sa connexion Mollie, les entreprises non couvertes par l’invitation - et vous ne pouvez pas supprimer son compte.
Une liste, une carte par client. Chaque carte montre d’un coup d’œil ce qui compte ce trimestre : nombre de factures et chiffre d’affaires HT, BTW à payer ou à récupérer, dépenses sans reçu, factures en retard, demandes ouvertes et brouillons en attente de validation. Quand tout est en ordre, la carte le dit : rien à faire ici. Un client à plusieurs entreprises se déplie en une ligne par administration.
« Télécharger tout le trimestre » vous donne un seul ZIP pour tous vos clients : un dossier par entreprise avec les factures en PDF et en UBL (le XML que lisent Exact, e-Boekhouden et les autres logiciels comptables), les reçus joints aux dépenses, trois fichiers CSV (factures, dépenses, trajets) et le registre kilométrique en PDF. Ce qui vous prend aujourd’hui une semaine de relances par e-mail tient en un téléchargement en fin de trimestre - avant l’échéance de la btw-aangifte (la déclaration de TVA), le dernier jour du mois suivant.
Un reçu manque ? Sur la ligne de la dépense, vous cliquez sur « demander le reçu ». Le client reçoit un e-mail et une notification sur son téléphone, voit la demande sur son tableau de bord et la clôt en ajoutant la photo. Rien ne se perd dans un fil de discussion, et votre panneau affiche le nombre de demandes ouvertes par client.
Vous travaillez avec Exact ou e-Boekhouden ? ProFaktura peut envoyer les documents du client vers la boîte de réception de votre logiciel comptable : factures et reçus arrivent là où vous les traitez, sans transfert manuel d’e-mails. Le client active cet envoi dans son abonnement Pro.
Un e-mail par semaine, seulement quand il s’est passé quelque chose : par client, les nouvelles factures, les nouvelles dépenses, les dépenses sans reçu, les factures en retard et les demandes ouvertes. Vous le désactivez dans les réglages de votre compte si vous préférez regarder vous-même.
ProFaktura est construit autour des règles néerlandaises, ce qui raccourcit votre révision :
Pour le cabinet comptable, c’est gratuit. Le client paie sa propre formule ProFaktura - Gratis, Pro ou Multi - et votre compte comptable ne coûte rien, quel que soit le nombre de clients.
Beaucoup d’indépendants francophones aux Pays-Bas facturent dans une langue qu’ils maîtrisent mal, et c’est là que naissent les erreurs : une mention oubliée, un taux mal choisi, un numéro de TVA manquant. Dans ProFaktura, l’application parle français, mais les termes officiels restent en néerlandais - BTW, btw-aangifte, KVK, KOR, btw verlegd - exactement comme dans le courrier de la Belastingdienst (l’administration fiscale néerlandaise). Le client choisit la langue de chaque document : néerlandais pour un client local, anglais ou français pour les autres. Vous, vous recevez un dossier structuré selon les règles néerlandaises, quelle que soit la langue dans laquelle votre client travaille.
Vous ne pouvez pas encore inviter un client vous-même : l’invitation part toujours du client, pour que ce soit lui qui décide qui voit ses comptes. En pratique, une phrase suffit dans votre prochain e-mail : « Ouvrez ProFaktura, allez dans Profil, puis Mon comptable, et saisissez mon adresse. » Le client le fait une fois ; vous gérez ensuite chaque trimestre depuis le panneau.
Les clients qui facturent aujourd’hui avec un tableur ou un modèle Word peuvent démarrer avec l’offre gratuite - factures et avoirs sans limite, en cinq langues - et passer à Pro quand ils ont besoin des dépenses, du registre kilométrique et du tableau de bord BTW. Envoyez-leur le guide pour faire une facture aux Pays-Bas pour les mentions obligatoires, et celui sur la déclaration de TVA pour la routine trimestrielle.
Oui, mais il est gratuit et se crée en une minute. Le lien d’invitation ne fonctionne que sur le compte à l’adresse e-mail saisie par votre client - le client sait donc exactement qui obtient l’accès.
C’est le client qui décide au moment de l’invitation. Avec la formule Multi, il peut cocher « Toutes mes entreprises » : vous passez alors d’une administration à l’autre dans la barre, et une entreprise créée plus tard s’ajoute automatiquement. Il peut aussi vous limiter à une seule entreprise.
Avec le rôle Complet, oui - au nom du client et sous sa responsabilité. Avec le rôle Gestion, vous préparez un brouillon que le client valide d’un clic ; la facture ne reçoit un numéro que lorsque le client l’émet.
Les factures en PDF et en UBL (le XML que lisent Exact, e-Boekhouden et d’autres logiciels), les dépenses et les kilomètres en CSV et en PDF, les reçus sous forme de photos originales. Tout le trimestre de tous vos clients arrive dans un seul ZIP.
Rien. Le compte comptable est gratuit, sans limite de clients. Chaque client paie sa propre formule - Gratis, Pro ou Multi - exactement comme aujourd’hui.
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