नीदरलैंड में बिज़नेस खर्चे: क्या टैक्स से घटता है और क्या नहीं
अपडेट किया गया · ProFaktura संपादकीय टीम
बिज़नेस के लिए ख़र्च किया हर यूरो आपका मुनाफ़ा घटाता है - यानी आपका इनकम टैक्स भी - और आम तौर पर उस पर दिया BTW भी वापस लाता है। पर हर खर्चा पूरा डिडक्ट नहीं होता, हर ख़रीद उसी साल में नहीं गिनी जाती, और रसीद के बिना कुछ भी काम नहीं करता। नीदरलैंड में KVK (डच चैंबर ऑफ़ कॉमर्स) में रजिस्टर्ड फ़्रीलांसरों और छोटे बिज़नेस के लिए यह प्रैक्टिकल गाइड है।
रसीद स्कैनर वाले खर्चे Pro का हिस्सा हैं - 30 दिन मुफ़्त, फिर € 9.99 + BTW प्रति महीना। इनवॉइस बनाना हमेशा मुफ़्त रहता है।
एक ही नियम: क्या यह खर्चा बिज़नेस के काम आता है?
Belastingdienst (डच टैक्स विभाग) एक सीधा टेस्ट लगाता है। खर्चा तब डिडक्ट होता है, जब आप उसे बिज़नेस के लिए करते हैं - कमाई के लिए, बिज़नेस चलाने के लिए, काम करने के लिए। जो आप निजी तौर पर ख़रीदते हैं, वह नहीं - भले ही भुगतान बिज़नेस अकाउंट से हुआ हो।
इससे दो बातें निकलती हैं। पहली, रसीद पर लिखा नाम नहीं, बल्कि मक़सद तय करता है। क्लाइंट को कॉल करने के लिए ख़रीदा फ़ोन बिज़नेस खर्चा है; वही फ़ोन घर के किसी सदस्य के लिए लिया हो, तो नहीं। दूसरी, मक़सद आपको साबित करना है। सबूत है रसीद या ख़रीद का इनवॉइस, जो आपके रिकॉर्ड में रखा हो - और इसीलिए आप उसे 7 साल रखते हैं। भारत के इनकम टैक्स नियमों से तुलना न करें - यहाँ सिर्फ़ डच नियम लागू होते हैं।
फ़्रीलांसर के आम डिडक्टिबल खर्चे
zzp'er (डच में सेल्फ़-एम्प्लॉयड प्रोफ़ेशनल) या eenmanszaak (वन-पर्सन बिज़नेस) के लिए लिस्ट आम तौर पर ऐसी होती है:
- उपकरण - लैपटॉप, फ़ोन, मॉनिटर, कैमरा, टूल्स (बड़ी ख़रीद का डेप्रिसिएशन होता है, नीचे देखें)।
- सॉफ़्टवेयर और सब्सक्रिप्शन - डेवलपमेंट और डिज़ाइन टूल्स, क्लाउड स्टोरेज, आपका इनवॉइसिंग प्रोग्राम।
- काम की जगह - किराये का स्टूडियो, कोवर्किंग डेस्क, वर्कशॉप।
- मटीरियल और स्टॉक - जो प्रोडक्ट में लगता है या काम में ख़र्च होता है।
- यात्रा - प्राइवेट कार से बिज़नेस किलोमीटर (प्रति km तय रकम), क्लाइंट तक ट्रेन के टिकट।
- फ़ोन और इंटरनेट - बिल का बिज़नेस वाला हिस्सा।
- प्रोफ़ेशनल सर्विस - अकाउंटेंट, वकील, अनुवादक।
- इंश्योरेंस - लायबिलिटी, प्रोफ़ेशनल इनडेम्निटी, उपकरणों का बीमा।
- ट्रेनिंग - कोर्स और किताबें जो आपका प्रोफ़ेशनल ज्ञान अप-टू-डेट रखें।
- मार्केटिंग - वेबसाइट होस्टिंग, डोमेन, विज्ञापन, बिज़नेस कार्ड।
- बैंक और फ़ीस - बिज़नेस अकाउंट का चार्ज, पेमेंट प्रोवाइडर की फ़ीस, KVK रजिस्ट्रेशन।
- काम के कपड़े - सिर्फ़ वे कपड़े जिन्हें काम के बाहर पहनना मुमकिन न हो, जैसे सेफ़्टी शूज़ या आपके लोगो वाले कपड़े।
