11 września 2026 holenderski rząd zdecydował: od 1 lipca 2030 faktury między firmami mają być elektroniczne - w postaci ustrukturyzowanego pliku zgodnego z normą europejską, a nie PDF-a z Worda czy Excela. Rok później dochodzi cyfrowe raportowanie do Belastingdienst (holenderskiego urzędu skarbowego). Wyjaśniamy, co to oznacza dla zzp’era (samozatrudnionego bez pracowników) i małej firmy, kto jest zwolniony i jak przygotować się spokojnie, bez nerwów w ostatniej chwili.
Do każdej faktury w ProFakturze dostajesz gratis e-fakturę (UBL, Peppol). Rejestracja bez karty.
E-faktura (po holendersku e-factuur) to nie „faktura, która akurat jest w komputerze”. To plik z danymi ułożonymi według stałych reguł: numer faktury, daty, kwoty, BTW według stawek, numer KVK (holenderskiego rejestru firm) i btw-id, czyli numer VAT. Reguły opisuje norma europejska EN 16931. Program księgowy Twojego klienta wczytuje taki plik sam - bez przepisywania kwot i bez skanowania. ProFaktura zapisuje e-fakturę w formacie UBL (XML), który holenderskie programy księgowe czytają od ręki.
Dobry program do faktur tworzy jedno i drugie: czytelny PDF dla ludzi i e-fakturę dla systemu klienta. W ProFakturze PDF jest wszyty w plik UBL, więc klient i księgowy dostają jeden dokument zamiast dwóch.
Holandia idzie dalej niż Unia: wymóg unijny obejmuje tylko handel między krajami UE, a holenderski rząd rozciąga go także na faktury krajowe. Pamiętaj, że ustawa nie jest jeszcze uchwalona. Główne założenia są znane, ale szczegóły i daty mogą się przesunąć - tę stronę aktualizujemy, gdy coś się zmieni.
Przykład: grafik na zzp - agencja, studio w Belgii i para młoda
Od 1 lipca 2030 agencja reklamowa z Utrechtu dostaje od niego e-fakturę z BTW 21% - te same dane co dziś, tylko jako plik UBL. Studio w Antwerpii, czyli firma z innego kraju UE, też dostaje e-fakturę, z adnotacją btw verlegd (odwrotne obciążenie) i btw-id klienta - a taka faktura wewnątrz UE jest od 2030 raportowana cyfrowo. Para młoda, dla której projektuje zaproszenia ślubne, dostaje zwykły PDF. Gdyby jego obrót nie przekraczał € 20.000 i był w KOR, nie wysyłałby e-faktur wcale.
Dziś BTW rozliczasz zbiorczo, raz na kwartał, w deklaracji BTW (btw-aangifte). Po zmianie wybrane dane z każdej krajowej e-faktury trafią cyfrowo do Belastingdienst niemal od razu po jej wystawieniu - od 1 lipca 2031. Dla transakcji wewnątrz UE raportowanie rusza już 1 lipca 2030. Jak ma to działać technicznie, rząd jeszcze ustala. Najwygodniej będzie, jeśli zajmie się tym program do faktur: Ty wystawiasz fakturę, resztę robi system.
E-faktura musi jakoś dotrzeć do klienta. Służą do tego sieci, które przesyłają faktury prosto z Twojego programu do programu księgowego odbiorcy - trochę jak e-mail, tylko dla plików z danymi. Najbardziej znana w Europie to Peppol. Holenderski rząd jeszcze wybiera: Peppol (zarekomendowany w analizie EY) albo European Business Wallet. Decyzja jest zapowiedziana na październik 2026 i najpewniej padnie na Peppol. Dla Ciebie różnica jest niewielka: program do faktur łączy się z siecią, a Ty klikasz „wyślij”.
Najpierw sprawdź swój program do faktur:
A potem trzy proste kroki:
Wystawiasz faktury w Wordzie lub Excelu? Przejdź na program do faktur dużo wcześniej niż w 2030. Nie dlatego, że trzeba już teraz, tylko żeby nie zmieniać narzędzia w ostatnich miesiącach przed terminem - a czas oszczędzasz od pierwszej faktury.
Faktury i kredytnoty są w ProFakturze za darmo i bez limitu, a e-faktura UBL jest do nich dołączona bez dopłaty. Plan Pro - koszty ze skanerem paragonów, kilometrówka z GPS, ewidencja godzin, oferty i pulpit BTW - kosztuje € 9,99 + BTW miesięcznie (€ 12,09 brutto), z 30 dniami za darmo i rezygnacją jednym kliknięciem. ProFaktura działa w przeglądarce i jako aplikacja na iPhone’a i Androida, serwery stoją w Holandii, reklam nie ma.
Rząd chce, żeby e-faktura była obowiązkowa od 1 lipca 2030 dla faktur między firmami - w Holandii i do innych krajów UE. Od 1 lipca 2031 dochodzi cyfrowe raportowanie danych z faktur do Belastingdienst. Ustawa musi jeszcze przejść przez parlament, więc daty mogą się zmienić.
Przy fakturach dla firm nie. E-faktura to ustrukturyzowany plik zgodny z normą europejską EN 16931, który program klienta wczytuje automatycznie. PDF z Worda czy Excela nim nie jest. Osobom prywatnym nadal możesz wysyłać PDF.
Wysyłki nie. Przedsiębiorcy w KOR (obrót do € 20.000 rocznie) są zwolnieni z wysyłania e-faktur i z raportowania, także po lipcu 2030. Muszą jednak umieć odbierać e-faktury od innych firm.
To europejska sieć, przez którą firmy bezpiecznie przesyłają sobie e-faktury prosto do programów księgowych - jak e-mail, tylko dla plików z danymi. Rząd jeszcze wybiera, z której sieci skorzysta Holandia; najpewniej będzie to Peppol.
Tak. Do każdej faktury i kredytnoty pobierzesz e-fakturę UBL (XML) według Peppol BIS Billing 3.0 i EN 16931, także w darmowym planie. Wysyłkę przez sieć wybraną przez rząd podłączymy przed obowiązkiem z 2030.
Faktury i kredytnoty są za darmo i bez limitu, a e-fakturę UBL dostajesz do nich bez dopłaty. Plan Pro z kosztami, kilometrówką i ewidencją godzin kosztuje € 9,99 + BTW miesięcznie, a pierwsze 30 dni są za darmo.
Zobacz też: jak wystawić fakturę w Holandii · KOR - zwolnienie z BTW · deklaracja BTW krok po kroku · dla księgowych