W jakim języku mogę wystawić fakturę w Holandii?

W dowolnym - przepisy nie narzucają języka. Belastingdienst może jednak poprosić o tłumaczenie, dlatego dla holenderskiego klienta najbezpieczniej jest wystawić fakturę po niderlandzku albo angielsku. ProFaktura wystawia ten sam dokument w pięciu językach.

Co to jest btw verlegd?

To odwrotne obciążenie: BTW rozlicza nabywca, a Ty wystawiasz fakturę bez podatku z adnotacją btw verlegd i numerem BTW nabywcy. Najczęściej dotyczy podwykonawstwa w budowlance i podobnych branżach oraz sprzedaży do firm w innych krajach UE.

Jak długo trzeba przechowywać faktury?

Co do zasady 7 lat, a dokumenty dotyczące nieruchomości 10 lat. Obowiązek dotyczy przedsiębiorcy, więc trzymaj własną kopię także wtedy, gdy korzystasz z programu online.

Czy numeracja faktur musi być ciągła?

Tak. Numery mają być kolejne i bez luk - brakujący numer to pierwsze pytanie przy kontroli. ProFaktura nadaje numer dopiero przy wystawieniu i nie pozwala go cofnąć.

ProFaktura › Faktura w Holandii

Jak wystawić fakturę w Holandii

Holenderska faktura nie jest skomplikowana, ale ma kilka pól, których brak potrafi zepsuć rozliczenie: numer bez luk, numer BTW, data wykonania usługi i właściwa adnotacja przy odwrotnym obciążeniu. Poniżej wszystko po kolei - a na końcu sposób, żeby program pilnował tego za Ciebie.

Co musi znaleźć się na fakturze

Pole	Uwaga
Kolejny numer faktury	Bez luk, w jednej serii. Numery mają rosnąć.
Data wystawienia	Dzień, w którym fakturę wystawiasz.
Data dostawy lub wykonania usługi	Często pomijana, a wymagana - to ona decyduje o okresie BTW.
Twoje dane	Nazwa firmy, adres, numer BTW (btw-identificatienummer).
Dane nabywcy	Nazwa i adres; przy sprzedaży do firmy w UE także jego numer BTW.
Opis i ilość	Co dokładnie sprzedałeś albo ile godzin przepracowałeś.
Kwota netto, stawka, kwota BTW	Osobno dla każdej stawki, jeśli na fakturze jest ich kilka.
Kwota do zapłaty	Brutto, w walucie rozliczenia.

Numer KVK nie jest obowiązkowy, ale większość firm go podaje - klientom łatwiej Cię zweryfikować.

Stawki BTW

21% - stawka podstawowa, większość usług i towarów.
9% - stawka obniżona (m.in. żywność, niektóre usługi remontowe w starszych domach, fryzjer).
0% - m.in. dostawy wewnątrzunijne do firmy z ważnym numerem BTW i eksport poza UE.

Jeśli nie masz pewności, jaka stawka obowiązuje w Twojej branży - zapytaj księgowego. Źle dobrana stawka wraca do Ciebie przy kontroli, nie do klienta.

BTW verlegd - odwrotne obciążenie

Przy odwrotnym obciążeniu nie doliczasz BTW: rozlicza ją nabywca. Na fakturze piszesz „btw verlegd" i podajesz numer BTW nabywcy. Dwie najczęstsze sytuacje:

Podwykonawstwo w budowlance (i pokrewnych branżach, jak montaż czy prace metalowe) - pracujesz dla głównego wykonawcy w Holandii.
Sprzedaż usług firmie w innym kraju UE - faktura bez BTW, z numerem VAT UE nabywcy.

To najczęstszy błąd polskich firm w Holandii: doliczone 21% tam, gdzie powinno być verlegd. Klient zwykle taką fakturę odsyła.

KOR - małe firmy bez BTW

Przy obrocie do 20 000 € rocznie możesz zgłosić się do KOR (kleineondernemersregeling). Wtedy nie doliczasz BTW i nie odliczasz jej od zakupów, a na fakturze zaznaczasz, że korzystasz ze zwolnienia. Do KOR zapisujesz się w Belastingdienst - program tylko pilnuje, żeby faktura wyglądała poprawnie.

Terminy i przechowywanie

Fakturę dla firmy wystawiasz najpóźniej 15. dnia miesiąca następującego po dostawie lub wykonaniu usługi.
Faktury przechowujesz 7 lat (dokumenty dotyczące nieruchomości - 10 lat). Obowiązek ciąży na Tobie, nie na programie, więc miej własne archiwum.
BTW rozliczasz najczęściej kwartalnie - w deklaracji podajesz sprzedaż według stawek i BTW od zakupów.

Pięć błędów, które kosztują najwięcej

Luka w numeracji - skasowana faktura zostawia dziurę, a dziura to pytanie przy kontroli.
Brak daty wykonania usługi - faktura trafia do złego kwartału.
21% zamiast verlegd przy podwykonawstwie - klient odsyła dokument.
Brak numeru BTW nabywcy przy sprzedaży do UE - stawka 0% przestaje się bronić.
Faktura tylko po polsku dla holenderskiego klienta - formalnie dopuszczalna, ale utrudnia życie obu stronom.

Jak to wygląda w ProFakturze

Wypełniasz dane firmy raz. Potem wybierasz klienta, wpisujesz pozycje i klikasz „Wystaw": program nadaje kolejny numer, sam pilnuje ciągłości, dokłada wymagane pola, przelicza BTW (także verlegd, KOR i dostawy unijne) i tworzy PDF z kodem QR do przelewu. Fakturę wysyłasz mailem z programu - po niderlandzku, angielsku, polsku, ukraińsku albo francusku.

Wystaw pierwszą fakturę za darmo

Częste pytania

Czy mogę wystawiać faktury bez KVK?

Fakturę wystawia przedsiębiorca. Jeśli dopiero zakładasz działalność, załóż konto i przygotuj dane - numer KVK i BTW dopiszesz, gdy je dostaniesz.

W jakim języku wystawić fakturę?

Przepisy nie narzucają języka, ale Belastingdienst może poprosić o tłumaczenie. Dla holenderskiego klienta najbezpieczniej po niderlandzku lub angielsku - w programie wybierasz język jednym kliknięciem.

Czy faktura musi mieć podpis?

Nie. Podpis ani pieczątka nie są wymagane.

Co zrobić z błędną fakturą?

Nie kasuj jej - wystaw kredytnotę (creditnota) do tej faktury i wystaw nową. Numeracja zostaje nienaruszona.

Czy potrzebuję e-faktury (UBL)?

Przy pracy dla instytucji publicznych często tak. ProFaktura eksportuje każdą fakturę w formacie UBL zgodnym z Peppol.

Ten tekst jest praktycznym wprowadzeniem, nie poradą podatkową. W nietypowej sytuacji zapytaj księgowego albo Belastingdienst.

Pierwsza faktura w dwie minuty

Załóż darmowe konto

Zobacz też: program do faktur w Holandii · kilometrówka i ewidencja przebiegu