जब कोई खर्चा आंशिक रूप से निजी हो - फ़ोन, इंटरनेट, कभी-कभी कार - तो आप बिज़नेस वाला हिस्सा डिडक्ट करते हैं, और आपको समझा पाना चाहिए कि वह हिस्सा कैसे निकाला।
मिश्रित खर्चे: 100% नहीं, 80%
कुछ खर्चों में निजी रंग होता है, भले ही वे साफ़ तौर पर बिज़नेस के लिए हों: क्लाइंट के साथ लंच, नेटवर्किंग इवेंट में ड्रिंक्स, डिनर वाली कॉन्फ़्रेंस, ग्राहकों को तोहफ़े - जैसे दिवाली पर मिठाई का डिब्बा। Belastingdienst इन्हें मिश्रित खर्चे (gemengde kosten: खाना, पीना, रिप्रेज़ेंटेशन, कॉन्फ़्रेंस और सेमिनार) कहता है। इनकम टैक्स में आप इनका 80% डिडक्ट करते हैं - या इसकी जगह एक तय रकम की सीमा चुनते हैं, जिसके ऊपर ये खर्चे पूरे डिडक्ट होते हैं। कौन-सा विकल्प बेहतर है, यह आपके खर्च पर निर्भर करता है; मौजूदा सीमा belastingdienst.nl पर देखें या अपने अकाउंटेंट से पूछें।
व्यवहार में: पूरी रकम खर्चे के रूप में दर्ज करें और साल के आख़िर में 80% का हिसाब अपने अकाउंटेंट को करने दें। रोज़ के काम में ज़रूरी यह है कि रेस्टोरेंट की हर रसीद आपकी एडमिनिस्ट्रेशन में हो, एक नोट के साथ कि आप किसके साथ थे और क्यों।
€ 450 से ऊपर की ख़रीद: एक साथ नहीं, डेप्रिसिएशन से
खर्चा आप उसी साल डिडक्ट करते हैं, जिसमें भुगतान किया। एसेट (लंबे समय तक चलने वाली चीज़) को उसकी उपयोगी उम्र पर बाँटते हैं। दोनों के बीच की रेखा है € 450: जो चीज़ आप इससे ज़्यादा में ख़रीदते हैं और एक साल से ज़्यादा इस्तेमाल करते हैं, वह एसेट है, और उसका डेप्रिसिएशन (afschrijving) कम से कम 5 साल में होता है। € 300 की ऑफ़िस चेयर इस साल का खर्चा है; € 1,200 (BTW के बिना) का लैपटॉप पाँच साल तक हर साल लगभग € 240।
यह कई नए फ़्रीलांसरों को चौंकाता है, जो पहले साल में लैपटॉप, वैन या मशीनें ख़रीदकर बड़े डिडक्शन की उम्मीद करते हैं। BTW की तरफ़ बात अलग और बेहतर है: उस ख़रीद का BTW आप तुरंत वापस लेते हैं।
उदाहरण: राहुल वर्मा, फ़्रीलांस डेटा इंजीनियर, मार्च 2026 में € 1,450 का लैपटॉप ख़रीदते हैं (कीमत में 21% BTW शामिल)।
BTW: कीमत में € 251.65 BTW है (1,450 × 21/121)। राहुल इसे ख़रीद वाली तिमाही (Q1) के BTW रिटर्न में वापस लेते हैं - बशर्ते वे KOR में न हों। नेट लागत: € 1,198.35।
इनकम टैक्स: € 1,198.35, € 450 से ज़्यादा है, इसलिए यह एसेट है। 5 साल में बाँटें, तो लगभग € 239.67 प्रति साल डेप्रिसिएशन - मोटे तौर पर € 240 हर साल उनका मुनाफ़ा घटाता है, पाँच साल तक। लैपटॉप पूरा बिज़नेस खर्चा है; बस किस्तों में आता है।
खर्चों का BTW रिटर्न में वापस आता है
हर ख़रीद इनवॉइस और रसीद पर BTW (डच VAT: 21%, 9% या 0%) होता है। BTW में रजिस्टर्ड उद्यमी के तौर पर आप यह BTW अपने तिमाही btw-aangifte (BTW रिटर्न) में उस BTW से घटाते हैं, जो आपने अपने इनवॉइस पर वसूला। एक तिमाही में 21% BTW वाले € 2,000 (BTW सहित) के खर्चे किए? तो टैक्स विभाग को € 347 कम देने होंगे - पर तभी, जब रसीदें आपके पास हों और उन पर BTW दिखता हो।
दो अपवाद याद रखें। अगर आप KOR (kleineondernemersregeling - € 20,000 तक के सालाना टर्नओवर वाली छोटे बिज़नेस की स्कीम) में हैं, तो आप न BTW लगाते हैं, न डिडक्ट करते हैं - खर्चों का BTW बस लागत का हिस्सा है। और BTW रिटर्न तिमाही के अगले महीने के आख़िरी दिन तक भरना होता है (Q3 का 31 अक्टूबर तक), इसलिए बाद में मिली रसीदें वह रिटर्न चूक जाती हैं; तब आप suppletie (सुधार वाला रिटर्न) से ठीक करते हैं। पूरी तिमाही स्टेप-बाय-स्टेप हमारी गाइड नीदरलैंड में btw-aangifte में है।
आपकी कार: प्राइवेट कार € 0.25 प्रति km, या बिज़नेस कार और bijtelling
बिज़नेस के लिए इस्तेमाल होने वाली प्राइवेट कार
कार निजी रहती है और आप हर बिज़नेस किलोमीटर के लिए बिज़नेस से एक तय रकम लेते हैं: 2026 में € 0.25 प्रति km (उद्यमी की कटौती और कर्मचारियों की टैक्स-फ़्री भरपाई, दोनों के लिए 2026 में यही रकम है; जून 2026 में यह € 0.23 से बढ़ी और 1 जनवरी 2026 से लागू है, 2024-2025 की ट्रिप के लिए € 0.23)। यह € 0.25 सब कुछ कवर करता है: पेट्रोल, पार्किंग, टोल, मेंटेनेंस, इंश्योरेंस। इन्हें आप अलग से डिडक्ट नहीं करते। आपको चाहिए एक माइलेज लॉग (rittenregistratie): तारीख़, पते, किलोमीटर, मक़सद और गाड़ी - ProFaktura का GPS माइलेज लॉग यह बैकग्राउंड में आपके लिए रिकॉर्ड करता है।
बिज़नेस के नाम पर कार
कार के सारे खर्चे बिज़नेस खर्चे हैं, पर आप bijtelling देते हैं - निजी इस्तेमाल के लिए आपकी टैक्सेबल इनकम में जुड़ने वाली अतिरिक्त रकम - जब तक आप sluitende rittenregistratie (पूरा, बिना गैप का माइलेज लॉग) से साबित न करें कि साल में 500 से कम निजी किलोमीटर चलाए। एक कार वाले ज़्यादातर फ़्रीलांसरों के लिए € 0.25 वाली प्राइवेट कार आसान रास्ता है; बहुत ज़्यादा बिज़नेस माइलेज पर बिज़नेस कार फ़ायदेमंद हो सकती है। फ़ैसले से पहले दोनों हिसाब अपने अकाउंटेंट से करवा लें।
रसीद रखें - 7 साल
रसीद सिर्फ़ काग़ज़ी कार्रवाई नहीं है। वह साबित करती है कि खर्चा हुआ, दिखाती है कि आप कितना BTW वापस ले रहे हैं, और बिज़नेस का मक़सद दर्ज करती है। इसके बिना सालों बाद किसी जाँच में खर्चा आपके रिटर्न से काटा जा सकता है - BTW समेत। रखने की अवधि:
- 7 साल - रसीदें, ख़रीद के इनवॉइस और आपके अपने बिक्री इनवॉइस;
- 10 साल - रियल एस्टेट (प्रॉपर्टी) से जुड़ी हर चीज़।
काग़ज़ फीका पड़ जाता है, ख़ासकर दुकान या पेट्रोल पंप की थर्मल रसीदें। आपकी एडमिनिस्ट्रेशन में रखी एक साफ़ फ़ोटो इसका व्यावहारिक जवाब है - और इससे रसीद उसी जगह रहती है, जहाँ उसका खर्चा दर्ज है।
ProFaktura में खर्चे: फ़ोटो, स्कैनर, हो गया
ProFaktura Pro में आप रसीद की फ़ोटो लेकर खर्चा जोड़ते हैं। रसीद स्कैनर तारीख़, रकम और BTW पढ़कर खर्चा भर देता है; आप चेक करते हैं, कैटेगरी चुनते हैं और सेव करते हैं। फ़ोटो खर्चे से जुड़ी रहती है, इसलिए सबूत और एंट्री एक ही रिकॉर्ड हैं - 7 साल रखने के लिए और आपके अकाउंटेंट के लिए तैयार।
- हर तिमाही का BTW डैशबोर्ड - आपकी कमाई, खर्चे और देय BTW एक साथ, ताकि डेडलाइन से पहले पता हो कि btw-aangifte में क्या आएगा।
- माइलेज लॉग उसी एडमिनिस्ट्रेशन में, 2026 की ट्रिप के लिए डिफ़ॉल्ट € 0.25 प्रति km पर, पुरानी ट्रिप के लिए उसी साल का रेट (2024-2025 में € 0.23)।
- एक्सपोर्ट CSV या PDF में, या पूरी एडमिनिस्ट्रेशन ZIP आर्काइव के रूप में।
- आपके अकाउंटेंट को दिखता है कि क्या कमी है। अगर आप अकाउंटेंट को अपनी एडमिनिस्ट्रेशन का एक्सेस देते हैं, तो उसे दिखता है कि किन खर्चों की रसीद नहीं है, और वह उसी लाइन से आपको रिक्वेस्ट भेज सकता है। आपको ईमेल और नोटिफ़िकेशन मिलता है, आप फ़ोटो जोड़ते हैं, और रिक्वेस्ट बंद हो जाती है। इसके बारे में और पढ़ें: अकाउंटेंट के लिए ProFaktura।
खर्चे Pro का हिस्सा हैं: 30 दिन मुफ़्त, फिर € 9.99 + BTW प्रति महीना, एक क्लिक में कैंसल। इनवॉइस और क्रेडिट नोट बिना लिमिट मुफ़्त रहते हैं।
अक्सर पूछे जाने वाले सवाल
क्या रसीद के बिना खर्चा डिडक्ट कर सकते हैं?
सुरक्षित तरीके से नहीं। रसीद या ख़रीद का इनवॉइस इस बात का सबूत है कि खर्चा हुआ और बिज़नेस के काम आया, और उसी पर वह BTW दिखता है जो आप वापस लेना चाहते हैं। सिर्फ़ बैंक स्टेटमेंट की लाइन कमज़ोर सबूत है। हर रसीद की फ़ोटो उसी दिन लें और 7 साल रखें।
क्या क्लाइंट के साथ बिज़नेस लंच पूरा डिडक्ट होता है?
नहीं। खाना, पीना और रिप्रेज़ेंटेशन मिश्रित खर्चे हैं: इनकम टैक्स में 80% डिडक्ट होता है, या इसकी जगह आप तय रकम वाली सीमा चुनते हैं - मौजूदा आँकड़ा belastingdienst.nl पर देखें या अकाउंटेंट से पूछें कि आपके लिए कौन-सा विकल्प सही है।
€ 1,200 का लैपटॉप ख़रीदा - क्या यह इसी साल पूरा डिडक्ट होगा?
एक बार में नहीं। € 450 से ऊपर की चीज़ एसेट है, जिसका डेप्रिसिएशन कम से कम 5 साल में होता है, यानी लगभग € 240 प्रति साल। ख़रीद पर दिया BTW आप अगले BTW रिटर्न में तुरंत वापस लेते हैं, बशर्ते आप KOR में न हों।
अपनी प्राइवेट कार का खर्चा कैसे डिडक्ट करें?
हर बिज़नेस किलोमीटर के हिसाब से: 2026 में € 0.25। यह रकम सब कुछ कवर करती है - पेट्रोल, पार्किंग, टोल, इंश्योरेंस - इसलिए इन्हें अलग से डिडक्ट नहीं करते। सबूत है माइलेज लॉग, जिसमें तारीख़, पते, किलोमीटर और मक़सद हों।
रसीदें कितने समय तक रखनी होती हैं?
आम रसीदें और ख़रीद के इनवॉइस 7 साल, रियल एस्टेट से जुड़ी हर चीज़ 10 साल। रसीद की साफ़ फ़ोटो अपनी एडमिनिस्ट्रेशन में रखना सबसे व्यावहारिक तरीका है।
रसीदें खोना बंद करें - फ़ोटो लें
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